怎样用Word批量做出成百上千张不同姓名的邀请函、通知单？

转载自品略图书馆   http://www.pinlue.com/article/2019/07/2104/069352670611.html

 

概述

如果需要制作成百上千张邀请函、成绩通知单等单页，而且每张邀请函或通知单上都是针对不同的人物、录入不同的内容，然后打印出来，再发送给不同的对象，看起来工作量挺大，但是如果使用Word的邮件合并功能，也是分分钟的事情。一起来操作看看。

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第一步：建立Excel源数据表格

例如，需要制作学生的成绩通知单，每张通知单对应不同的学生，而且通知单上录入该学生不同科目的成绩和总分。第一步要做的是建立一个Excel表格（可以命名为"成绩单"），在Excel表格中把学生的姓名、科目成绩和总成绩录入清楚。

第二步：设计Word文档“通知单”

建立一个Word文档，可以命名为"通知单"，设计出成绩通知单，空出学生姓名、各科成绩和总分。

第三步：开始批量制作

成绩单设计好后，点击邮件选项卡—开始邮件合并组—开始邮件合并—邮件合并分布向导，跟着向导一步一步制作。

第1步

在右侧将打开邮件合并设置窗口，第1步：点选默认的"信函"，再点击"下一步：开始文档"。

第2步

点选默认的"使用当前文档"，再点击"下一步：选择收件人"。

第3步

点选默认的"使用现有列表"，再点击下方的"浏览"。

接着，将打开"选取数据源"窗口，找到之前建立的"成绩单"Excel表格，再点击"打开"。

接着，将弹开"成绩单"Excel表格中有的各个工作表，选择成绩数据所在的工作表，"数据首行包含列标题"这一项保持默认勾选，再点击"确定"。

接下来还会弹出一个窗口，保持全部数据勾选，点击"确定"。

这一步就完成了，点击"下一步：撰写信函"。

第4步

先把光标置于预留的学生姓名空白处，点击右侧的"其他项目"。

则将打开一个"插入合并域"窗口，保持默认选择"数据库域"，因为插入点是需要输入学生姓名，所以在"域"列表中选择"姓名"，再点击"插入"。

可以看到，在光标所在的位置多了一个《姓名》域。

同样的操作，把光标放在语文成绩下方的空白单元格中，也是点击"其他项目"，在打开的"插入合并域"窗口中选择"语文"，再点"插入"。

同样，得到一个《语文》域。

无需多言，使用同样的操作，得到《数学》、《英语》、《总分》各个域。

各个域设置完成后，点击"下一步：预览信函"。

则在之前插入域的地方可以看到某个学生的各科成绩和总分。

可以点击"收件人"前后的左右箭头，预览一下其他学生的信息是否正确。

确认无误后，点击"下一步：完成合并"。

第6步

点击"编辑单个信函"。

则将弹出一个"合并到新文档"窗口，保持默认选择"全部"，点击"确定"。

接着，将自动生成另一个名为"信函1"的Word文档，其中就是每一名学生单独的成绩单了。例如，有50名学生，则新生成的文档就将有50份不同的成绩单。把这个新的Word文档执行保存，也就得到了最终结果。

总结

整个操作到此结束，这也许是邮件合并最简单的用法，不过相当的实用。下次需要制作批量的文档时，不妨考虑一下Word的这一功能。