ppt文件限打开次数_养成这10个习惯，你就是PPT大神！

文 | 明哥，前麦肯锡战略咨询顾问，埃森哲管理咨询顾问，一个喜欢用思维导图架构PPT的老司机，欢迎关注，一起成为职场精英。

引言

大部分职场人都要写PPT、也都会写PPT，但同样的素材，大神可能三下五除二就搞定一篇高大上的PPT，而小白们抓耳挠腮，就像便秘一样好半天才勉强挤出个PPT，做的辛苦不说，领导一个“改”，问题来了，改起来更辛苦，因为每一页的风格都不一样、版式也不统一，而且还要改那么多页。。。

那么，PPT高手或者说熟手们，是怎么做的呢？因为。。。他们一般都有以下习惯：

• 习惯一、用思维导图梳理PPT逻辑
• 习惯二、动手之前先进行母版设置
• 习惯三、设置默认文本框、矩形框风格
• 习惯四、设置自动保存时间，预防PPT突然崩溃或系统死机
• 习惯五、增加撤销次数，给自己吃点后悔药
• 习惯六、打开设计器，充分利用系统的“设计灵感”
• 习惯七、使用动态图表，吸引眼球
• 习惯八、使用“节”分工和提高效率
• 习惯九、善用图片版式，PPT更高大上
• 习惯十、随时随地收集素材，打造自己的素材库

习惯一、用思维导图梳理PPT逻辑

PPT什么最重要？当然是逻辑，逻辑是PPT的大脑和四肢，排版设计是PPT的血肉和衣服。

逻辑用什么最容易表达？当然是思维导图，思维导图的核心就是结构化、图形化，能够将内容快速结构化，将要表达的内容，快速形成一张导图。我写PPT，我几乎都是先用思维导图画出框架，这就是习惯。

上栗子：

我们要做个年终总结汇报，我是这样梳理结构的：

(1)汇报什么

老板愿意给我们升职加薪，是希望我们：

• 干更多的活
• 创造工作的利润
• 挖掘更多市场机会

汇报的内容有主次，汇报时间和内容也要有主次：

1. 30%内容汇报成绩
2. 20%内容汇报改进空间
3. 50%汇报明年规划

(2)如何汇报

干的好，也要说的好，要强调我们是潜力股、要给出方案，让领导做选择题。

• 过去不代表未来、汇报成绩成绩要点到为止
• 学习能力和创新能力更重要
• 将不足变为改进方向、改进空间
• 每个建议提出给3个方案，让领导做选择题

(3)PPT如何设计

逻辑清晰了，后面的内容就好办了。

习惯二、动手之前先进行母版设置

母版不是模板，母版是定义和统一整个PPT的板式、配色、字体、LOGO等，确保整个PPT风格一致。

一定要注意，小白和大神的区别就在于：

大神的PPT，每页的图形元素如文本框等都是来自母版，这样要修改整体风格，只需修改母版即可，几百页的PPT，一秒钟就搞定。

小白的PPT，每页的图形元素如文本框等都是自己手动加进去的，如果是几百页的PPT，但是修改字体加粗或颜色，都需要至少一天时间。

所以，开始制作PPT之前，一定要先进行母版设置

• (1)为母版定义统一PPT背景。
• (2)为母版定义统一的内容对齐、字体大小、字体颜色。
• (3)为母版定义统一的LOGO。
• (4)利用好占位符，确保内容格式、每页的显示位置一致。

说到母版，不得不提占位符，顾名思义，占位符就是占座位的意思，所以，占位符在编辑状态下会显示"单击此处添加标题"、"单击此处添加正文"等，但反映时会自动消失。

占位符的价值在于统一位置，对齐、字体大小、字体颜色等。在PPT母版中，有10种占位符，比较常用的有内容、文本、图表、SmartArt等。

注：新版本的PPT，支持多个母版，从而支持多个LOGO。

上图为Accenture(埃森哲)公司的PPT目标基础要素，和一般的母版想比，多了一个故事线(Storyline)，公司要求，每页片子用2~3段话，概述每页片子的内容，这个故事线，是串联前后两个片子之间的桥梁，也就是第一个习惯中的"逻辑"。

习惯三、设置默认文本框、矩形框风格

设置默认文本框、矩形框风格不需要在母版中进行，任意一页片子中，都可以设置，我一般以下几个方面：

• 字体：包括大小、颜色等
• 对齐：包括左对齐、右对齐、上对齐、下对齐等
• 是否自动调整。

设置方法：

(1)在文本框上右键，"设置形状格式"

(2)在"文本选项"中设置文本框的：

• 垂直对齐方式：即上对齐、居中对齐、下对齐等
• 是否根据文本内容自动调整文本框大小：个人建议，如果文本框有外框，最好勾选"不自动调整"
• 如果文本框有外框，建议设置左边距为0.25以上，避免文字太靠近边框。

(3)最重要的一条，设置好格式后，右键，"设置为默认文本框"，从即刻起，这个PPT的所有文本框，默认都套用刚才设置的格式。

同样的，对于矩形框，圆角矩形框更有吸引力。

习惯四、设置自动保存时间，预防PPT突然崩溃或系统死机

同样，在开始制作PPT之前，我们需要设置PPT的自动保存时间，预防PPT突然崩溃或系统死机，这些都是做PPT的事前准备，我就有过这样的精力，PPT做到一半，因为PPT太大，卡死了，被迫重启，重启后，大部分成果都丢失了。

方法：在"文件"、"选项"中，找到"保存"，将保存时间从默认的10分钟改为5分钟或2分钟即可。

另外，经常做PPT的人都有一个习惯，多存几个版本，目的在于可以保留痕迹，尤其是一个PPT需要好多天连续修改时，也许后面哪天想找回之前被删掉某几页，如果保存了多个版本，就很容易从历史版本中找到相应的内容。

建议：文件名 _v版本_年月日。

比如"中国烟草总公司IT规划报告_V0.8_20181219"

习惯五、增加撤销次数，给自己吃点后悔药

不多说，撤销主要是给我们后悔的机会，最多可回撤150次

方法：在"文件"、"选项"中，找到"高级"，将最多可取消操作数改为100即可，如果内存不大，不建议设置到150，我3G内存，一般设置为100。

习惯六、打开设计器，充分利用系统的"设计灵感"

思路：使用设计器，"站在巨人的肩膀上"。

方法：在"文件"、"选项"中，找到"常规"，在PowerPoint设计器选项，勾选"自动显示设计灵感"即可。

PPT设计器效果蛮好的，比如我们先完成下图：

打开设计器之后，当我们复制图片进去时，PPT会在右侧自动生成一些设计理念，喜欢哪个点哪个即可。

比如：

再比如：

习惯七、使用动态图表，吸引眼球

动态图表辣眼睛，方法也很简单，作出常规图表后，在"动画"栏选"擦除"，在"效果选项"里选择"自底部"、"从左侧"等效果即可。

习惯八、使用"节"分工和提高效率

在PPT中，"节"相当于目录，可以按"节"进行分工，多人合作，修改A"节"时可把B"节"的内容折叠起来，还可以对"节"操作，如整"节"更换版式、设置背景等。

"节"的操作：

• (1)展开、折叠
• (2)上下移动节
• (3)按"节"修改背景格式，实现批量修改背景

习惯九、善用图片版式，PPT更高大上

PPT要高大上，记住一条，文不表，表不如图。据统计，我们对图片的兴趣，是看文字的20倍，所以，好的PPT离不开恰到好处的配图。

在Office新版本中，有个"图片版式"，相当于是SmartArt的升级版，效果非常好，不要手动一个一个的去调整。

来个栗子：

(1)我们随手找到下面4张照片

(2)依次点"格式"、"图片版式"，选择自己喜欢的版式即可。

习惯十、随时随地收集素材，打造自己的素材库

鲜花也要绿叶配，内容再好，逻辑再清楚，也需要一些素材，比如小图标，笔刷、创业图表等。

PPT要学，而且要学好，要不然，“干的累死累活，倒头来干不过写PPT的”，活要干好，PPT也学好，一起来学个P，39讲PowerPoint系统性实战训练，学完不是大神也是熟手

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