项目管理Follow Me – MS Project使用经验谈

最新推荐文章于 2023-07-14 07:30:00 发布

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MS Project是一个经典的项目管理工具，它以使用简单、易用得到广大项目管理人员的肯定。但在实际工作中很多项目管理人员并没有将MS Project的功能与项目管理的精髓进行结合来指导项目进度计划的制定，结果导致做出的项目进度计划“看上去很美”。

为什么每个项目都要先制定项目进度计划？因为项目进度计划的制定可以使项目经理、高层经理、客户、业主等所有项目干系人对项目的结果充满信心，在项目未开始前就可以看到项目的结果。因此，项目管理人员制定的项目进度计划一定要准确并具有可执行性，否则项目进度计划就成了空谈，直接导致项目进度计划不停的变更或弃之不用，最终造成项目失控。

在使用MS Project制定项目进度计划时，很多项目管理人员通常只做2件事：创建任务，给任务添加资源。就算项目的任务都经过了WBS分解，而且项目结束时间也符合要求，那么这样的项目进度计划仍然可能不具备实际的可操作性。在此必须强调的是：使用MS Project时不能只看Gantt图，还必须使用“Resource Usage资源使用情况视图”来验证项目计划的合理性和可操作性。

例如某项目需要3个项目成员在10天内完成一个工程，项目经理制定的进度计划如图1所示。当看到这份进度计划时，任何人都不会觉得有什么问题，大家都觉得项目势必是成功的。

图1 某项目进度计划Gantt图

但实际情况却不是如此，项目管理人员如果打开MS Project的“Resource Usage资源使用情况视图”就会发现项目进度计划中存在非常严重的问题。如图2所示，红色方框的区域是该项目成员没有工作任务；蓝色椭圆区域是项目成员要不工作量不足，要不工作量大的连加班都不可能完成。

通过MS Project提供的这2个视图就可以体现制定项目进度计划的精髓：“不但要在合理的时间内完成项目，而且在资源使用时达到平衡的效果”。

图2 Resource Usage图

除了以上2个视图外，MS Project还提供了制定项目计划非常有用的一些小工具。

Ø 设置关键路径：打开【Format】à【Gantt Chart Wizard】菜单，如图3所示，MS Project可以自动生成项目进度计划的关键路径，关键路径上的任务会使用红色进行标示。关键路径的设置对于项目经理监控项目是非常有用的。

图3 设置关键路径

Ø 多项目间资源共享：多项目共享某个资源的情况在实际工作中是非常常见的，例如：美工会参与多个项目的UI设计。但公司又没有使用Project Server，那么该如何对项目的共享资源进行合理使用呢？打开【Tools】à【Resource Sharing】à【Share Resources】菜单，如图4所示，可以将其他项目的进度计划中资源使用情况与本项目进行合并，这样就可以对项目资源进行有效的使用和平衡。