word中脚注和尾注的处理

word中脚注和尾注的处理

尾注--参考文献

删除第一篇参考文献前的横线

重复引用的参考文献的处理

关于自动生成目录

图片和表格的处理

将尾注编号改为带[ ]的方法

 

尾注--参考文献

论文引用的参考文献一般用尾注。插入参考文章引用的方法如下：

1．光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”——“脚注和尾注”。

2．对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位置建议选“节的结尾”（一般论文只有一节）。

3．如“自动编号”后不是阿拉伯数字，选右下角的“选项”，在编号格式中选中阿拉伯数字。

4．确定后在该处就插入了一个上标“ 1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。

5．将文章最后的上标“1”的格式改成正常（记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变），再在它后面输入所插入的参考文献（格式按杂志要求来慢慢输，好像没有什么办法简化）。

6．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了。

7．在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”（Word已经自动为你排序了），继续输入所要插入的参考文献。

删除第一篇参考文献前的横线

所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线（页面视图里才能看到），如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。

1．切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。

2．在尾注右边的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。

3．再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。

4．切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。

重复引用的参考文献的处理

如果同一个参考文献两处被引用，只能在前一个引用的地方插入尾注，不能同时都插入，否则改动文章后，后插入的参考文献的编号不会自动改动。

1.单击要插入对注释的引用的位置。

2.单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。

3.在“引用类型”框中，单击“脚注”或“尾注”。

4.在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释。

5.单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。

6.单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。

不过得注意：Word 插入的新编号实际上是对原引用标记的交叉引用。如果添加、删除或移动了注释，Word将在打印文档或选定交叉引用编号后按 F9 键时更新交叉引用编号。如果不容易只选定交叉引用编号，请连同周围的文字一起选定，然后按 F9 键更新域。

插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输入时按TAB即可。建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符，居中制表位就可以设在20字符处。

我的公式编号用SEQ域输入，从“插入”菜单选“域”即可。这样做的好处是如果我有100个公式，在最开始插入一个新的，那么这100个公式的编号都要加1。如果手工修改会非常耗体，而Ctrl+A全部选定再F9更新域则十分快捷。

参考文献用尾注，也在“插入”菜单里。缺省的是上标格式，按Ctrl+'+'可以改成正常格式。好处也是可以自动排号。

图片说明用题注。一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。

Word表格中可以进行简单的计算。比如我有一个表格，让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几，用“表格”菜单的“公式”即可，不需用Excel来做。

对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。好处是可以做成超级链接，而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。

关于自动生成目录

所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成，可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。

图片和表格的处理

图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐表格段落格式选“段中不分页”，这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。

正文缺省样式是首行缩进2字符。输公式的时候要另起一行，但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段（鼠标三击可以选定段）。每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段，用格式刷复制即可（“格式”工具栏里有）。

将尾注编号改为带[ ]的方法

很多期刊要求参考文献为带方括号的格式，比如[1],[2]等，如果编号只有数字，可以用查找替换的方法来给编号加上方括号，具体做法为：查找: ^e 替换为：[^&]，建议文章修订好后再做这一步，否则新插入的引用还是没有方括号。