OA,在西方泛指通过计算机、复印机、Office、邮件、文件共享等实现协同办公,提高工作效率,没有指具体的应用系统;在中国,OA是一个具体的应用系统,涉及面非常广泛。两种文化,不同理念。今天我们看看如何通过企业邮件实现协同办公。
1、企业级邮件的主要功能,主要有邮件、日历、联系人、待办事宜、记事。
2、我们看看邮件的功能区域,左侧上是功能列表,左侧下是“后续”,中间是“邮件列表”和“预览”,右则是“小功能部件”
3、我们看看后续功能,选择一封邮件之后,在下图选择“添加或编辑标记”:
4、我们可以看到下面的功能区域,可以对该邮件设置相应的条件,包括优先级、后续操作、后续时间、提醒、邮件提醒等。
5、添加成功之后,会出现在左侧下方,如下图,可以选择邮件之后,点“除去标记”除去后续操作提醒
6、点开之后可以看到下面信息,比正常邮件多有下面红色区域内的提示
7、我们还可以选择某个邮件之后点鼠标右键看到下面功能,我们选择“日历项”将这些邮件做为一个会议邀请发出。
8、我们在下面提示选择“会议”
9、我们看看下图的“会议”功能,可以设置重要程度、签名、加密、会议开始结束时间、参加会议的人员、会议室、要使用的资源、会议类别等信息,设置之后就可以发出邀请
10、发出之后,就会收到参会人员及资源的回复
11、在右侧的“每日一瞥”之中就可以看到会议提醒
12、点开“日历”之后就可以看到每天的日程安排
13、通过“查看被邀请者状态”可以看到与会人员的状态
14、收到会议通知的人会收到如下邮件,可以操作“接受、拒绝、暂定”等操作。
15、会议发起者再查看状态,就可以看到此人已经接受
16、收到会议邀请的人也可以给予“响应”操作,如下图可以建议新时间、委派他人参加等操作。
17、当有新的信息时,在右下角会自动提醒
18、也可以将会议拷贝到待办事宜中,提醒自己或者安排他人处理会议相关事宜
19、在下图可以选择将该工作交办给他人来处理,并可以设置提醒
2、我们按如下图设置,请同事处理此事
21、工作交办者在下图可以看到未完成的工作
22、工作承办者会收到下图邮件提醒
23、工作承办者可以在下图操作把工作重新委派给他人,以“请求信息”
24、请求信息,效果如下:
25、工作交办者打开待办事宜就可以看到承办者反馈的信息
26、交办者也可以给该反馈者“发送更新信息”
27、工作承办者会收到信息提醒,会有邮件提醒,也会在待办事宜中显示
28、在上图中我们可以看到“标记完成”,可以将该待办事宜标记为完成。日历、待办事宜都可以同步到手机客户端提醒。
29、工作交办者也可以看到提醒
30、交办者也可以标记为完成
31、可以在左侧“完成”中看到已经完成的待办事宜
32、把邮件添加到待办事宜的方法一样,不再赘述。
33、我们再看看其他功能,在“文件”下的“首选项”下面的“日历和待办事宜”可以设置授权同事查看自己的日历、待办事宜、联系人、邮件等信息。
34、也可以设置信头、签名、手续、发件人颜色、收件图标
通过上述可以让自己的邮件一目了然,特别是对重要人员,如领导、客户发送过来的邮件用不醒目的颜色标记。
35、上述设置之后效果如下
36、下图可以创建邮件规则,对邮件进行后续自动操作
37、下图创建规则,当发件人包含这个人的时候,把邮件重要性设置为高。
38、在下图可以看到设置的效果
39、联系人管理,下图可以编辑联系人完善各种信息,联系人可以设置和手机联系人自动同步
40、记事本功能不再描述,很简单,方便记录一些重要事情
41、我们还可以使用系统自带的小程序,如下图建立一个论坛
42、打开新建的应用程序,新建主题、回复主题,邀请同事就某个事情开展讨论
43、邮件会话功能,大家可以下图看到邮件有一个向右的三角,这个是邮件会话功能,点开之后可以看到邮件往来内容
44、邮件会话效果,可以看到邮件往来
45、如果配置了即时消息服务器,在下图可以与组织的联系人进行在线沟通,包括文字、语音、视频等,这里因为没有启动即时消息服务器,就不演示了。
46、还可以与企业级网盘、协同系统整合,方便在发送邮件时直接使用网盘、文件功能。这里不再演示。
以上就是一个企业级邮件的应用场景,大家可以发现:企业内部工作往来完全可以通过邮件为主线完成,非常灵活方便,无需复杂的流程设置,完全以消息为中心触发所有的工作。外部邮件一样可以往来,可以将外部客户、渠道发送过来的邮件转到内部形成会议、待办事宜进行工作协同。以及企业可以通过服务器端进行邮件合规审计,避免员工将涉密邮件发送出去。