用电子签约助力企业组织业务全程无纸化

摘要：企业规模不断扩大，业务不断发展，合同签字、敲章却成为“甜蜜的痛苦”： 

• 一线业务员：等审批、等盖章、等寄送，好不容易谈下的客户随时被“截胡”；
• 印章管理员：数量多、内容多、盖章多，合同审批盖章差点就成“盖章机器”；
• 企业管理者：管效率、管风险、管成本，印章合同线下管控难以“面面俱到”；

……

一、无纸化办公盛行，敲章成“拦路虎”

在传统的业务洽谈过程中，合作双方确认合同条款后进入合同签署环节。伴随互联网应用不断深入到企业组织办公环节中，这种传统、粗放的纸质合同签字敲章与管理方式略显滞后：

1、效率管理滞后

与过去相比，互联网技术发展为企业组织带来更广阔的发展空间，拓宽了业务覆盖范围。企业可以面向全国甚至全球开展业务。这也就导致了企业在签署合同时，合同签署对象呈现跨区域、多点分散的情况，进而影响合同签署效率、使企业商务合作效率受阻。

2、成本控制滞后

跨区域、多点分散的商务合作模式使合同签署与寄送环节成本增加。无论是快递寄送费用还是人为跟进花费的时间与精力，纸质合同签署模式与互联网环境下的商务合作形式不相适应的情况逐渐凸显。

3、风险控制滞后

原有的实体印章用印后，文件的内容是否被篡改、印章（或签字）是否被仿制一般很难通过肉眼精准判断。而通过专门的鉴定机构鉴别真伪由于程序复杂常常仅用于合同纠纷产生后的追责，对于防范风险来说，意义不大。

二、电子签约，助力企业办公无纸化闭环

企业如何实现签约不受阻、管控不费力？契约锁通过电子化的签约模式助力企业组织改善合同签字盖章、合同存储流转各个环节，实现企业组织全程无纸化闭环。

1、电子签约三大要素：

根据《电子签名法》的相关规定，可靠的电子签名具备与手写签字或盖章同等的法律效力。而可靠的电子签名需要同时满足网络环境之下签署身份可识别、签署内容不可篡改、签署时间精准记录：

• 签署身份：会同权威CA认证机构鉴定网络身份，确保网上签合同的身份真实性；
• 签署内容：结合哈希值固化技术实现合同内容在线传输与存储过程中不可被篡改；
• 签署时间：采用国家可信时间源，以时间戳技术精确记录每一份合同的签署时间；

通过CA身份认证、信息加密的技术手段，实现电子签名合规安全、高效快捷。

2、在线办公三大关键：

借助OA、ERP等信息化办公软件可实现业务审批、管理等流程在线化，但同时，仅通过独立的业务管理系统无法实现企业的业务全程在线操作。

电子签约方案实现电子签约功能与各类业务管理系统集成，为其赋能，实现签约环节也能在线化操作，从而打通在线办公在盖章环节的阻碍：

• 在线审批：实现业务审批环节可在线流转，员工无需切换系统即可流程化与批量化操作；
• 在线盖章：实现电子签约与业务审批无缝对接，已确认合同无需打印即可快速完成签署；
• 在线流转与存储：实现合同审批、盖章、归档环节全程在线，为企业审计提供可信凭证；

以电子签约助力企业在线办公全程无纸化闭环。

3、全程无纸化三大保障：

虽然，电子签约与无纸化办公已成为趋势；但是，处于不同发展阶段的企业组织对于电子签约的认知度以及需求程度不尽相同，企业组织如何实现全程无纸化发展的“平稳过渡”呢？

目前，电子签约贴合企业组织不同印章电子化管理需求，实现电子印章与物理印章、电子合同与纸质合同一体化管控：

• 印章全面电子化管理，合同线上盖章、线上存储：通过将印章全面电子化，完善印章使用与管理效率，业务全程可在线化审批、盖章，提升效率；
• 物理印章智能化管控，合同线下盖章、线上存储：将物理印章通过智能控制仪管控，只有系统授权后印控仪才可启动盖章，提升印章使用安全性与及时性；
• 合同可智能防伪打印，合同线上盖章、线上存储、线下受控打印：为企业合同管理系统配置防伪打印功能，电子合同可纸质输出同时具备防伪性能，提升合同管理灵活性；

通过印章与合同一体化的管理方案，为企业组织实现灵活选择，覆盖各类印章与合同管理需求。

总结：电商平台改变人们生产生活的方式，在线支付颠覆人们的消费与支付模式。互联网模式模式改变人们的生产生活习惯，契约锁将通过电子化的签约模式改善合同签署与管理流程，为人们提供更安全高效的互联网生活！