目录
6. Key communication considerations
1. 沟通的挑战
个人的沟通
- Semantics [meaning] 语义学[意义]
- Perception [interpretation] 感知[解释]
- Communication Channel 沟通渠道
- Feedback 反馈
- Anxiety 焦虑
- Culture 文化
团队的沟通
- Status 状况
- Silos 筒仓
- Information Overload 信息过载
- Lack of Communication 缺乏沟通
- Protocol [rules] 协议[规则]
2. 倾听的重要性
我们为什么要听？
- Promotes problem-solving abilities 促进解决问题的能力
- Demonstrates acceptance of others 显示出对他人的接纳
- Builds and retains trust in relationships 建立和保持关系中的信任
- Increase speaker’s receptiveness to thoughts and ideas of others 提高说话者对他人思想和观点的接受能力
- Increases self-esteem of the speaker helps you evaluate messages 增加说话者的自尊心 帮助你评估信息
- Helps you understand and retain information 帮助你理解和保留信息
- Allows you to help others 允许你帮助他人
倾听的过程
- Predicting [some expected outcome] 预测【某种预期结果】
- Receiving 接受
- Assigning meaning 赋予意义
- Assess / Validate 评估/验证
- Remembering 记忆
听力的类型
- 被动聆听 - 例如Lectures
- 吸收信息而不作处理或反应
- 主动或有同情心的倾听 - 例如Tutorials
- 表现出兴趣
- 问问题
- 避免分心
- 使用直接的眼神接触
- 不要插话
- 阅读口头和非口头信息
听力的挑战
- 生理上的限制
- 背景信息不充分
- 选择性的记忆或期望
- 害怕被影响/被说服
- 偏见和判断力
- 厌烦或受情绪干扰
- 局部聆听和分心，如手机/背景噪音
- 物理障碍，例如环境、灯光、不舒服的座位
- 文化差异【理解口语】
- 过去的经验
- 专业术语和缩略语
积极倾听的重要性
- 向说话者显示你的关心或兴趣
- 有助于获得更好的信息
- 鼓励进一步沟通
- 有可能增进关系
- 可以使心烦意乱的人平静下来
- 邀请他人倾听你的意见
- 有助于更好的合作和解决问题
3. 沟通的关键技能和重要性
沟通技巧在项目管理中至关重要
- Conveying your point of view 传达你的观点
- Motivating and influencing others 激励和影响他人
- Delegating 授权
- Recognising, defining and solving problems 识别、定义和解决问题
- Delivering presentations / updates 提供演示/更新
- Setting goals & articulating a vision 设定目标和阐述愿景
- Managing conflict 管理冲突
- Networking 建立联系
- Negotiating 谈判
为什么沟通技巧很重要？
因为成功的项目经理必须具备以下能力：
- Read / understand the client 阅读/理解客户
- Run a meeting 主持会议
- Communicate (written & orally) thoughts accurately 准确沟通（书面和口头）思想
- Manage the team 管理团队
- Influence your environment 影响你的环境
- Ensure alignment and buy-in to the purpose / outcome 确保目标/结果的一致性和认同性
An appropriate S.M.A.R.T. feedback message.
- Specific 具体的
- Measurable 可衡量的
- Achievable 可实现的
- Relevant 相关的
- Timely 及时的
4. Communication plans
- 项目经理的大部分时间都花在了沟通上
- 项目经理经常使用沟通计划来协助管理和协调关键的沟通信息
- 一个好的项目沟通计划。
- 确保沟通是有效和高效的
- 允许项目经理主动出击
- 设定一个共同的理解，即什么要做，什么时候做
- 明确谁对关键项目负责，将由谁来交付什么？
沟通计划定义了
- What information will be communicated - detail and format 哪些信息将被传达——细节和格式
- Communication Channel - meetings, email, telephone, web portal, etc. 沟通渠道——会议、电子邮件、电话、网络门户等。
- When information will be distributed – frequency of formal and informal comms 信息何时发布——正式和非正式沟通的频率
- Who is responsible 由谁负责
- Communication needs of stakeholders 利益相关者的沟通需求
- Resources the project will allocate for communication 项目将为沟通分配的资源
- How sensitive or confidential information will be communicated & who will authorise this 敏感或机密信息如何传递，由谁来授权？
- The flow of project communications 项目沟通的流程
- Any constraints (internal or external) which affect project communications 影响项目沟通的任何限制（内部或外部）。
- Any standard templates, formats, or documents the project must use 项目必须使用的任何标准模板、格式或文件
- Escalation process for resolving any communication-based conflicts or issues 解决任何基于沟通的冲突或问题的升级程序
4.1 沟通计划的例子
以沟通矩阵为基础
5. 虚拟团队与沟通
大流行的编程
- H1：由于COVID19的存在，开发人员在家工作时的幸福感会降低。
- H2：由于COVID-19的存在，开发者在家工作时的感知生产力会降低。
- H3：幸福感的变化和感知到的生产力的变化是直接相关的
- H4：灾难准备与幸福感的变化直接相关
- H5：备灾与感知生产力的变化直接相关
- H6：（对大流行病的）恐惧与幸福感的变化呈反比关系
- H7：（对大流行病的）恐惧与感知到的生产力的变化成反比
- H8：家庭办公的人机工程学与幸福感的变化有直接关系
- H9：家庭办公室的人体工程学与感知到的生产力的变化直接相关
- H10：灾难准备与（对大流行病的）恐惧成反比
什么是虚拟团队
虚拟团队（也被称为地理上分散的团队，分布式团队，或远程团队）通常是指一群来自不同地理位置并依靠通信技术一起工作的人。 (维基百科)
在2014年对1700名知识工作者的调查中，79%的人表示总是或经常在分散的团队中工作。 用笔记本电脑、Wi-Fi和手机，即技术武装起来的大多数专业人士可以在任何地方完成他们的工作。
为什么它对员工有吸引力？
- 员工可以更灵活地处理工作和家庭事务。
为什么它对组织有吸引力？
- 组织可以获得最好的全球人才
- 节省房地产成本
这对沟通意味着什么
- 沟通的内容不如面对面的交流丰富，也不如面对面的交流频繁
为什么？
- 更少的视觉和行为线索
- 较少或没有非正式的互动
但并不全是坏事
- 那些不太愿意在群体中发言的人，可能会感到更舒服
- 不太重视人际交往技巧和外表，可能对团队中的某些成员有利
- 仍然需要注意无意识的偏见（虚拟无意识的偏见）。
创建一个沟通章程
- 关于团队应该如何沟通的纪律
- 参加虚拟会议时的行为规范（背景噪音、旁敲侧击、以合理的速度清晰地说话、认真倾听、不支配谈话）。
- 关于沟通模式的准则 —— 在什么情况下，应该使用哪种模式，例如，电子邮件应该用于正式通信，什么App小组用于非正式聊天，文件等。
充分利用通信技术
- 你如何利用技术来有效地发挥团队的作用？
- 谁可以使用哪些技术 —— 带宽，免费与成本。
团队建设
- 虚拟 water cooler 水冷器
- 正式和非正式的团队建设活动
- 例如，我们在slack群里有一个随机频道，我们在那里发布有趣的笑话、备忘录、庆祝活动，如生日、里程碑。一个有意加强团体的地方
- 想一想你如何利用社交网络工具和功能来创建一个连接的团队。
有助于建立一个良好的虚拟团队的因素
- 良好的沟通技巧
- 高情商
- 独立工作的能力
- 抗压能力
- 对其他文化的认识和敏感度很重要，特别是在全球团体中
6. Key communication considerations
面对面会议的重要性
- 58%的沟通是通过身体语言进行的
- 35%的沟通是通过话语的方式进行的
- 7%的沟通是通过内容或话语来实现的
- 注意的不仅仅是实际的话语
- 一个人的语气或声音和身体语言可以说明他们的真实感受。
- 非言语沟通决定了别人对我们的感觉，也决定了我们对自己的感觉。
需要记住的事项
- 接收者很少能完全按照发送者的意图解释信息
- 地理位置和文化背景影响着通信的复杂性
- 不同的工作时间
- 语言障碍
- 不同的文化规范
- 沟通有助于有效管理冲突
- 花时间培养沟通技巧——实践与反馈
- 适当地选择渠道
谨慎选择，因为这将产生不同的效果
确认承诺
- 最好的选择：硬拷贝，电子邮件 ，网站
- 中间的选择：会议/f2f
- 最坏的选择：电话，语音邮件
建立共识
- 最好的选择：会议/f2f
- 中间的选择：电话
- 最坏的选择：硬拷贝，语音邮件，电子邮件，网站
调解冲突
- 最好的选择：会议/f2f
- 中间的选择：电话
- 最坏的选择：硬拷贝，语音邮件，电子邮件，网站
解决误解
- 最好的选择：电话，会议/f2f
- 中间的选择：
- 最坏的选择：硬拷贝，语音邮件，电子邮件，网站
处理消极行为
- 最好的选择：会议/f2f
- 中间的选择：电话，电子邮件
- 最坏的选择：硬拷贝，语音邮件，网站
表达支持/赞赏
- 最好的选择：硬拷贝，电话，电子邮件，会议/f2f，网站
- 中间的选择：语音邮件
- 最坏的选择：
鼓励创造性思维
- 最好的选择：会议/f2f
- 中间的选择：硬拷贝，电子邮件
- 最坏的选择：电话，语音邮件，网站
1 = Most suited, 2 = Less suited and 3 = Least Suited
冲突
冲突是项目中唯一管理不足的活动，如果不加以解决，就会破坏一个项目。主要原因包括：
- Schedule 时间表
- Intellectual disagreements 智力上的分歧
- Personalities 个性问题
- Project Priorities 项目的优先权
- Manpower 人力
- Technical 技术
- Administration 行政部门
- Personality 人格
- Cost 费用
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