如何有效地召开会议？

在工作过程中，经常会听到大家抱怨，三天两头开会，又长又臭，开了半天，啥结果都没有，浪费时间。

那如何召开有效的会议，让团队不会对会议抵触呢？只需要按照如下四个步骤执行，就能让团队成员对会议产生积极的态度，理解这是一个帮助团队解决问题的会议。

第一步：事先明确会议目的。弄清楚开会要解决什么问题，接着围绕会议目的认真做好一切准备工作，务求会议获得实效。

• 不开没有目的的会议；
• 不开目的不明确的会议；
• 不开无准备的会议；
• 不开议而不决的会议；
• 不开无实效的会议；

第二步：事先制定会议规则，准备会议议程，并分发给相关人员。

1) 会议期间禁止打电话，玩手机；

策略：在培训过程中，让大家能够达成共识，共同遵守这个规则；

2）按时开始会议；

策略：会议提前30分钟再次提醒相关人员，尽可能让大家提前5分钟到场。

培训过程中，可以问下大家：如果想要召开有效的会议，除了主持会议者，大家是否也要准备？怎么才算准备好？例如，会议10点钟准时开始，那么10点，我们的身体和思维都要做好准备，带着会议主题，带着问题进行会议。

3）按时结束会议；

策略：可以指定会议中某个参与者 进行倒计时，距离会议结束10分钟，可提醒一次，会议时间结束，无论是否讲完，都必须结束会议。

4）只邀请相关人员参加会议，并帮助每个参与者明白自己的责任；

5）议上坚持事先制定的议程；

策略：不要试图解决会议上所产生的全部冲突，否则很容易跑题。发现跑题，及时拉回到会议议程上，其他问题可记下，会后可单独召开会议进行讨论。

第三步：会议过程，做好会议笔记。

对于参会人数较多，重要性高的会议，应该不允许参会者自行记笔记，而安排专人记录，并实时投影到大屏幕上。这样做的好处：

① 避免与会者因埋头做笔记而分心；

② 确保后续讨论基于同样的信息（大屏幕显示的）,从而避免因各人听到的信息的差别而导致的后续意见分歧。

第四步：会后及时整理和分发会议纪要，有专门记笔录的人员。

会议纪要应该在会议结束后24小时之内分发给相关人员。

会议是必需的，但又不能太多。如果什么事都要开会来解决，就说明工作制度不健全。