Oracle EBS 如何月结之应付(AP)对账详解

概述

应付模块的多数业务基于采购和库存的操作，因此应付模块的月结应该在采购模块和库存模块月结后才能关闭会计期。

月结步骤

在每个会计期末，应付模块的月结应遵循以下流程：
1.检查业务是否全部录入;
2.检查是否有未验证、暂挂发票;
3.更新到期的远期付款状态;
4.检查应付业务是否生成分录;
5.应付业务传送到总帐;
6.确认应付分录全部传送总帐;
7.创建成批增加;
8.复核凭证，确认无误后过帐;
9.确认及核对供应商余额;
10.关闭应付会计期间;
11.打开新的会计期;
12.为通过手工方式进入存货成本的调整准备数据；

检查应付业务是否全部录入

通过运行报表检查应付发票和付款是否全部录入：

应付报表“发票登记表”：结合“应计负债报表”检查录入到系统中的发票；
应付报表“打印付款登记表”、“付款登记表”：检查录入到系统中的付款；
通过上述报表确认应付发票和付款是否全部录入，若有遗漏，则补入。
别名另外，配合采购模块的“未开票接收”报表进行检查是否有发票未录入；

检查是否有未验证、暂挂发票

使用“发票登记表”（注：在参数仅限于未验证的发票选择“是”）复查有关未被批准的发票的明细信息

使用“暂挂发票报表”可以确定处于“暂挂”状态的发票。报表将提供暂挂发票的总数和总额（以本位币表示），它有助于检查及释放暂挂。


更新到期的远期付款状态

使用此程序自动将已到期远期付款的状态从“签发”更新为“议付”。如果付款的到期日等于或早于您指定的“到期日”参数，系统将更新此付款的状态。另外手工或通过此程序会创建日记帐分录以记录付款的更改状态。

 

 

然后，它会创建“已到期的远期付款”报表，以便您可以查看更新的付款以及 Oracle Payables 无法更新的付款。
 

检查应付业务是否生产分录

通过运行报表检查应付发票和付款是否全部在应付子模块生成分录：
1.
应付报表“未入帐事务处理报表” ；
通过上述报表确认应付发票和付款是否全部在应付中生成分录，该报表可同时显示应付发票和付款，只要未生成分录的，全部都会显示，并说明其原因，目前处理于何状态。

应付业务传送到总帐并过账

应付业务传送到总帐的前提是所有应付的业务已经创建了会计分录。为了在过帐时确保所有的业务都已经创建会计分录，可以在运行应付款传送到总帐请求时，先提交“应付款会计核算流程”请求。
通过请求的输出文件查看是否存在未被入帐（创建会计分录）的记录。
如果在提交“应付帐款管理系统会计核算流程”时，“提交传送到总帐”选择“是”，“提交日记帐导入”也选择“是”，则直接将凭证传送到总帐模块。否则，还需要分别提交以下两个请求：
1．（应付模块）将应付款传送至总帐
2．（总帐模块）日记帐导入
请注意从输出文件中获得相关的信息，以帮助复核日记帐的生成情况。

确认应付分录全部传送总帐

在完成上述的应付业务传送总帐后，再在应用中进行检查确认，应付分录已全部传送总帐.

路径：AP>会计>查看会计科目行
输入“会计日期”从至，以及选择“已传送至GL”来确认相应的会计期的已生成的应付分录都已传送总帐，可选择“否”及“误差”来确认


确认及核对供应商余额

运行“供应商余额汇总报表”请求，检查应付负债科目与总账负债科目余额是否相等。以及逐一确认各供应商的余额。


 

供应商余额汇总报表样张：

 

另外可以通过“供应商余额明细报表”逐一核对各供应商的发票、付款信息。为了取得最新供应商余额，请及时通过应付请求“供应商余额维护”请求更新供应商余额。



应付传送至资产

在完成上述的应付业务传送总帐后，且确认全部应付分录传送总帐后，再将应付中涉及资产的内容传送至资产接口，通过提交请求“创建成批增加”,
该请求会将应付发票中分配行中科目为“xxxxx”即固定资产暂记科目作为固定资产看待而传送至资产模块，其前提是该分录已被传送至总帐(包括接口)。


闭应付会计期

到月末或下月月初，为防止用户将应付业务入错期间，需要相应应付会计期关闭
路径：AP>会计>控制应付款期间
将期间状态选择为“关闭”，然后保存；在保存时，系统会自动检查有例外存在，例外包括未生成分录的发票与付款，以及未传送总帐的应付分录，若存在，则按前述方式进行处理，然后再进行应付期间的关闭。




在“控制应付款期间”窗口中将期间状态更新为以下某种状态：
l将来。Oracle Payables 允许发票录入和会计在将来期间内进行。Oracle Payables 不允许在将来会计期内输入付款或撤消付款。Oracle Payables 允许您根据在“Oracle Financials 选项”窗口的“将来期间数”字段中输入的数字来限制将来期间数。将“将来”期间的状态更改为“打开”之后，您无法将其重新更改为“将来”。
l打开。您可以在打开期间内记录事务处理并将其入帐。您不能打开调整期间。您可以使用“定义日历”窗口来定义调整期间。调整期间可以具有重叠的日期。
l已关闭。Oracle Payables 不允许在关闭期间内进行事务处理。如果对应的总帐和采购期间均为“打开”，则可以重新打开关闭期间。您不能关闭存在以下任何情形的期间：
n未清付款批。
n到期日在期间内，但状态仍为“已发放”的远期付款。
n未入帐事务处理。
n未传送至总帐的已入帐事务处理。
l永久关闭。Oracle Payables 不允许在永久关闭的期间内进行事务处理。您无法重新打开永久关闭的期间.


打开应付会计期

在月初，为保证能正常处理应付业务，需要打开应付会计期
路径：AP>会计>控制应付款期间
将期间状态选择为“打开”，然后保存即可。


为期末成本调整准备数据

采购的材料的成本，除接收入库时的金额外，还包括应付发票匹配时的发票价格差异，以及未直接与采购接收关联的材料采购的运费及需要进入到存货成本中的其他杂项等。
对于发票价格差异，是在进行应付发票匹配时，在调整了匹配金额后，由系统自动生产的，该部份需要进入到存货成本中，通过开发的成本更新的程序(FORM)进行成本更新。
对于其他需要进入到存货成本中的杂项，是通过手工录入应付发票的方式进入到系统中的，相应的科目为库存商品等科目；具体是在录入发票分配行时，选择“与存货成本相关”为是，并分别指明对应的采购订单和接收的编号。通过开发的成本更新的程序(FORM)进行成本更新。