揭秘!疫情下的阿里员工如何上班?

​2020年,在第一个不走亲戚的春节过后,许多公司迎来了第一个不用到公司场地办公的工作日。

阿里巴巴同样如此,我们是阿里巴巴语雀团队,在家办公的第一天,我们这样度过:

9:00 晨会同步工作安排

9:30 项目进展记录

11:30 节后复工信息搜集

14:00 运营方案沟通会

15:00 远程设计评审

17:00 开发文档撰写

18:00 日报同步工作进度

在家办公第二天,我们取消了晨会

第一天,我们组织了一次晨会。虽然有主持人全程把控议程,但团队几十人一起开会,几乎可以称得上是一场灾难:

由于家庭网络原因,中间随时可能有延时或掉线;

同一时间只能一个人说话,沟通效率低;

晨会本来是用来沟通需要共同协同的项目事宜,而实际上,大家需要其他人协作的事项更倾向于单独找相应同学沟通,而非在晨会上占用全体同学的时间。

所以,在第一天晨会过后,老板果断取消了每日晨会的约定,回归之前的晨报模式:

每人每天早上 12 点前提交晨报,说明工作安排和需要协同事项,只有需要开会的时候小范围进行专项会议,会议结果通过晨报同步给其他同学。每天结束工作下班前,也在同一个话题下提交日报,同步进展。

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我们用语雀新上线的「话题知识库」进行晨报和日报管理,这些内容被有序沉淀下来,是团队宝贵的知识资产。

在家办公四天后,我们总结了这些远程办公金标准

任何产品都是在实践中不断迭代和进步的,我们的工作和协同方式也一样,对于如何优化团队协同和个人效率,我们总结了几个「远程办公金标准」:

团队协同约定

★ 1 、规划协同时间

最理想的团队协同办公,是把工作任务划分清楚后,交付给各个成员各自为战,但实际工作中往往涉及到大量的协同讨论和互相配合。

而在远程办公的时候,最常碰到的问题就是同事之间对于对方当前状态的不确定。

以前在办公室,伸头瞧一眼就能看到其他同学当前是否有空,现在只能通过钉钉问询。

我们每个人都在同时跟多个项目,如果这些项目成员一天下来都在相互沟通和确认,那每个人的时间就全被切成了碎片。

我们需要有聚在一起协同的时间,也需要有聚焦独立工作的时间。

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所以,团队需要规划好协同时间,比如,把会议时间确定几个时间段:上午9:00~10:00,下午14:00~15:00,晚上19:00~20:00,让大家有心理预期,除了这些时间段以外应该不会有会议,好安排独立工作时间。

★ 2、 团队信息透明

这是语雀团队一直以来的协同理念,保障信息在团队内公开透明,可以有效减少无效沟通。

我们的所有文件、文档、表格都存在语雀上,团队成员也保持着非常好的文档习惯,工作相关的开发文档、产品文档、设计稿、运营文案、甚至后台操作指南都有条有理地建设和维护起来。

与其在大群里问「XXX在哪里设置」不如自己在语雀上搜索来得快,沟通的时间也省下来了。
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★ 3、异步协同代替实时协同

这是语雀一直奉行的另一个协同理念:尽量用异步协同代替实时协同。

这点也是与第一点「规划协同时间」相关的。

大家在日常工作中可能经常碰到「约会难」,在每个人身上都有好几个项目时,约一个大家都有空的时间开会实在是难上加难。

上文说到了,我们需要有聚在一起协同的时间,也需要有聚焦独立工作的时间。

为了提示每个人的工作效率,语雀团队会尽量通过「文档评论异步协同」代替「多人开会实时协同」。

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具体实践主要是:在产品立项和设计评审时,我们会将 PRD或设计稿用语雀文档或者画板分发给项目成员,让大家通过评论功能异步讨论,很多时候无需开会,用碎片化时间异步协同就能收集建议,快速决策,让团队成员更多时间可以投入到聚焦工作中。

个人效率建议

★ 1、清晰区分工作时间和休息时间

在家办公,工作效率很容易变差。毕竟沙发和床就在身边,很容易工作着突然就想去休息一会儿。

另外,还有一些家务琐事,很容易一不小心占用许多时间。

如果无法保持专注,很容易无法像在公司这么高效,这也是最近许多人在朋友圈里抱怨「在家工作居然比在公司下班晚」的原因。

可以在家里给自己设置一个「工作区」,这个工作区里有你上班时需要的一切。

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按时起床,穿戴整齐,吃好早点,进入工作区,通过一些简单的仪式感可以让我们快速进入工作状态,提升工作效率。

★ 2 、即使在家也按日程工作

切记,在家办公只是工作地点变了,但是工作时间和内容都没有变。

在家办公,工作时间一定要在线,如果暂时不在线,需要及时更新钉钉工作状态和阿里邮箱日程,让团队成员知晓。

尽量在早晨安排好工作后,就在邮箱日历中规划好时间,与其他同学约定好会议也一定要同步到日历里,方便团队协调工作节奏。

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另外,许多钉钉上的消息实际上是不需要实时响应的。如果每条消息都实时响应,你可能会发现自己一整天全在回复钉钉了。

具体操作上,在聚焦工作时,收到同事的钉钉消息,可以先友好地回复:「目前我正在忙另一件事,咱们可以30分钟后讨论吗?」

非紧急问题都可以推后处理,让聚焦工作的整块时间尽量不受干扰。

而在和同事沟通时,也可以通过「明确任务响应时间」来给对方推后处理的空间,比如:「合作方提了这样一个需求,麻烦在下午2点前确定可行性。」

反馈和响应不一定是越快越好,合理的缓冲可以让协同效率大大提升。

★ 3、珍惜自己的时间也珍惜他人的时间

最后一点,是每个职场人应有的自律。

少开无效会议,多用异步协同代替实时协同;非紧急事件给对方更多响应缓冲时间;能在团队知识库里搜到的内容尽量不在群里提问……

当每个人都有这个意识时,我们就都可以用更少的时间,做更多的事。

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这几个好用的工具,了解一下

介绍完在家办公的黄金准则后,我们再给大家提供几个好用的工具:

**语雀 —— 50人以下团队长期免费使用
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作为在阿里巴巴集团内部已经实践多年的办公产品,语雀为社会各大企业和组织提供三大在线办公支持:

「语雀团队」长期免费使用;

「语雀空间」免费使用 3 个月;

非盈利性组织长期免费使用「语雀空间」。

钉钉「在家办公指南」

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首次详细发布全套免费在家办公解决方案。

上传下达、团队沟通、日程同步、高效协作在家办公全场景方案应有尽有;
教育、医疗、培训、新零售、金融、酒店等多行业解决方案一键获取;
一站式早中晚在家办公产品组合全免费;
百人视频会议、万人大群等应有尽有。

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宜搭 —— 免费向社会开放疫情相关应用

疫情当前,时间就是生命。1月29日,宜搭团队在支持浙江省卫健委在一天内成功搭建了“疫情信息采集系统”后,继续加班加点,连夜向全社会免费开放疫情信息采集系统、员工返乡信息系统、员工健康管理系统等多个应用,为抗击疫情争分夺秒。

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Teambition 项目任务远程协同

帮助企业在线管好工作事,企业版免费开放至 2020 年 5 月 1 日。

阿里巴巴官方出品,超700万用户协同办公首选;

项目管理、任务协同、日程同步、文档协作、知识共享、数据统计;

远程协同知识库上线,学习分享最佳实践。

还有更多工具,助你在家办公不愁,点击链接:工具,了解和使用这些工具。

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