#发送会议邀请邮件_通过企业级邮件系统协同办公

OA，在西方泛指通过计算机、复印机、Office、邮件、文件共享等实现协同办公，提高工作效率，没有指具体的应用系统；在中国，OA是一个具体的应用系统，涉及面非常广泛。两种文化，不同理念。今天我们看看如何通过企业邮件实现协同办公。

1、企业级邮件的主要功能，主要有邮件、日历、联系人、待办事宜、记事。

2、我们看看邮件的功能区域，左侧上是功能列表，左侧下是“后续”，中间是“邮件列表”和“预览”，右则是“小功能部件”

3、我们看看后续功能，选择一封邮件之后，在下图选择“添加或编辑标记”：

4、我们可以看到下面的功能区域，可以对该邮件设置相应的条件，包括优先级、后续操作、后续时间、提醒、邮件提醒等。

5、添加成功之后，会出现在左侧下方，如下图，可以选择邮件之后，点“除去标记”除去后续操作提醒

6、点开之后可以看到下面信息，比正常邮件多有下面红色区域内的提示

7、我们还可以选择某个邮件之后点鼠标右键看到下面功能，我们选择“日历项”将这些邮件做为一个会议邀请发出。

8、我们在下面提示选择“会议”

9、我们看看下图的“会议”功能，可以设置重要程度、签名、加密、会议开始结束时间、参加会议的人员、会议室、要使用的资源、会议类别等信息，设置之后就可以发出邀请

10、发出之后，就会收到参会人员及资源的回复

11、在右侧的“每日一瞥”之中就可以看到会议提醒

12、点开“日历”之后就可以看到每天的日程安排

13、通过“查看被邀请者状态”可以看到与会人员的状态

14、收到会议通知的人会收到如下邮件，可以操作“接受、拒绝、暂定”等操作。

15、会议发起者再查看状态，就可以看到此人已经接受

16、收到会议邀请的人也可以给予“响应”操作，如下图可以建议新时间、委派他人参加等操作。

17、当有新的信息时，在右下角会自动提醒

18、也可以将会议拷贝到待办事宜中，提醒自己或者安排他人处理会议相关事宜

19、在下图可以选择将该工作交办给他人来处理，并可以设置提醒

2、我们按如下图设置，请同事处理此事

21、工作交办者在下图可以看到未完成的工作

22、工作承办者会收到下图邮件提醒

23、工作承办者可以在下图操作把工作重新委派给他人，以“请求信息”

24、请求信息，效果如下：

25、工作交办者打开待办事宜就可以看到承办者反馈的信息

26、交办者也可以给该反馈者“发送更新信息”

27、工作承办者会收到信息提醒，会有邮件提醒，也会在待办事宜中显示

28、在上图中我们可以看到“标记完成”，可以将该待办事宜标记为完成。日历、待办事宜都可以同步到手机客户端提醒。

29、工作交办者也可以看到提醒

30、交办者也可以标记为完成

31、可以在左侧“完成”中看到已经完成的待办事宜

32、把邮件添加到待办事宜的方法一样，不再赘述。

33、我们再看看其他功能，在“文件”下的“首选项”下面的“日历和待办事宜”可以设置授权同事查看自己的日历、待办事宜、联系人、邮件等信息。

34、也可以设置信头、签名、手续、发件人颜色、收件图标

通过上述可以让自己的邮件一目了然，特别是对重要人员，如领导、客户发送过来的邮件用不醒目的颜色标记。

35、上述设置之后效果如下

36、下图可以创建邮件规则，对邮件进行后续自动操作

37、下图创建规则，当发件人包含这个人的时候，把邮件重要性设置为高。

38、在下图可以看到设置的效果

39、联系人管理，下图可以编辑联系人完善各种信息，联系人可以设置和手机联系人自动同步

可以完善联系人信息，特别是重要的客户

40、记事本功能不再描述，很简单，方便记录一些重要事情

41、我们还可以使用系统自带的小程序，如下图建立一个论坛

42、打开新建的应用程序，新建主题、回复主题，邀请同事就某个事情开展讨论

43、邮件会话功能，大家可以下图看到邮件有一个向右的三角，这个是邮件会话功能，点开之后可以看到邮件往来内容

44、邮件会话效果，可以看到邮件往来

45、如果配置了即时消息服务器，在下图可以与组织的联系人进行在线沟通，包括文字、语音、视频等，这里因为没有启动即时消息服务器，就不演示了。

46、还可以与企业级网盘、协同系统整合，方便在发送邮件时直接使用网盘、文件功能。这里不再演示。

以上就是一个企业级邮件的应用场景，大家可以发现：企业内部工作往来完全可以通过邮件为主线完成，非常灵活方便，无需复杂的流程设置，完全以消息为中心触发所有的工作。外部邮件一样可以往来，可以将外部客户、渠道发送过来的邮件转到内部形成会议、待办事宜进行工作协同。以及企业可以通过服务器端进行邮件合规审计，避免员工将涉密邮件发送出去。