常用Office（Excel、PPT、Word）操作

Excel

1. 清空多个单元格 ：选中多个单元格，使用delete清空单元格
2. tab+方向键：在单元格之间移动
3. alt+Enter：在单元格内回车换行

PPT

1. 如何在演示时查看PPT的备注
   使用 win+p 设置多屏显示为 扩展模式，将电脑显示屏设置为主显示屏。
2. 幻灯片缩放定位：插入→缩放定位；选中缩放的PPT，上方会出现缩放选项卡，勾选 返回到缩放到定位 ，这一步只有勾选上，幻灯片跳转后单击才会返回。
3. 按下Shift，左键单击右下角的 视图 ，切换到 母版试图 ，可修改母版内容。

Word
版心：文档中输入文字的部分，即正文

1️⃣基础操作

常用快捷键

1. Alt+x
   • 输入25A1，选中字符，然后按 ALT+X 就是□；
   • 输入2611，选中字符，然后按 ALT+X 就是☑；
   • 输入2612，选中字符，然后按 ALT+X 就是☒。
   • 输入2460，选中字符，然后按 ALT+X 就是①。
   • 输入2776，选中字符，然后按 ALT+X 就是❶。
2. 添加横线、虚线、双横线
   • 输入三个【-】， 再按 Enter ，生成横线。
   • 输入三个【+】，再按 Enter ，生成双横线。
   • 输入三个【*】，再按 Enter ，生成虚线。
3. 快捷键
   Ctrl+Enter ⇨ 插入分页符
   Ctrl+E ⇨ 居中
   Ctrl+I ⇨ 斜体
   Ctrl+B ⇨ 加粗
   Ctrl+U ⇨ 下划线
   Shift+Enter ⇨ 软回车（强制换行）
   Ctrl+= ⇨ 下标
   Ctrl+Shift++ ⇨ 上标
4. 清除全文格式：Ctrl + A ⇨ 单击【开始】选项卡 ⇨ 【清除格式】菜单
   清除全文空行：Ctrl+H，将 p 替换为 ^p，多次单击【全部替换】，直至全部替换
   清除全部空格：Ctrl+H 查找内容输入^w，替换内容不输入任何内容，单击【全部替换】

设置装订线

显示或隐藏非打印字符

1. 编辑标记：开始→段落→显示

2. 顽固标记：文件→选项→显示

3. 校对、语法提示：文件→选项→校对

4. 首行缩进：段落→首行缩进→2字符

全角和半角，全角空格相当于一个汉字，占两个字符的位置；半角空格相当于一个字母，占一个字符的位置。需要开启【显示/隐藏编辑标记】才能看到小灰点

标尺：对齐与缩进

1. 视图→显示→标尺

2. 标尺怎么用

标尺应用场景

1. 落款既想 "居中对齐"又想 “右对齐”

选中两行落款，按快捷键 Ctrl+E ，使其居中对齐，然后拖动标尺左下角的矩形滑块，将其整体拖动到右侧合适位置即可

2. 判断居中对齐的图片是否真的居中

在文档中插入图片后，由于继承了段落默认 "首行缩进2字符"的格式，导致图片并未真正居中对齐

图片已设置居中对齐，但观察左图标尺处，发现 "首行缩进"滑块拖动了一定值，导致图片和题注并没有真正居中。显示了标尺，可以快速发现并纠正这一问题

3. 表格数据始终无法居中对齐

在从别处复制过来的表格常常出现表格框内的数字始终无法居中的情况，将鼠标放进单元格再观察标尺就可以发现，文字也发生了缩进。发现问题后，拖动标尺，就可以恢复正常。

制表位(tab stop)：制表位配合【Tab】键，进行自动对齐

在Word文档中每按下一次【Tab】键，插入点即会自动向右侧移动2个字符的位置，定位到新的位置，这个位置就被称为制表位。简单来说，制表符是指Word水平标尺上显示的一种符号，这个符号所在位置就是制表位。

示例一：

示例二：

1. 在标尺上设置制表位

点击【视图】→【显示】→ 勾选 "标尺"复选框，将在界面中显示出水平标尺和垂直标尺。此时，可看到标尺最左侧可看到 "右对齐式制表符"标记，其中包含有5种制表符，分别为：左对齐式制表符、居中对齐式制表符、右对齐式制表符、小数点对齐式制表符、竖线对齐式制表符，它们都是用来指定文本的对齐方式。

2. 在 "制表位"对话框中设置

点击【开始】→【段落】(段落对话框启动器) → 单击" **制表位** "按钮(左下角)。

制表位的前导符，指的是插入制表位后，文本前显示的内容，默认情况是无（即留空），还有其他4种形式（一系列点和下划线）。自动生成目录里的一系列点就是制表位的前导符。

3. 制表位 gif 示例

1️⃣如果要多个段落有同样的制表位设置，请在设置制表位前选中多个段落，在未选择段落时设置制表位，它将对光标所在的那一整段起作用
2️⃣ 在设置过制表位的段落中按回车，新段落会继承上一段落的制表位设置
3️⃣ 可以用格式刷复制制表位的属性，在其他段落应用
4️⃣ 可以添加到样式，然后一键套用

4. 制表位应用场景

场景一：

公式部分选择居中对齐式制表符，编号部分选择右对齐式制表符

场景二：

左、右制表位位置分别设定为2字符、44字符（总宽占46字符，空一字占2字符）

软、硬回车

使用通配符替换软硬回车：

段落样式

使用段落样式的优势：

优势一：全文格式编排美观统一

选中段落，单击定义的样式即套用样式，段落就会拥有样式所具备的所有格式。

优势二：一次修改，全文更新

$\text{href}$：如果文章中大量相似的文本格式需要修改，先选中相似的文本格式，在样式内修改格式，全文即可匹配更新。

优势三：应用样式是自动生成目录的基础

样式包含了生成目录的信息，如果全文标题均应用了标题样式，单击菜单选项卡【引用】→【目录】，即可自动生成目录

自动编号相关

默认情况下，如果段落以符号（如●、■）或数字 "1."开始（数字后必须有其他符号如1、，1）），Word会认为你在尝试开始项目符号或编号列表。一敲回车键换行，Word就 "自作主张"替你编号了。

取消自动编号
【文件】→【选项】→【校对】→【自动更正选项】→【键入时自动套用格式】，去掉 "自动项目符号列表"和 "自动编号列表"的勾选，这样Word就再也不会自动给你编号了。

让序号和文字间距适当
将光标放置在含有自动编号的段落，在右键菜单中单击 "调整列表缩进"选项，在弹出的窗口中对 “编号位置” “文本缩进” "编号之后"等选项进行调整。

F4 快捷键：重复上一步操作

1. 重复输入
输入一段文字后，要想在其他部分重复输入，可以直接召唤F4键，无须复制粘贴的操作！
2. 重复调整格式
选中一段文字，改为黄色，选中另一段文字，按F4键，第二段文字马上变黄！以此类推。
PS：复制格式快捷键 Ctrl+Shift+C ，应用格式快捷键Ctrl+Shift+V。
3. 重复的表格操作
当表格中需要频繁进行：快速增加新行或新列、合并多个单元格、填充多个单元格等操作时，利用F4键可以省很多事情。

Alt 快捷键

在Word窗口按Alt键，会直接显示对应菜单和功能的快捷键。

按Alt键，图标上就会显示出一个圈住字母的小方框，这些字母就是每个功能对应的快捷键。如，依次按 Alt+N+P 快捷键，就能快速插入图片

快速访问工具栏

鼠标光标定位在某个功能按钮上，单击鼠标右键，即可选中 “添加到快速访问工具栏”，把常用的功能在此集中管理，为了减少鼠标光标移动的距离，还可以在快速访问工具栏单击鼠标右键，将其在功能区下方显示。

🥝附录

常用操作流程

1. 💯统一的格式修改：如在所有的H1前加换页符：先选中一个H1标题 →选中所有同格式文本（开始菜单右侧→选择→选择格式相似的文本）→添加换行符（点击开始菜单中的段落右下角展开→换行与分页→勾选段前分页）
   修改章节编号格式：点击开始菜单中的样式选项中右击当前字体样式→修改→点击弹窗左下角格式→编号→选择或新定义编号格式即可。
2. 防止word压缩图片：文件→选项→高级→不压缩文件中的图像
3. 带方框的对号和叉号：在Word里有这样一款字体：Wingdings 2 使用这种字体，可以把你输入的数字或者英文字母转换成特殊符号显示。在Wingdings 2字体下按R就是☑；在Wingdings 2字体下按T就是☒（详见 $\text{href}$ ）。
4. 插入的visio图片大部分被上面的文字盖住，只剩最底下约一行文字那么宽显示出来
   行距的问题，在word中选中这个visio图，设置 "段落"格式，将 "行距"改为 “单倍行距”。
5. word在试图打开文件时遇到错误
   a. 修改文件后缀导致打开错误
   通过另存为的方式修改文件格式。如果文件转换为 ".doc"或 ".docx"格式仍然出现上述警告，很有可能是你转换的时候出现了问题，建议重新转换格式。
   b. 受保护的视图引起
   Word的默认设置是不允许编辑受保护的视图，可以通过更改Word的设置来解决这个问题。
   点击 “选项” → 点击 “信任中心” → 点击 “信任中心设置” → 受保护的视图 → 将下面三个选项取消
6. Word出现 "内存或磁盘空间不足，保存失败"或 “您正在试图将此文档保存到的网络或路径不可用”：检查文档中的图片或插入的其他对象，文档中包含已损坏或不可用的图片（但可正常显示）可能导致这个问题。检查方法：选中图片，右键单击，在对话框中选择包含 "对象"字样的选项即可。
   

Wingdings2 字母符号对应表