如何执行大型会议活动现场管理

在人潮涌动的活动或会议现场，组织管理者总有千头万绪需要去打理，会场布置、设备搭建、嘉宾接待、会场签到、流程场控、礼品发放、分会场/区域管控、大会安保等等，市场人既要在忙碌的现场工作中挣扎突围，还要应付随时可能出现的紧急事项。

这时候，高效的活动会议现场管理就尤为重要，鲸会务结合业内经验和多种管理技术，给大家挑选总结了适配性广，操作容易的一套现场执行管理系统：

 

01接待管理

● 识别来者身份（如：参展商、嘉宾、媒体记者、工作人员等）

● 签到核销等入场工作

● 协助办理相关证件

● 疏导到会车辆

● 介绍展会活动的基本情况

● 制定人员流动疏导方案

● 讲解展会现场相关注意事项

● 告知开馆、闭馆时间

● 其他接待相关事务

 

02商务管理

● 验证手续、办理交费、出具发票

● 收取相关商务租赁费用

● 收取临时入场购票费用

● 审核发放现场各项支出

● 编辑管理相关协议文本

● 填写各方制定的临时需求表格

● 其他商务相关事务

 

03后勤保障

● 现场相关餐饮服务商管理与调度

● 现场相关运输设备管理与调度

● 现场相关移动展具、模型的临时管理与调度

● 现场可移动广告载体管理与回收

● 现场展示租赁设备管理与回收

● 现场绿植管理与回收

● 现场成型宣传材料管理

● 现场摄影摄像设备管理与协调

● 现场各种开幕、闭幕物品的管理与回收

● 现场各种工作证件与服装等相关物品领用

● 现场各类人员的管理与疏导

● 现场各类信息的处理、反馈与收集

● 现场各类组织关系的协调与分配

 

04展区展务管理

● 展区测量与展品检查

● 更换与调整展位

● 展位噪音管理

● 展位水、电、气、餐饮协调

● 展品知识产权保护协助

● 展位施工与设备安装协调

● 展商代表与展出品核实

● 展区广告内容核实

● 展区参观人员疏导

● 展区桌、椅、垃圾筒协调

● 展区安全防范

● 其他展区相关服务

 

05现场调度

● 协调各系统的相关任务，特别交叉性任务的指派

● 控制会展活动现场的进行程序

● 调配现场相关管理人员与服务人员

● 对现场各类突发事件做出处理决定

● 重要工作内容通知下达

● 重要领导参观路线设置

● 检查各系统实际工作情况

● 公布会展现场重大变化情况

 

06工程与设备管理

● 标准展位运输、安装、检修、拆卸管理

● 展场水、电等申请、输送、安装管理

● 特装展位施工管理

● 大型展品物流与安装管理

● 展位移动、撤除、检修、管理

● 大型表演使用设备的安装、检修、拆卸管理

● 工程运输设备使用管理

● 协调场馆方、施工方业务关系

● 协助办理工程人员证件

● 检查会展活动现场使用材料

● 人员管理设备与现场大型广告载体的安装与管理

● 背板、开幕台、剪彩台的安装与检修

● 展场通风、通气设备检修、安装管理

 

07现场防护管理

● 维护展期安全，防止各类事件发生

● 巡逻展示区域治安与公共危害防止

● 排查消防设备设施

● 协助核对进入展区人员身份

● 失物报检、领取管理

● 呼叫对讲系统建设

● 现场纠纷处理

● 现场医疗救助及处理

● 展区监控设备安装与检修

除了上述各环节管理工作之外，鲸会务也从技术支持上为大家提供了全程数字化会议管理系统，可以帮助主办方更加高效、简洁的完成各类活动会议的现场管理。

 

多样化签到系统

在现场签到方面，解决了之前令主办方头疼且消耗大量人力的传统签到方式，鲸会务的电子签到系统涵盖了二维码签到、刷脸签到、定位签到、闸机签到、手环签到等多种方式，根据主办方需求定制，签到进度随时查看，极速完成入场身份核验，节省签到接待的人力物力。

 

会议流程一目了然，减轻现场工作人员负担

鲸会务支持小程序和H5多种建站方式，主办方可以自定义配置微站的功能和内容，关键信息在微站中集成，包括大会介绍、会议流程等，参会嘉宾可以快速了解会议的相关内容，为参会单位与个人带来更高效便捷的参会体验

 

线上展会，直播同步

鲸会务数字化会议管理系统可以通过视频、图片等给参会嘉宾更直观的产品展示。参会人可以拨打电话或填写预留信息，也可以利用在线聊天室的功能直接和参展商对接。同时线上同步直播功能，让无法到场的客户远程参与，使会议摆脱时间、场地的限制，有效提高会议影响力。

 

丰富的现场互动，拉近客户距离

个性化的互动环节能让现场氛围瞬间燃起来，让参会者有更强的参与感。借助丰富的大屏互动功能，引爆会议氛围，提高参会者的积极性，重塑会议新体验。

 

数据统计

鲸会务将宣传、注册、签到、问卷、投票、互动等数据实时记录在后台中，一键即可查看。多维度数据报表量化活动效果，深度分析与会人员行为，便于后期的总结。

 

​鲸会务一直在不断的完善和丰富会议服务，如果您在办会方面还有更多需求，可以关注【鲸会务】公众号或者点击→ 鲸会务 进入官网，了解更多。