德鲁克《卓有成效的管理者》学习笔记-掌握时间的学习和实践

 

针对德鲁克先生《卓有成效的管理者》书中提到了掌握时间部分学习的一些记录以及在日常工作中的实践。

1、为什么学习掌握时间

1. 时间是最特殊的资源，为什么说它特殊呢？他租不到、顾不到、买不到，更不能以其他任何手段来获得。
2. 时间的供给丝毫没有弹性，因为它不可增加，也不可减少。他稍纵即逝，又无法储存，他永远是最短缺的。
3. 时间也完全没有替代品，我们在一定范围内某一个资源缺少了，可以找替代品，但是时间一旦缺少了，我们就永远没有替代品。
4. 卓有成效的人士都明白，做任何事，时间都是限制性因素习。因此有效的管理者并不是一开始就忙于工作，他们往往会从时间安排着手

2、如何掌握和管理时间

时间带来的压力：

1. 大多数管理者的时间被浪费掉了。表面上看起来似乎每件事情都不得不去做，但实际上价值却很低，甚至毫无价值。
2. 一些管理者对这类事情既不感兴趣兴趣，也不认为有助于自己的发展，但这些事情却每天都在发生，人是时间消费者，同时也是时间浪费者。
3. 管理者的以下工作，必须需要大段时间才能做好，包括人事决策、创新和变革、工作关系及人事关系的协调、写报告方案等工作任务、与其他人沟通建立关系，其中人事决策都是费时的决策。
4. 组织本身的需要、人际关系处理以及创新等等的需要，都使得管理者不能不讲求时间管理

这是因为这些压力，我们需要诊断自己的时间，找出浪费时间的症结，可以从以下三个方面入手

2.1 学会记录时间的使用情况

记录时间的使用情况，而不是凭借记忆补充，因为回忆时间使用情况与真实的时间使用情况会存在很大差距。 管理者实现卓有成效的第一步，就是记录实际的时间使用情况。通过对时间的记录了解自己的时间都都用在什么地方. 下面是自己工作时间的实际记录：

2.2 管理时间

2.2.1 找出浪费的时间

分析时间使用情况，从类别上找出根本毫无价值的事情，将此类事情从自己的任务列表中移除，减少非生产性工作占用的时间。寻找时间浪费，可以从两方面入手：

诊断自己时间的消耗情况

1. 找出不必要做的事情;对照时间记录逐项问”如果这件事情不做会有什么后果”,如果不会有任何影响,那么这件事情该立刻取消. 那该如何判断这类是否属于浪费时间呢？其实很简单，只判断这类事情是否对组织有贡献，是否对自己有帮助，如果对组织、对个人都无贡献和帮助的情况下，这类事情简单拒绝就好了。
2. “时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果” 找出这类事情 ，将不必亲自处理的事务交给别人去做，而不是事无巨细每件事情都要亲力亲为。卓越的管理者应该是把可由别人做的事情让他去做，这才能真正将时间用在自己必要做的事情上。
3. 找出浪费别人时间的事情。卓越的管理者不仅不会去浪费自己的时间，也不会去浪费下属的时间，这样才能成为行之有效的管理者

诊断管理不善和组织机构缺陷造成时间浪费的情况

1. 由于缺乏制度或远见造成时间浪费。组织里一而再，再而三出现危机，有远见的组织在危机出现第二次时就该设计成流程，模版，一种例行作业，所有人都能处理。同时存在节约高价值专家的时间。
2. 人员过多：管理者花十分之一时间进行人员关系协调，则说明组织人员过多。
3. 会议过多：组织不健全，会议过多的三种表现，可能是本应一个职位或一个团队做的工作，分散到几个职位或者单位去了；可能是岗位职责或部门职责混乱，大家对此不清晰；可能是信息传递流程或方式问题，导致需要信息的人员没有及时的获得。如果管理者参加会议时间占总时间四分之一以上，那就是浪费时间的组织。
4. 信息功能不健全，信息系统失灵。信息表达方式不当，其后果有时更为严重。说明不同层次信息对齐的重要性。

2.2.2 要事优先

1. 对要做的事情进行排序，把重要的事情放在前面优先做
2. 一次只做好一次事情，在决定哪些应该优先，哪些应该延缓这个问题上，确定优先顺序的重要原则包括：
   重未来，而不是重过去
   重机会，而不只看到困难
   选择自己的方向，而不盲从
   目标要高，要有新意，不能求安全和方便
3. 不要低估做一件事需要花费的时间，综合调研事情本身的复杂程度，然后是分配给谁，为什么这么分配，预估完成时间之后再做决策

2.2.3 合理的指定日工作计划

1)把能用于工作的时间列出来

2)把一天要做的事情列一个清单，并且按重要性排序

3)选出1-3件只能有自己做的重要的事

4)这几件事放到适当的时间段，安排上充分的时间，确保无论如何也要完成且有成功

2.3 管理可自由支配的时间

管理者在做过了诊断自己的时间，消除浪费时间的活动后，可以将可自由运用的时间，有零星而集中成大块、连续性的时段，也就是把自己的零星的时间给它节约下来，最有可能的是把它集中成大块连续性的时段。

3、工作中的实践

3.1 改掉喜欢同时做几件事情的 ‘坏习惯’

原来：

日常测试工作中有新需求评审为了怕需求评审占用时间太长，就一边测试一边听需求评审的情况，结果发现由于分心，测试进度并不快，而另一方面由于分心，导致对新的需求理解不充分，也没有深思对系统的影响等需求的内容，结果等到测试时，发现有很多问题需要确认，需要重新梳理。

现在：

先确定当天测试的进度以及紧急程度，如果高且时间紧，则协调评审时间或者他人跟进新需求；如果进度可控，那就先全心参加新需求评审，保证每次只做一件事。

3.2 培养列日工作计划的习惯

以前：

工作来一样做一样，没有分出先后顺序，也没有具体划分时间，针对临时插入的事情，手忙脚乱，还有可能会被漏掉。

现在：

根据要事优先，每天早上会先列出一下自己已知的当天工作安排和必须要完成的工作项，做完一项，打上标记，如果有临时插入，确定优先级以及时间后，加到自己的记录中，可以一目了然看到自己当天的安排，也能看到新插入事情的影响有哪些，做到心中有数，每天下班前检查一下必须完成的是否已经完成，以防遗漏。

3.3 学会找出浪费时间的事项

以前：总觉得每天不够用，但是也说不清哪些事情不用做，哪些事情浪费时间啦

现在：分析记录的日工作计划，看哪些事项上花费的时间超过了自己的预期，是否是合理的，还有哪些事情是计划之外的占用了时间，哪些事情做了跟没做没啥差别的

3.4 尽量消除会存在浪费时间的'隐患'

以前：

问题单独和产品或者开发确认，或者开发跟产品单方面确认，结果都没有同步出来，导致另一方不清楚，需要再次沟通确认

现在：

1. 问题尽量在需求群里同步沟通，以便该知道的人员都能清楚，做到信息共享
2. 觉得说不明白的，尽量拉群会议沟通