文/Evan
活动运营总监
高效管理达人
职场干货10万+爆文
7月1日，上海史上最严垃圾分类政策正式施行。上海人民被“垃圾分类”折磨的头脑发昏，难度堪比高考的垃圾分类问题也将在全国陆续上线。
垃圾分类最初做起来确实难，多数人都要站在垃圾桶前思考人生，毕竟只靠宣传手册上的科普根本记不得多少东西；虽然麻烦，但是垃圾分类是有一套非常严谨及科学的分类原则的。遵循这一分类原则，垃圾有分类，可得其所用，避免资源浪费。
“垃圾分类”背后所体现出的分类思维，绝不仅仅适用于垃圾分类，在活动人的日常工作中也发挥着非常重要的作用。
本期，我们就来说说分类思维在活动人工作中的作用。
01
什么是分类思维
其实理解起来很简单，就是把有相同性质的东西放到一起，然后给它们起个名字。当我们把一件事情进行分类以后，它就变得特别得清晰、简单。
譬如：
上海市生活垃圾管理中心对垃圾进行分类，分为湿垃圾、干垃圾、有害垃圾、可回收垃圾；
一本新书到了，图书管理员要对其分类，编个号，然后把它们放到它们该去的楼层和书架；
我们将桌面上的文件，按照不同的类别进行分类，再把相应的文件放入类别文件夹里；
……
这些都是分类思维在我们日常生活工作中的体现。
从纷繁复杂的大量事物中看出其中某些事物之间具有更多的联系、更多的共同点，因而把它们分别归结到一起，找出其背后的一致性，使原来处于散乱状态的大量事物，形成系统，构成门类。这个一致性就需要我们拥有分类思维。
02
为什么要进行分类？
分类的本质是探寻事物的共性与差异性，这是我们认识和理解世界的基础方法和能力。其实金字塔原理也好、结构化思维也好，其核心都是分类能力。在分类之上，才可能去判断、推理，才能形成概念作出决策。
很多活动人在工作中经常会有焦头烂额的时候，面对繁冗的工作状态找不到突破口，经常会出现丢了方瓜捡芝麻的现象，这从本质上来说就是分类能力的欠缺。
举个例子：
活动人A:
每天都会按部就班的做事情，当下班时才记起明天上午的会议资料还没有整理完成，因此就会加班处理。而加班做事的效率非常低下，导致结果也不尽人意。
活动人B：
每天上班时会先处理重要且紧急的事情，这样即使当天不太重要的事情来不及做，也不会焦虑，因为这个工作在一周内都不会对自己构成影响。
一年过去了，活动人A还是在原地踏步，而活动人B已经晋升为部门领导。
在职场中，很多时候我们的工作状态都是无序的，是混乱的，这一状态往往会带来工作效率的低下。当我们运用分类思维对工作进行分类的时候，其实就是在让工作从无序变成有序，从而带来工作效率的提升。
凡是职场中职位较高、岗位晋升较快的人，分类能力都极强，他们拥有超乎常人的洞察力，能把复杂的工作进行分类，并且很快找出解决方案。
03
怎么进行分类？
简单来说，分类有两个步骤：
1、首先确定分类的标准，即按照什么标准来分类；
2、然后依照分类标准将事物归类。
怎样来确定分类的标准？
对特定的对象进行分类。分类标准只能有一个，要遵循穷尽性原则，要尽可能地从多个维度去分类。
另外，作为分类的标准必须清晰准确，要反映事物的层次和次序，不会产生二义性。
在职场工作中，著名的麦肯锡公司建议，我们可以按照事情的重要程度将工作进行分类。
在麦肯锡，每个人都有一种工作习惯，即按照工作的重要程度，将工作进行分类排序。在开始每一项工作之前，他们都会先弄清楚哪些事情是重要的，哪些事情是次要的，哪些事情是无足轻重的。每一项工作都如此，每一天安排工作都是如此，甚至一年或更长时间的工作计划，也是这样安排的。
什么是重要程度呢？
是指对实现目标的贡献大小或价值大小。对实现目标的贡献越大、价值越大的事情越重要，越应该优先做；对实现目标的贡献越小、价值越小的事情越不重要，越应该延后处理，甚至不处理。即按照“我现在做的这件事，是否使我向目标更进一步？”来判断事情的轻重缓急。
根据麦肯锡的这一工作原则我们可以划分出工作四象限原则。即根据工作的重要程度，将其分为四大类：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、既不紧急也不重要。
利用四象限法对工作项目进行分类后，然后按事情的轻重缓急安排时间处理：重要且紧急的事情立刻去做，重要但不紧急的事情计划着做，紧急但不重要的事情选择性去做，不紧急也不重要的事情尽量少做。 如果能严格遵照这个原则那我们的日常工作将会有序而高效。
首先，我们将活动人一天的工作罗列出来：
联系明天的参会嘉宾，确认其能否准时出席；
准备下周的会议材料；
拜访2位有意向的客户；
向领导提交上次活动的复盘分析；
制定月计划；
……
接着，按照四象限原则，根据工作的重要程度，我们可以确定先后的执行顺序为：联系明天的参会嘉宾、确认其能否准时出席→拜访有意向的客户→向领导提交上次活动的复盘分析报告→准备下周的会议材料→制定月计划
04
常见分类误区
在这里可能会有很多活动人会存在困惑，“每天的工作都很着急，而且工作都是重要的”，那是不是所有的工作都得划分“重要且紧急”这一象限里呢？
其实，这是一个错误的想法，如此一来，【四象限原则】也不能发挥出真正的作用。而这一问题存在的主要原因在于：你的工作处理方式有问题，活生生的把所有工作都变成“重要且紧急”。
为了帮助大家更好的处理工作，接下来我们就利用四象限原则将日常工作进一步划分：
1、老板布置的任务或重要项目→重要且紧急
对于老板布置的任务或者是内部优先级较高的重要项目，这才是重要且紧急的工作。
老板临时让你准备今天下午的会议材料；
提交一个重要活动的策划方案；
与客户签订合同；
……
这些工作会直接体现出你的价值和重要性，如果做得不好就会直接影响你在领导心目中的印象，对以后的升职加薪也会有影响。
应对策略 ：留出时间精力，在最好的状态期间完成。
2、自我提升的工作→重要不紧急
在回顾总结每天的工作我们可以发现，那些重要而不紧急的工作往往和自我提升有关。
提前制定下月工作计划；
做几个PPT模板，等后期需要做工作汇报的时候，就不用再用旧的了；
对上个月的举办的活动进行复盘，找出其中的不足之处；
……
这些对于我们来说都是重要而不紧急的工作。但在处理这些工作的时候，我们往往会因为忙于其他的一些紧急的事情而将其搁置，因此并没有带来工作效率的提升。
应对策略 ：每周定期进行复盘。比如：每周三留出固定的时间来处理之前【重要而不紧急】工作。
3、重复性的工作、需要当天完成的事情→ 紧急不重要
很多人都会认为紧急的事情就是重要的，其实不然。在很多情况下，紧急的事情是别人交给我们的一些重复性的工作，这一类工作的特点是：重复性强、难以体现个人价值。可能这些事对于别人而言很重要，但对于我们却不是。每天的工作时间有限，我们需要在有限的时间里发挥出最大的价值，
解决策略 ：在面对这种工作时，我们需要找出规律、将这些工作，批量化、模板式、流程化、高效地完成。
4、十分钟内可以完成的工作→不重要不紧急
拿快递、打印资料、收拾桌面等，这些事情不需要花费太多的时间，但是做起来又比较琐碎，晚点处理也没有关系，这些工作我们就可以将其划分到【不重要不紧急】这一象限里。
应对策略：不重要也不紧急的工作就可以往后放，或者集中在一个时间段进行处理。比如：下午1-2点的时候，是人体状态最差的时候，我们可以在这个时间段来处理这些事情。
我们运用思维导图进行整理汇总后，可得出下图结论：
只有当我们掌握了处理工作的正确方式，【四象限原则】才能发挥出它的作用。在接到新的工作时，我们会习惯性运用分类思维来进行处理，条件反射性的判断它是属于哪一类型的工作，应当如何处理。如此一来，工作效率和成果都将更上一层楼。
日常工作中，运用分类思维，可以帮你有效的管理时间，让你合理分配每件事务处理时间，不至于搁置最重要的事情。而长期坚持分类，我们也终将会形成自己的时间管理方式，使自己的思维上升到一个新的层次，对个人职业成长也将带来极其重要的影响！
文中部分配图来源网络 侵权删除
【百格活动——用实力证明活动效率】
1117
被折叠的 条评论
为什么被折叠?
到【灌水乐园】发言
