Excel透视表：快速计算数据分析指标的利器

概述

本文将介绍如何利用Excel中强大的透视表功能，快速计算各种数据分析指标。透视表是一种灵活且高效的工具，可以对数据进行汇总、计算总和、平均值、计数以及其他数据分析指标。通过本文，能够学会如何在透视表中轻松地生成各种数据分析指标，从而更快速、更准确地分析大量数据，发现数据背后的洞察，为决策提供有力支持。不论是处理销售数据、财务数据还是其他类型的数据，掌握透视表计算数据分析指标的技巧都将帮助您提升数据分析能力，提高工作效率。以下是一些常见的数据分析指标，以及如何在透视表中计算它们：

1.数据透视表基本操作

数据透视表是按条件、类别进行各种汇总统计的综合型分析工具、是一款综合型的数据分析工具，可以用来分类汇总、计算平均数、百分比、分段分组统计、排序筛选……。能够让多维度的数据汇总分析，就像搭积木一样简单。

数据透视表在数据分析中具有以下优势：

• 快速汇总数据： 数据透视表可以快速对大量数据进行汇总分析，无需编写复杂的公式或脚本。只需简单拖放字段，就可以轻松创建各种汇总报表。
• 灵活性： 透视表具有很高的灵活性，可以根据需求轻松调整数据的排列方式和汇总方式。你可以随时添加、删除或重新排列字段，以满足不同的分析需求。
• 易于理解： 透视表以直观的方式展示数据，通过交叉表格的形式清晰呈现不同数据维度之间的关系。这种可视化方式有助于用户更直观地理解数据，发现数据中的模式和趋势。
• 快速计算： 透视表可以快速计算各种数据统计指标，如总和、平均值、计数等，而无需繁琐的手工计算。这节省了大量时间，并减少了可能出现的错误。
• 数据透明度： 通过透视表，用户可以快速过滤、排序和展开数据，找出关键细节或异常情况，从而提高数据的透明度和可理解性。
• 与原始数据链接： 透视表与原始数据之间是动态关联的，如果原始数据发生变化，只需简单地刷新透视表即可更新分析结果，确保数据分析的及时性和准确性。
• 适用范围广泛： 数据透视表适用于各种行业和领域的数据分析，如销售分析、财务分析、人力资源管理等，帮助用户快速获取关键业务指标。

以下是数据透视表的基本操作步骤：

1.1准备数据：

数据要求： 数据可以包含多个列和行，每个单元格都应该包含一个数据项。
接下来，就先以一份销售明细表为例，熟悉数据透视表的某础操作，然后再详细看看每一类统计分析方法，如何用数据透视表来完成。

1.2创建透视表：

单击销售明细表的任意数据 – 插人选项卡-- 数据透视表 – 确认选择的数据范围，并选择放置透视表的位置 – 确定

1.3设置透视表字段：

生成数据透视表区域后，只要单击透视表区域任意位置，就会显现数据表透视窗口。
在透视表字段列表中，将需要分析的数据字段拖动到适当的区域，如行区域、列区域和值区域。

以汇总统计每种产品的销量为例，我们先将统计需求列出来，就自然知道接下来该选择哪些字段，并放在哪个区域中。

行: 产品编码
值: 销售数量
所以，我们需要将产品名称字段拖入任意一个分类区域，例如最常用的行区域，将销最拖入值区域。两次拖曳就完成了分类汇总。

1.4多级分类汇总和交叉汇总的差别

当分类字段存在包含与被包含的上下级关系时，通常采用多级分类的汇总方式。例如。每位销售人员仅属于部门中的其中一个，此时就可以采用多级分类汇总。

当分类字段不存在上下级关系，而存在交叉关系时，通常采用交叉汇总。例如，按销售部门和产品分类，每个销售区域都可以销售任意一款产品，此时用交叉汇总会更加简洁直观。

1.5计算汇总数据：

透视表会自动根据你选择的字段进行汇总计算。根据你的需求，你可以更改汇总计算方式，如求和、平均值、计数等。点击值区域中的字段，选择“值字段设置”来进行设置。

1.6透视表美化：

单击数据透视表任意数据 – 设计
在这个里面可以对表格套用不同的表格样式，对报表布局进行不同展示、对汇总进行行列设计；快来点点看，多种效果总有一种适合你。

1.7筛选和排序：

透视表还可以通过筛选和排序功能帮助你进一步分析数据。你可以根据特定条件筛选数据，或按照特定字段进行升序或降序排序。

1.8更新透视表：

如果原始数据有所更改，你可以通过右键点击透视表 – 分析 – 选择“刷新”来更新透视表中的数据。

以上这些是数据透视表的基本操作步骤。通过灵活运用透视表的功能，可以对大量数据进行快速而准确的分析，发现数据中的模式和趋势，并从中提取有价值的信息。

2.数据透视-数据分析指标

2.1计数、求和、求平均、最大值、最小值、…

点击值区域中的字段，选择“值字段设置”来进行设置。
（提供了：计数、求和、求平均、最大值、最小值、乘积、数值计数、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差）

2.2 占总数的百分比

占总数的百分比=单项汇总/总计*100%

示例： 求各销售员的销量占总销售量的百分比：
行： 销售员
值： 销售数量
值汇总方式： 求和
值显示方式： 总计的百分比

2.3父行汇总的百分比

该公式可以帮助我们了解每个类别在总行中的相对比例。

总行类百分比=当前数值/对应的父行和数值*100%

示例： 求各销售员的销量占该部门的总销售量的百分比及各部门销量占总销量的占比：
行： 部门、销售员
值： 销售数量
值汇总方式： 求和
值显示方式： 父行汇总的百分比
设计： 分类汇总 – 在组的底部显示所有的分类汇总

2.4其他总和类百分比

在值显示方式中还有很多其他的百分比，大家可自行实操；

总和类百分比=当前数值/对应的总和数值*100%

2.5相对百分比

自动计算就是将初始状态下的汇总结果作为分子，再指定一类数值作为分母，计算其百分数。通过该计算方式，可以计算两类数值之间的倍数和比率。

相对百分比=初始数值/指定基本项*100%

示例： 求各销售部门销量占“销售1部”销量的百分比
行： 部门
值： 销售数量
值汇总方式： 求和
值显示方式： 百分比、基本字段：部门、基本项：销售1部

2.6环比增长率

环比增长率=（当月汇总-上月汇总）/上月汇总*100%

以2023年销售数据为例，2023年各部门各月销量如下所示：

示例： 求各部门各月销量的环比增长率
筛选器： 2023
行： 部门
列： 月
值： 销售数量
值汇总方式： 求和
值显示方式： 、差异百分比，基本字段：月、基本项：（上一个）

2.7同比增长率

同比增长率=（当月汇总-上月汇总）/上月汇总*100%

数据：

示例： 求各部门各月销量的同比增长率
行： 部门
列： 年、月
值： 销售数量
值汇总方式： 求和
值显示方式： 、差异百分比，基本字段：月、基本项：（上一个）

2.8目标完成率

完成率=实际完成/目标值*100%

示例： 各部门的销售目标完成率
行： 部门
值： 销售数量、销售目标
值汇总方式： 求和
操作： 分析 – 字段和项 – 计算字段 – 完成率=销售数量/销售目标

2.9排名统计

示例数据：

示例： 各部门销量的排序
行： 部门
值： 销售数量
值汇总方式： 求和
值显示方式： 降序排列，基本字段：部门

2.10按年、季度、月、周、日分组汇总

只要日期、时间列中的数据符合系统标准格式，在将标准日期拖入分类字段区域之时，就会立即自动分组。
例如，将右表中的时间字段拖入列区域，透视表表中出现的不是每一天的汇总，而是直接生成年度汇总。


系统日期格式只有年、季度、月、日、时、分、秒的分组方式，如果需要用到按分组，则需要自定义分组天数。首先选中任一个时间字段，单击分组选择，打开字段组合窗口。
在该窗口勾选想分组的周期即可实现按年、季度、月、日分组；

然后在组合窗口中执行以下操作:
(1)取消“步长”一栏中的月、季度、年的默认分组:
(2)单击选中日分组方式，输人天数7;
(3)单击确定，便按7天一组重新分组，即以【周】分组。

2.11按数值区间自动分组（等距分组）

同日期自定义分组的方法，数值同样可以设定区间步长，实现自动分段统计。以学生成绩表为例，如何按照以下分数区间，自动统计各个分数段的学生人数?

行： 成绩
值： 姓名
值汇总方式： 计数
值显示方式： 降序排列，基本字段：部门

数值自动分组的原理很简单，就是指定一个起点、一个终点和步长(间距)，起点和终点之间的数值按照指定步长自动分组。如有超出此区间范围的数据，会头尾自动各分一组。