sap进阶系列(23)：第一篇：财务总览之项目管理中的财务管理(2)

2.10.2   项目的成本控制

SAP 通过项目成本的计划和实际比较来达到控制成本的目的。项目成本控制组件和其它相关模块有紧密的集成。这些模块包括管理会计，财务会计，生产计划和控制，物料管理。

2.10.2.1             成本计划

项目成本计划在项目的不同阶段有不同的作用：在概念定义和粗略计划阶段，成本计划的作用是计算一个项目最初的成本估算；在审批阶段，成本计划是分配预算的基础；在项目执行阶段，我们使用成本计划来控制实际成本和成本差异。 SAP 成本计划有如下几种方式：

1. 简便成本计划。简便成本计划的核心是成本模型（Costing Model）。对于成本结构相似且经常重复出现的任务，我们可以定义成本模型。在对WBS 元素计划成本时，只要提供相关的数量和参数，就可以计算出成本计划。举例来说，假如我们的项目经常需要埋设管道。但是不同的项目，埋设管道的直径以及沟渠的长宽深各不相同。我们可以设计如下成本模型：

表1 埋设管道的成本模型

 

只要某个项目含有埋设管道的WBS 元素，我们就可以使用这个成本模型，提供沟渠的长，宽，深以及管道类型就可以计算出成本计划。

我们可以在两种情况下很好地利用简便成本计划：<1>关注成本控制的项目管理。如果你使用项目作为成本控制的工具，对于项目成本计划的高效性，直观性和易用性特别看重，那么简便成本计划是很好的工具。<2>复杂项目的初步成本计划。如果我们使用项目系统来管理复杂的客户项目或成本投资项目，那么我们需要一个简单但高效的工具来作出初步成本计划，这种初步计划可以成为客户项目报价的基础。当项目被批准或接受定单后，我们会使用网络来做详细的成本计划。初步计划将被保留在一个分开的计划版本里作分析比较使用。

2. WBS 的手工成本计划。这种计划方法是指根据项目的WBS 结构，手工编制项目成本计划。具体来说又有三种形式：

<1>层次计划（Hierarchy Planning）。这是最简单的形式，计划是不分成本要素的，也就是说对于WBS 元素的成本是总数的形式，而不考虑成本的构成。计划者沿着WBS 的层次结构对整个项目和会计年度编制简单的成本计划。

<2>成本要素计划。当我们获取关于项目成本更详细的信息时，可以编制成本要素计划。这种计划涵盖初级成本要素，作业类型投入（从服务成本中心流入的次级成本要素）和统计指标的计划。

<3>单位成本法（Unit Costing）。如果我们有资源供给的来源，数量和单价等信息，那么单位成本法是WBS 手工成本计划中最为详细的一种形式。单位成本法实际上是一种电子表格，由于系统集成的缘故，这种电子表格可以调用系统存在的主数据和价格数据，比如成本中心模块的作业价格，物料的标准成本等等。和其他电子表格一样，我们可以利用单位成本法计算总计，小计和其他数学公式。 单位成本法按项目类别对成本分类，不同的项目类别需要成本编制者输入相应的内容，系统会自动查找并计算成本。比如对于内部加工成本，需要输入成本中心，作业类型和数量。系统会自动寻找作业价格，计量单位和成本要素，并计算成本。再比如对于外部加工或外包成本，需要输入采购信息记录，工厂，采购组织，数量和成本要素。系统会自动寻找价格和计量单位，并计算成本。再比如对于物料成本，需要输入物料号，工厂和数量。系统会自动寻找物料成本，计量单位和成本要素，并计算成本。而对于间接费用，系统会根据成本核算单自动按比例并选取基数进行计算。

三种计划方式可以在项目的不同阶段使用，也可以同时使用。比如对于关键WBS 元素用单位成本法，而其他用层次计划法。

3. 网络成本计划。上述两种计划方式，要么是在项目初期使用，要么是对那些只使用项目管理模块一部分功能（主要是作为成本核算对象）的项目使用。换句话说是对那些还没

有维护详细的项目网络结构的项目使用的。回顾一下上一节和图3 关于网络的介绍，读者可以发现一个信息完整的网络中已经包含了成本计算的所有条件。这一点我们只要和单位成本法所要输入的数据比较一下就清楚了。因此我们可以在保存网络，或者下达网络时让系统自动计算项目成本，或者手工触发项目成本的计算。这种计划的好处之一是成本计划和时间进度控制以及资源计划是集成的。因此如果网络结构或活动的时间发生变化，成本计划也会自动地做相应调整。

我们可以对活动（外部的，服务的或一般成本的）或外购的物料构件直接创建“发票接收计划”（Invoicing Plans）。这意味着系统可以根据“发票接收计划”中的日期计划成本和支付。成本将根据发票接收计划上的时间准确地计算而不是简单地分配到时间段上。在创建“发票接收计划”时我们可以复制一个“参考发票接受计划”，系统将根据实际的开始日期重新计算成本和时间。

随着项目进程的展开，相对于计划成本，实际成本将开始发生。网络实际成本通常由下列业务产生：财务会计过帐；物料管理的货物移动；内部作业分配；间接费用；确认（Confirmations）；收到发票。

4. 分配给项目的定单。如果一个WBS 元素是一个成本对象，那么我们可以将不同种类的定单分配给它。这种分配意味着这些定单将在项目的架构下管理。这些定单的计划成本将以汇总的形式记录到项目中。在SAP 中，我们使用定单实现不同的目的。可以分配给项目的定单包括：<1>内部定单。用于管理成本的定单。参见成本中心和内部定单章节。<2>设备维修工单。是设备管理模块中用来计划设备维护行为，输入和结算设备维护成本的定单。<3>生产定单。用于制造产品的定单。<4>销售定单。是一个销售组织和售达方关于以明确的价格和时间提供指定数量的商品或服务的契约协议。此外，根据定单是否消耗项目预算，可以分成“消耗预算定单”和“独立预算定单”两种。

2.10.2.2             预算和可用性控制

在成本计划阶段，我们将利用上述的工具尽可能准确地计划项目成本。这个阶段往往采取自下而上的方式，从最底层最细节的活动或WBS 元素开始进行计划，层层汇总和修正，最终形成整个项目的成本计划。接下来在审批阶段，资金将以预算的形式明确和分配下来。预算分配的过程和成本计划的过程刚好相反。它是沿项目的结构自上而下分配下去的。预算和成本计划的区别在系统中是很微妙的。预算是具有束缚力的，它是管理层控制一段时间内成本发展的审批工具。当计划批准为预算后，这种束缚是体现在成本总额上的。明细的实/ 计划比较是分析的工具，而不具有直接的约束力。可用性控制在一定程度上体现了预算的束缚力。在项目的进行过程中，可使用的资金将被投入到不同的地方。资金承诺（指采购定单和采购请求）和实际成本相继发生。同时，分配给该项目的“消耗预算定单”也将陆续发生各种成本。所有这些统称为“已分配资金”。当然我们可以使用“资金使用概览”等报表控制预算的使用，但是这种控制是被动的，也就是说你必须自己去看这个报表才能知道预算使用情况，才能实施某种控制手段，比如冻结成本的发生，或通知相关人员。SAP 项目管理系统还提供了主动的“可用性控制”。在执行成本相关的操作时，系统将自动计算“已分配资金”并和预算比较。如果超过了某个容忍水平（比如“90%预算已分配”，或“预算超过5%”等等），将触发各种系统反映（比如，警告，警告并发送电子邮件或错误信息），从而干预实际成本的发生。我们可以在后台灵活地定义各种容忍水平和系统的反映方式。系统在计算“已分配资金”时会自动寻找相关的WBS元素，并自动汇总它下层的所有成本对象的已分配资金。

对于预算控制，系统还提供了各种工具：原始预算编制，预算更新，预算下达和预算结转。预算更新包括了预算增加，预算返还和预算划拨。预算下达功能使得我们可以分阶段部分地下达预算，以避免预算过早地耗尽。预算的结转是指可以将本年未使用完的项目预算结转到下一会计年度。

此外，如果我们使用SAP 的投资管理模块。那么投资项目作为企业投资计划的实现工具，将被纳入整个企业投资计划的成本计划和预算控制架构中。

2.10.2.3             承诺和实际成本

和其他管理会计模块类似，项目实际成本流的来源是SAP 系统的各种业务模块。除了实际成本流以外，承诺（指采购申请和采购定单这些将来的成本流）也是项目需要控制的。这些业务模块包括：

<1>采购：采购申请，采购定单，收货和服务确认。

<2>库存管理：物料领用。

<3>财务会计：总帐过帐。

<4>财务管理：间接费用法，流程成本（ABC 成本法），利息计算，结算（定单），分配，分摊，作业分配。

<5>项目系统管理：确认（Confirmation）。

确认（Confirmation）记录了活动或活动元素的进展情况（主要包括实际时间和预计剩余时间），从而使我们可以作出关于项目将来发展的预测。确认的动作在系统中会实现多项功能，其中包括实际成本过帐。我们可以用很多方式来完成确认：

<1>单独确认，对个别网络，活动，活动元素或产能的确认。

<2>汇总确认。

<3>从信息系统出发，生成要求确认的工作流，发送给相关用户进行确认。

<4>使用跨模块的时间表（Time Sheet）。时间表是SAP系统中记录个人工作时间及工作对象的工具。说它是跨模块的，是因为时间表的数据可以被很多模块使用，比如人力资源，项目系统，设备维护，财务管理，服务管理等等。

<5>使用Internet 完成单独确认，汇总确认或填写时间表。

<6>通过系统接口，从PDA 设备，或其他外部系统输入数据。

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