一、综述
在完成认证前的所有准备工作之后,就可以开展正式审计工作了,正式审计工作在流程上相对咨询实施工作来讲非常简洁,但工作量和工作难度也不小。
具体流程是:遴选审计方、签订审计合同、首付款、现场审计、不合规问题整改、获取证书、尾付款。
二、遴选、签合同、首付款
咨询方和审计方必须是相互独立的,这个毋庸置疑。
如果咨询方和审计方是完全独立的,这里的完全独立是指私下关系上也是独立的,则需要按确定咨询方的那一套流程再走一遍,最终和审计方达成合作关系。
如果将ISO 27001项目打包,则咨询方会直接找好审计方(私下肯定是有关系的),此时只需要和审计方签订合同、体系认证申请书、属实承诺书等即可,遴选以及首付款都忽略。
ISO的审计安排是三年一重审,一年一监审。因此审计合同和咨询合同有一处很大的不同,咨询合同是只签一次,下年度就可以换人或不签了,但审计合同按照规定是一次签三年,因此你要想换掉审计方,要等三年合同到期后才可以。
三、现场审计
与咨询方不同,审计方必须到现场审计,不可远程审计,因此需要提前商定好现场审计的排期。
这里首先要做的一个事情是审计方人员的勤务安排,根据行业惯例和合同约定,咨询及审计产生的差旅费用由甲方报销。勤务包括:行程预定、酒店预定、费用预定、会议室预定及布置等。这些都要留有发票,以便于最后实施报销。
现场审计时,会有首次会议、中途审计、末次会议三大部分组成,如果是首次认证,整个过程一般会持续10个人日左右,如果是年度监审,则一般会持续首次认证的三分之一个人日,即3-4个人日。
首次会议没有太多内容,主要是宣读一下认证的计划、目的、期望等等,重要的是大家的签到。
中途实施过程中,干的事情就比较多了。例如:
1、各种合同以及协议提供。
2、各部门面谈以及部门职能清单(咨询后期的话术同步就用在这里)。
3、文档体系进一步审计(文审),以及中存在的问题修改。
4、现场检查办公终端、布线、摄像头、机房等物理区域。
5、现场检查服务器日志、配置、备份、IP分段等。
6、现场检查各种安全管控措施实施,并提供各种安全管控措施的描述。
7、人员入职、离职、调岗统计以及相关文件审计。
8、……
实际上审计是按照ISO 27001规范来进行审计的,审计的内容也更多,很多涉及到公司机密,此处就不再多讲了。审计时一般都会提出不合规项,这些不合规项需要填写原因分析以及纠正措施等内容。
末次会议则是总结公司做的好的地方以及不好的地方,并宣读提出的不合规项等等,同样的,重要的是大家的签到。
四、不合规问题整改
在审计的过程中,审计方肯定会开出一些不合规项,这些不合规项除了作为第二年监审时的重点,在本年度要先整改完成才能获取证书。
在整改这些不合规项时,如果时间及进度允许,建议在审计方离场时就整改完,这样的好处是审计方在场,他们能告诉你具体该怎么整改,还能现场完成取证,并能在整改过程中得知整改存在的困难,给予一定的通融。如果审计方离场后再整改,则存在诸多不便。
整改完不合规项并经过审计方确认后,审计的主体工作就完成了。
五、获取证书
在完成审计的主体工作之后,需要准备相关的申请材料,这些材料审计方会帮你准备好,挺厚的一踏,需要在相关的地方签字盖章即可。
之后,将这些材料邮寄到审计方的公司,审计方公司的阅卷部门会进行阅卷,在阅卷通过后,会将证书邮寄过来,就能拿到证书了
六、尾付款
拿到证书后,进行尾款打款,这个就没啥了。付完尾款,整个项目就结束了。
七、总结
审计不是咨询,他们只管你有没有做好,没做好就开不符合项就完事了,因此审计人员并不会像咨询人员那样帮你解决问题,这是本分。但审计的体验具体取决于审计人员的脾性,如果审计人员的脾性好,他会热心的指导你该怎么做不该怎么做,并适当的通融一些很难处理的问题,这是情分。
大家都喜欢讲情分的审计方,因此在遇上一个只本分的审计方时,就在三年合同到期后替换掉它吧!