如何召开一个有效的会议？| 每天成就更大成功

很多人都有会议综合征，每当听到要开会的时候就是一头包，很多人都非常排斥会议，认为很多会议都是在浪费时间，如果团队中出现了这样的情况，那么管理者就需要考虑一个问题，开会的初衷是为了能够信息互通，解决问题，为什么产生了这样的结果？

在项目团队日常沟通中，会议是管理上必不可少的一项工具，那么应该如何召开一个有效的会议呢？

要召开一个有效的会议，需要遵守如下原则：

• 原则一：在会前制定会议议程
• 原则二：完成会议议程制作之后，在会前应发放会议目的、议程和预期结果，分发会议资料，使与会者提前了解会议信息
• 原则三：贴出会议议程（使用电子投屏或白板），以明确会议焦点。通过公示会议议程，可以随时告知大家会议的焦点在哪里，如果讨论问题偏离主题，会议主持人很容易使会议回到主题
• 原则四：会议中，抓住关键信息进行讨论，使会议聚焦主题
• 原则五：会议应保持简短，时间把握在 1 小时左右
• 原则六：在会议结束前，需要回顾会议结果，确保与会人一致认同结果
• 原则七：会后，分发会议记录。根据需要也要向未参与人员分发
• 原则八：抓住改善会议的机会，请与会人员对他们在会议上投入的时间和会议价值进行衡量，做出评分。评分规则可以根据投入时间和会议收益两点进行评分。这一点很重要，因为这一原则可以收集到无效会议的数据
• 原则九：会议的主持人与会议主要发言人最好不要是一个人，因为既想主持好会议又想充分参与会议解决问题，这几乎是不可能的

在召开会议的时候，也要创建旁听角色，对于旁听者需要保持两个原则

• 旁听者出席会议是为了听和学习，而不是参与会议讨论
• 旁听者不能进行参与会议，如果他们主动参与讨论，则需要请他们离开会议现场

项目管理者需要注意，项目团队中每个人的工作性质是不一样的，如非紧急，不能随意召开会议，不同性质的会议参与人员也要有所不同，如果经常把与会议不相关的人员安排到会议中，就会导致会议综合征。

随意的会议会导致项目团队时间被过度浪费，项目团队成员为了参与会议导致生产力的下降，会对项目管理者的管理能力提出质疑。