SAP软件如何启用反记账功能

SAP软件和国内ERP软件不一样，它在录入会计凭证时是不可以录入负数的（即红冲凭证），因此无法直接实现传统意义上的红字冲销。

比如，如下SAP正常和冲销业务产生会计凭证如下：

正常的业务凭证：

 借：204000（管理费用-差旅费）5000

       贷：102000 （现金） 5000

标准冲销产生凭证：

  借：102000 （现金） 5000

       贷：204000（管理费用-差旅费）5000

SAP标准冲销方式是从相反的方向冲销，而我们国内很多公司做会计的习惯是为了不虚增借贷方，比较倾向于使用红字冲销，即先用红字编制一套与错账完全相同的记账凭证，予以冲销，然后再用蓝字编制一套正确的会计分录。

比如红字冲销凭证如下：

红字冲销凭证：

 借：204000（管理费用-差旅费） -5000

    贷：102000（现金）  -5000

红字冲销的好处是不会虚增借贷方和在做损益报表的时候取损益类科目的实际损益发生额时，实际损益发生额与损益类科目的借/贷方发生额一致。

我们知道SAP软件做会计凭证是不能录入负数的，那么SAP软件如何实现类似这样的红冲凭证呢？SAP对此的解决方案是提供了反记账功能，有点类似红冲凭证，即通过反记账机制，系统可以在冲销时将凭证的每一行都标记为反记账，从而在汇总数据和标准报表中将这些数据视为方向相反、金额为负的数据，从而达到与红字冲销相同的效果。

比如：如果用户需要制作一张反记账凭证，需要制作一张上面的凭证的反记账凭证，即需要在凭证制作时指定为反记账，具体如下图所示：

备注：如果不进行配置，上图没有【反记账】勾选字段，启用“反记账”功能需要进行配置具体见下文。

在该图中需要通过“其他数据”调出【反记账】选项框，这样就可以达到类红冲的记账效果：

借：102000 （现金） 5000 +反记账标记  
   
     贷：204000（管理费用-差旅费）5000 +反记账标记

即在SAP系统中，“借方+反记账”等于贷方红字，而“贷方+反记账”则等于借方红字

另外如果使用FB08冲销时，因为这个事务码没有【反记账】勾选框，如果要做反记账的凭证，可以通过配置冲销原因的反记账也可以产生这样的会计凭证。

SAP系统启用“反记账”的配置步骤

配置1：公司代码允许负数凭证过账

这里以公司1000为例说明配置

配置2：相应的凭证类型允许负数凭证过账（配置事务码：OBA7)

这里以凭证类型SA为例说明配置

配置3：除了上面的两步配置外还需要配置【冲销原因】需要把【反记账】选项勾上。

这样在使用FB08冲销凭证时候选择【冲销原因】，生成的凭证则是带有【反记账】标志凭证的类红冲凭证。