彻底说透项目管理软件和任务管理软件的区别

彻底说透项目管理软件和任务管理软件的区别

作者：Workless创始人Jeven

“管理任务是管理项目的一部分。 因此，从广义上讲，任务管理是项目管理的子集”。 这个说法是真的吗？ 让我们具体介绍下他们的关系。然后确定哪个更适合自己的团队。

1984年和平奖获得者Desmond Tutu说道：“There is only one way to eat an elephant. A bite at a time. （ 只有一种吃大象的方法。一次咬一口）”。

几乎所有项目管理都遵循这种理念：将他们的项目划分为一系列小的、可管理的任务。项目管理和任务管理并驾齐驱，因为需要有效地管理任务并驱动整个项目往前推进，最终实现项目所需达成的目标。

要了解项目管理和任务管理之间的区别，首先需要了解这些概念是什么。不少人还无法区分项目和任务。项目有特定的开始和结束日期。他们具有里程碑意义和明确的结果。最后有完整的产品或服务。任务是单个工作单元，往往多个任务被装在一个项目中。

什么是项目管理？

项目管理要求处理项目的不同方面，同时牢记更大的前景和目标。项目管理包含启动，计划，执行，控制和结束工作的过程，以实现公司或客户特定的短期或长期目标。

项目具有明确的开始和结束的特定成功标准。在项目管理中，不会经常看到重复的活动，并且战略性项目计划过程将更加详细。项目经理还必须考虑成本，范围，期限和可用资源等因素。

什么是任务管理？

任务管理意味着处理单个任务的所有方面。从计划任务开始，然后执行，确定优先级并分配它们，以确保成功完成。与项目不同，任务管理不需要关注诸如依赖性之类的因素，因为无需关注全局。

人们有时会错误地认为任务管理只是想出一个“待办事项”清单。不仅如此。在任务管理中，可以设置截止日期，确定任务的优先级，选择要分配的团队成员，跟踪进度以及执行其他类似操作以确保不会发生延迟。

其背后的想法很简单；当遇到一些麻烦且费时的事情时，最好将整个事情分解为较小的任务并分别进行管理。

什么时候使用项目管理和任务管理？

许多专业人员对项目管理与任务管理之争感到困惑。他们通常无法认识到任务管理与项目管理之间的细微但重要的区别。

任务管理通常在处理重复和独立的任务时专门使用。无论是独自工作还是参与大型项目团队，都没有关系。如果只需要针对不同的任务正确地制定战略计划和计划工作流程，则适合用任务管理。

项目经理一次处理很多事情，因此必须有效执行任务和项目管理。项目管理适用于以下情况：必须计划项目范围，监视资源和进度，与各方协商等等。

软件如何帮助管理项目和任务？

人脑一次只能容纳3-4个事物。毫不奇怪，我们所有人都需要技术来管理我们的工作。在管理团队或跨部门项目时，需求只会不断扩大。所以一个适合自己的软件工具将使项目管理和任务管理效率大大提高。

纵观国内外的项目/任务管理软件，确实非常丰富，这也说明了通过技术来管理项目和任务越来越被各种团队接纳。在我们熟知的软件中，国外有Asana、Jira、Trello等，国内有Workless、Teambition、Tower、Worktile等，都非常优秀，各有特点。比如Workless除了通用的项目管理和任务管理能力以外，还有突出的量化管理的能力，可以通过软件量化任务和协作创造的价值。

项目管理软件和任务管理软件到底有什么区别？

任务管理工具从头到尾跟踪任务的生命周期。它允许团队（或个人）将待办事项整合到一个地方，安排他们的时间并确保他们按时完成。大多数任务管理软件具有以下基本功能：

创建，更新和分配任务
任务工时
设定截止日期
接收有关重要更新的通知（更新任务/通过电子邮件或短信提醒）
在任务中添加注释以简化交流
任务标签
将文件或图片附加到任务
任务看板
任务到期提醒
自动化重复任务
子任务或前置任务（将任务分解成较小的单元并分别分配的能力）
任务动态日志
任务统计

如果上述功能足以使团队从头到尾跟踪他们的工作，那么任务管理工具就足够了。

然后每个项目管理工具也是任务管理工具。除此之外，它还提供了更多高级功能，这些功能对于需要加强协作的复杂项目很有用。那么，项目管理工具中的哪些功能将它们与任务管理工具区分开来？

基于项目的任务设置和统计
基于项目的动态信息
基于项目的组建管理
项目报告提供进度的实时更新
交互式仪表板，可跨项目过滤任务
项目时间表和甘特图（设置任务依赖项的能力）
可视化图表，如加减/进度条
团队任务视图
项目中的任务分组、工作流分组
项目和任务级别的高级隐私设置

最后

在SaaSworthy上统计最热门的SaaS软件分类中，任务管理软件排第一，紧随其后的是项目管理软件，可见二者在企业服务领域的需求是相当普遍的。

但越来越多中小企业希望将企业内部的数字化管理集中到一个平台实现，而企业的需求是个性化的，因此软件提供商开发了不少应用模版，或者零代码平台，目的是为了提升产品的可配置能力，满足企业数字化转型之个性需求，相信越来越多的企业会拥抱这样的变化。