[转载]时间管理

        每个星期有168 个小时，其中56 个小时在睡眠中度过，21 个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91 个小时则由你来决定做什么
——每天13 个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧

    如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，请：
    1．把要做的事情全部看一遍
    2．确定每件事情的重要等级
    3．根据重要程度把事情重新排序

    任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：
    1 明确你的价值观
    2 确定你的目标
    3 对你的目标按优先级排序
    4 明确你的任务
    5 对任务按优先级排序

        价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。什么对你而言是最重要的？家庭？工 作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。


        有的人喜欢列出详细的清单，把时间精确地划分为一小块一小块，严格地按日程表行动；有的人则相反，喜欢把握整体，形象地思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。

        不管你偏好使用哪种风格管理你的时间，下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。
        1．积极积级意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。你采取主动的具体方法，以便能对你的时间有更多控制权。
        2．通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细计划。写下你的目标，然后从目标出发，逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间，然后列出整体计划。
        3．按顺序做事对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。
        4．提前准备保持主动的要诀是事先计划，例如每月制订一份计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的事情。

        许多人讨厌日程表，认为它们夺走了自己的自由。按日程表行事的确会降低一定的灵活性，但如果认为日程表把人变成奴隶，那就大错特错了。日程表非常重要：它使我们能有计划地运用时间，以达到自己最终的目的，实现更高层次的自由。

        灵活地执行日程表。一般来说，只将时间的50%计划好，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。实际执行时，事情总会发生这样或那样的变化，使你不得不偏离定好的计划，如果时间表定得过于精确，反而会失去机动性和实用性。

        每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期，重新审视一遍日程表，看它起了多大作用，是否订得过高或过低，可以怎样改进它。然后，进行必要的修改。如果你以前从未好好计划过你的时间，从头开始会有点困难。不过，时间管理和其他事情一样，你做得越多，就会做得 越好。关键是要坚持大约30 天，以养成逐日管理时间的习惯，并看到它的效果，增强信心。你不需要实施课程中提出的每一种方法，就像在超市中购物一样，选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某些方法。

        用一整天的时间观察你自己，尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。观察自己使用时间的情况时，一定要找出并记住以下几点：
1．你通常用哪些方式浪费时间
2．你在什么情况下效率最高
3．你效率最佳的时间是什么时候

        要完成某个目标，我们往往反复地计划、实施、修订，形成这样的循环圈：“计划的循环”

        尽可能详细地描述你当前所处的阶段，写下来，以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么？你需要完成哪几件主要的事情？它们有期限吗？期限分别是什么时候？你现在的感受如何？等等。确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。

        进行规划并不意味着把未来的365 天的日程安排得满满当当，而是明确以下问题的答案：
        ! 我希望在这一年过去以后得到什么？
        ! 除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？
        ! 我必须做哪些事情？
        ! 这些事情必须在什么时候完成？
        ! 这一年中有哪几个关键的任务？
        ! 我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？
        ! 预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）
        ! 今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？
        ! 今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？

        对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。下一步，我们就该为这一年写时间规划了。写的时候，请注意下面几点：
        1. 首先安排固定项目
        2. 根据你的生物钟安排时间
        3．把较大的任务分割成易于控制的小块
        4. 充分利用零碎时间
        5. 为每件事情设定明确的起止时间
        6．留出充分的休息和娱乐时间
        7．留出机动时间，不要把所有的时间都填满

        订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：
        1．事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？
        2．每天应有用于自省和修订计划的固定时间。
        3．对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？
        4．把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。

        下面总结了二十个节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：

        1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
        2. 从优先级最高的事物着手。
        3. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。
        4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
        5. 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。
        6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。
        7. 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。
        8. 学会委派别人做事。
        9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。
        10. 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
        11. 避免完美主义。记住80/20 定律。
        12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
        13. 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。
        14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟。
        15. 聚精会神地做手头的事情。
        16. 处理重要事情时，使用大块的时间。
        17. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。
        18. 文书工作争取只处理一次。
        19. 在行动以前，彻底地思索整件工作。
        20. 第一次就做好。

        效率自评：对完成效率的自我评价，可以用ABC 或123 为标记，如果效率有较大波动，则标出来，如A-B（由高效率变为中等效率），或1-3-2（由高效率变为低效率再变为中等效率）。

        计划：用百分数表示计划的完成比例，100%表示完成这段时间应做的事情，50%表示只做完了一半，N/A 表示这件事是计划以外的事情。
        中断说明：注明中途中断的次数、原因、持续时间。


        如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作，最好把它暂时搁置起来，以等待条件成熟。如果你准备采取某个行动以应付危机，却感觉很糟，那么最好也暂停下来，给自己更多的时间以进一步搜集信息，从多方面加以考虑，说不定会柳暗花明，发现一条新路。


        谋杀时间的凶手
        1．没有日程计划。
        2．生活失去平衡。
        3．桌面杂乱
        4．睡眠不足。
        5．不吃午饭。


        时间的四个象限

        我们每天所做的事情，可以分类归入四个象限：
        1． 重要并且紧急：它们是危机任务
        2． 重要但不紧急：它们是新的机遇
        3． 紧急但不重要：它们是日常事务
        4． 既不紧急又不重要：它们是杂乱琐事

        你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多? 答案是第4 象限的杂乱琐事，因为处理这类事情没有任何压力。其次是第3 象限，因为“会响的轱辘有油喝”，这种事情总在吸引人们的注意力。以减少处理1、2 象限的时间为代价，处理3、4 象限的事务，是一种变相的拖延。管理时间时，请确认你把重点放在1、2 象限上。


        # 每天自学1 小时，7 小时一周，365 小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。
        # 每周5 天，每天花5 分钟改进自己的工作，在5 年里将导致同一个工作被改进1200 余次。
        # 时间管理当中最有用的词是"不"。
        # 企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”的。
        # 企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。
        # 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。
        # 如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情，则会完成7-8 件事。
        # 花1 个小时进行计划，行动时会节约10 小时。
        # "20/80 规律"。80%的结果来自20%的努力；20%的结果来自80%的努力。
        # 我们能够记住10%的阅读信息，20%的听觉信息，30%的视觉信息；50%的视觉和听觉信息，70%的表达信息，90%的行为信息。


        现在，我们要找出一些关于我们的时间的数字。请想办法找出以下数字：
        1． 你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时间睡觉？
（过多或过少的睡眠都对身体无益。回答第一问需要你对自己的身体有基本了解；回答第二问需要对自己的生活有基本了解，如果你的睡眠时间很不规律，则取一个平均值。）
        2． 你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？
        3． 开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。
        4． 每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？
        5． 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？
        6． 你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？
        7． 你每天花多少时间保护自己的健康 ？

        工作日化整为零，每段30分钟。

        要随时做日程记录，单凭记忆不大可靠。

        讨论应该简短，避免没有结论的提问。

        每天给自己有段安静的时间。

        记录你的体力、脑力出现高峰的时间，了解它们能持续多久。

        用彩色笔标示出任务的不同重要性。

        工作按时完成后，应该自我奖励。

        要保证你每天至少办了一件令你愉快的事。

        定期查阅你的存盘，把不再需要的文件丢掉。

        定期留出一点时间来追求业余爱好，和享受休闲放松的乐趣。

        志在每天尝试新东西。

        墨非定律：( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候， 总是在最不可能出错的地方； ( 3 )不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限； ( 4 )不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算； ( 5 )您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。

        崔西定律：( 1 )任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程；( 2 )简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。


        目标设定的步骤：
        （1）写下目标：通常用想的还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识；（2）设定优先级：目标可能有很多，一定要排定其优先级；（3）拟定计划：依据目标之优先级拟定计划；（4）对计划设定优先等级和先后顺序；（5）排定时程表；（ 6）确实做、马上做。

        策略性的目标设定：
    （1）您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标：甚至于想好将来自己的墓碑上要刻那些字，这是一生的目标；（2）除掉障碍；（3）寻求合作；（4）充实知识；（5）决定关键步骤；（6）人类因梦想而伟大：作伟大的梦、并使它们实现；（7）每 天早上重写一遍您的目标 ，每天晚上审查这些目标：每天如此做，这样才会进到我们的潜意识。


        设定优先次序，可将事情区分为五类：A = 必须做的事情；B = 应该做的事情；C = 量力而为的事情；D =可以委托别人去做的事情；E =应该删除的工作。最好大部份的时间都在做A类及B类的事。


        提高生产力
    （1）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；（2）养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作；（3）用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事；（4）要有坚忍的毅力，一气呵 成；一次处理完成，才不会浪费时间；（5）工作中断时，要有“ 回去工作 ”的驱动力；（6）要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果；（7）维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高；（8）集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长；（9）设定完成工作的期限；（10 ）达成对别人的承诺。


        克服拖延的习惯
        ( 1 )要有良好的组织；( 2 )由重要的事情开始着手工作；( 3 )建立一个报酬时间表；( 4 )培养紧急的意识；( 5 )以快节奏工作；( 6 )一旦开始，不要停止；( 7 )订出一段特定的时间工作；( 8 )从最糟的事情开始；( 9 )详细的计划；( 10 )不可找借口；( 11)设定截止期限。

                                                                                                                                                                                                                    转自CCF 作者eapass