主数据

 

ERP系统的主数据维护是系统的基础。我们可以这样认为，如果系统的主数据内容非常丰富，那么系统的功能一般也是比较完备和丰富的。因此，主数据是ERP系统的基础，系统功能是上层建筑。主数据维护功能在系统中占有非常重要的地位。主要表现在如下方面： 主数据的准确性：对于任何计算机系统来说，输入的是垃圾，输出的一定也是垃圾。企业实施ERP系统，碰到的最大的困难之一也就是基础数据的准确性。主要表现在人员信息的准确、物料数据的准确、客户和供应商数据的准确。 人员信息的准确主要体现在人员是经常变动的，有的时候是人员的进出，有的时候时岗位的调动，也有时是岗位权限的变化。增加人员，给人员设置用户名、密码，设置权限，分配角色是系统管理员的日常工作。但是，大多数的ERP系统对这样既频繁又重要的功能设计显得粗糙和简单。人员信息的任何变动是一个流程性的工作，需要审批流程的支持，否则无法保证这项工作的严谨和准确。系统中人员的增减一定要和人力资源相对应的工作流程结合起来，成为其中的一个重要环节，才能保证不遗漏、不滞后。 大多数系统都设有角色，可以将角色分配给人员，以减少系统管理员的工作量和便于统一管理。一名人员可以分配多个角色，角色必须与地点、职位相关联。例如，一个总公司的财务主管，可能兼任分公司的财务经理。那么，当他登录总公司的时候权限是财务主管，登录分公司的时候权限是财务经理。 人员信息的唯一性对许多公司来说也成了一个比较难处理的事情。使用用户编号可以解决重名的问题，但是并不能解决部门调动带来的问题。比如，一个销售员发生了调动，从A部门（公司）到了B部门（公司），但是A部门（公司）的业务需要一段时间才能结束，是不是需要为他重新设置一个新的用户编号？较好的解决办法是通过人员信息层级的管理。可以设置一个人员通信录，记录人员的基本信息。其他信息可以记录在下一个层级，通过分配的方式形成各部门（公司）的人员信息，这样对于一个人员，用户编号是唯一的，但是在不同的组织机构中可以存在不同的岗位和角色。 同样，物料主数据、客户和供应商住数据也都存在层级的问题。尤其是在集团化管理的系统中，显得尤其重要。往往同一个物料，在不同的组织中需要为它定义不同的物料属性，如ABC、类别、订货周期等等，需要把基本的部分抽象出来放在集团的层面上来定义，由下级组织机构来分配使用，下级组织机构再定义各自特色的其他主数据属性。 主数据维护是一项流程性的工作，尤其是主数据进行了分层设置和管理以后。但是，企业的主数据维护往往是即时性的，也就是说当业务员需要在系统里增加一个商品型号的时候，往往客户就在门外等候。如果要完整地跑完一个主数据添加的审批流程，可能客户已经不再是你的客户了。因此，好的主数据输入功能模块，应该可以应付这种情况，对主数据的各个字段和属性有必填项、非必填项、紧急、非紧急的区分。对于做成一个订单所必须要的字段，设置为紧急必填，只要维护好了就可以下订单。对于用于统计分析的字段信息，可以设置为非紧急的必填项，系统应有功能提供一段时间内的自动收集、提醒通知责任人完成其他字段的补充。 主数据的维护既是日常性的工作，也会有阶段性的工作。往往阶段性的工作是大数据量的批量更改工作，如价格调整、类别调整等等。因此，系统要有批量处理和调整的功能。 主数据的唯一性应该分两个层面来看待。第一个层面容易解决，无论是物料还是客户，一般都是通过代码来进行系统级的唯一性保证。也就是代码是唯一的，但是真正的不唯一却经常发生在后一个层面，如同一个物料在系统内有两个代码，这两个代码只是相差一个空格或者一个逗号；同一个客户有两个客户编码，一个是全称一个是简称。这就需要系统在输入界面上提供一种可以发现这种差错的工具，如关键字查询。当然，不可能完全杜绝这种情况的发生，这就需要建立一个处理这种差错的工作流程，系统能提供支持这种流程，如客户信息的合并、物料的合并调整。当然，这并不那么简单，因为往往是两个客户编码名下都已经发生过业务。需要合并的物料往往有库存，有正在执行的采购等等。 主数据维护的重要性还体现在效率和系统严谨性上。如果不对价格权限、信用权限维护，你就无法使用对应的功能。如果你决心把这些数据维护好，你会发现这是一项多么耗费人力的工作。这是一项持久的工作，并且在此项工作中建立起用户对系统的信任和信心是如此的重要，一旦你的数据有那么几次不准确，用户就会失去对系统的信任，那么这个时候1%的信息失真带来的后果是99%的信息维护工作功亏一篑。这将对你的用户和你自己的自信心产生最大的打击。 主数据的维护工作占了ERP系统工作的大部分，他所涉及的面非常广泛，它不仅需要有系统功能的良好支持，更加重要的是管理流程的完善。因此，要能成功实施ERP和运用好ERP，千万不要忽视了主数据的维护工作