档案管理不用愁，知识管理系统来搭手

编者按：本文介绍了知识管理系统在档案管理电子化方面的应用，天翎知识管理系统具有分类存储、批量上传下载、水印安全设置等功能，可有效助力档案管理电子化，帮助科学高效档案管理。

关键词：分类存储，批量上传下载，水印设置，全文检索，在线预览

在今天这个数字化时代，电子化档案管理成为必然趋势，是档案管理工作和时代技术接轨的必然道路。

其实电子档案自身也是有局限性的，一是安全性问题，储存和传输；二是和原业务流程的契合度问题，现阶段各档案管理处还是以纸质版档案归档为主要手段，电子档案和纸质档案如何对应管理，保证协调发展平滑过渡？

基于低代码平台的知识管理系统可以尝试，推进档案电子化，让传播速度更快，协同共享更顺畅，项目管理更规范，分析处理更高效，成本效益更优化。

（图释：天翎KMS主页）

1 分类存储，省时省力

（1）文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式，零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。

按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。

（图释：天翎KMS标签分类）

2 审批功能，高效归档

天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。通过流程对档案借阅、鉴定实现在线审批操作，实现档案全生命周期过程管理。

（图释：天翎KM可视化流程配置）

3 多渠道归档，整理方便

天翎平台支持按部门划分新建或上传不同类型的文档，如常用的办公文档格式、图片、视频等多种格式的文档。同时，平台支持语音、文字互转，多种方式、渠道获取档案，电子档案的100%归档。

（图释：天翎语音文字互转界面）

4 私有化部署，信息安全

（1）私有化部署，外部防护

档案管理涉及到大量重要信息，其安全性非常重要。无论是外包数据存储还是使用流行的云计算SaaS应用程序，都意味着可能给信息带来更多不必要的或者未经授权的访问，安全性和隐密性难以保证。

而私有化部署将所有的敏感数据或业务数据部署在内网的本地服务器上，服务的稳定性、数据的安全性是能够达到极大的保证的，这样就相当于给企业数据信息支起了“防护罩”。

（2）信息保护，内部隔离

• 权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失
• 可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。
• 按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。
• 文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

（图释：天翎权限管理界面）

5 智能检索，查询方便

多维度、多类型的检索，精准定位信息

天翎知识文档系统支持按照部门维度、员工维度进行全文检索，支持高级检索，如模糊搜索、分词搜索、编号搜索等，同时体现最新浏览，最新分享，最新搜索，移动端检索功能，搜索结果根据标签权重进行排序。

（图释：天翎知识文档系统检索）

6 对接集成，支持信创

天翎知识文档管理系统内置Webservice、RestFul、SAP、速达、用友、金蝶和MS Office等接口，通过这些接口平台可以快速友好的同其他IT系统或智能硬件进行整合，统一集成异构系统的档案数据，可从各个系统自动归集需要归档的文件数据，在授权情况下档案系统的文件数据可被各个系统调用。

天翎知识文档管理系统全面适配信创环境，与多款主流国产操作系统适配，如中标麒麟操作系统、深度操作系统、优麒麟操作系统等，平台支持主流数据库MSQL SQL、SERVER、DB2、ORACLE等，并支持国产数据库达梦、翰高、金仓人大、高斯等。

（图释：天翎平台操作截图）