团队迭代回顾会议_是时候重新考虑您团队的会议方式了

团队迭代回顾会议

在2016年，我写了一篇文章，介绍了如何召开完美的30分钟会议 。 从那时起，我继续宣传缩短会议的好处，并继续在30分钟或更短的时间内召开（大部分）会议。

在过去的两年中，围绕开放式会议方式的对话日益激烈。 让我分享我当时从别人那里收到的反馈，评论和其他想法。

尊重时间，尊重人民

大家都很忙 特别是在开放式组织中，人们可能需要经常开会。 表达对他人的尊重的一种方法是尊重他人的时间。 这意味着也要准时参加会议并按时结束会议，因为与会人员可能在本次会议之后还有其他承诺。

您可能考虑围绕此原则构建责任制。 例如，在以前的工作场所中，我们的团队尝试了迟到的处罚。 如果会议时间的总浪费超过指定的数量，则违规者必须将蛋糕带到下一次会议。 假设会议有八个人参加，浪费的时间限制为20分钟。 如果其他七个与会者都准时参加，并且您迟到了五分钟，那么在这种情况下您浪费的总时间等于五分钟乘以七个人，总共浪费了35分钟。 因此，您必须带蛋糕参加下一次会议。

这种做法的另一个示例来自Kanbanize博客 ，该博客解释了您如何因迟交而被罚款1美元，然后将其用于慈善事业或对公司活动的捐款。

但是，我不喜欢罚款。 我相信您应该尊重同事和公司的时间，无论负面影响如何。 对我而言，诱因处罚表明缺乏信任，这样做还引入了人们开始使用该系统的风险。 假设您开会迟到了。 那么，比完全迟到呢，是否更愿意完全跳过会议？

总结和行动要点

您是否曾经离开过会议，以为自己都在同一页面上，但是随后在随后的讨论中，意识到其他人对所说或决定的说法有完全不同的解释吗？

大家都很忙 特别是在开放式组织中，人们可能需要经常开会。 表达对他人的尊重的一种方法是尊重他人的时间。

在会议结束时， 快速总结会议以确保每个参与者都有相同的观点（但是请注意不要陷入无休止的重复循环！）。 如果会议产生了行动要点，那么请确保也进行审查。

每个动作点仅由一个人负责。 分担责任通常是没有责任的。 这并不意味着分配给动作点的人员必须完成该动作点所需的一切； 它仅表示此人对确保动作点的完成负全责（确保完成任务并随后提供状态和结果）。 有人认为所有行动要点都应有结束日期，但是我并不热衷于设定任意期限，除非确实有某种固定期限。 我们应该学会在没有想象中的最后期限的情况下完成事情。

会议结束后，花点时间写出讨论摘要（或者至少是小组所做的所有决定）。 将摘要发送给所有受邀者（包括可能没有参加会议的人）以及其他利益相关者。

为什么？

让我解释。

所有会议都是可选的

关于会议程序或结果的完全透明至关重要，尤其是在您的团队已决定所有会议都是可选的情况下。

我上一篇文章的第一批评论之一来自杰夫·麦克坎尼奇 （ Jeff Mackanic） ，他正在尝试使其团队的所有会议成为可选会议。 这种方法越来越受欢迎-或者至少我现在比过去注意到更多。

简而言之，“可选会议”政策意味着没有人有义务参加任何会议，而是可以将邀请自由传递给您认为会增加会议价值的其他人。 它与一种称为“ 两脚法则 ” 的实践并驾齐驱：如果您参加会议并且既不学习也不贡献，那么您就走开了。

要成功实施此做法，您需要在会议之前发送议程（这样人们就可以确定他们是否确实需要参加会议），并在会议之后散发笔记（这样人们就可以知道他们可能错过了什么）。 您的团队还需要确定在多大程度上允许不参加会议的人员对您在会议上做出的决定提供任何投入。

于尔根·阿佩洛（Jurgen Appelo） 在推特上发布有关可选会议的推文时引发了热烈讨论 。 对于Appelo而言，选择会议策略是否有效证明可以归结为对会议的文化和态度，以及对会议要讨论的主题进行适当的会议计划和沟通的方式。 如果沟通不畅，人们可能不会露面。 如果在会议中通信不畅，人们可能会离开。

尽管如此，我还是很难理解您如何事先知道您是否会在会议中增加价值。 如果您决定不参加会议组织者并想让您有自己独特的想法，该怎么办？ 硬币的另一面（ Sam Knuth 先前已经解释过 ）发现您没有被邀请参加您认为应该参加的会议。 会议之前的协作文化和良好的沟通也许也可以解决这一问题。

无论如何，您应该始终事先发送议程，以便人们准备并评估他们是否应该参加会议。 然后，正如我前面提到的，发送会议摘要并突出显示小组所做的任何决定，以提供更多反馈并传播每个人的决定知识。

最好的会议是没有会议

进一步的步骤是，在#NoMeetings主题标签下团结起来的增长运动。 通常，支持者喜欢跳过任何会议，而直接走到需要与之交谈的人那里，可以在办公桌旁或房间里进行自发性交谈，然后快速地解决问题。 这样一来，论点就过去了，您和/或您正在执行的任务将不会因等待别人而比您需要的时间更长。

会议在任何组织（甚至是开放组织）中都有自己的位置。 好的会议可以产生很大的影响并激发目标感。

但是这种方法遗漏的是与您交谈的每个人所涉及的打扰费用。 它还忽略了这样一个事实，即您可能会花费更多时间自己多次向不同的涉众重复几次相同的信息。 只是因为现在对您来说是个方便的时间，您要与之交谈的人可能会很忙或完全专注于一项任务，而您现在正在打扰。

您怎么知道您的任务比此时此刻其他人的工作更重要？

但是，这种方法将必要的注意力集中在会议目的上。 您是否真的需要开会，或者可以通过其他方式进行沟通来处理这项工作？ 是一次充满单向沟通的会议吗？ 如果是这样，则信息可以通过电子邮件分发或张贴在Intranet上。 为了确保每个人在同一时间收到相同的消息或信息，举行了许多全体员工会议。 但是由于种种潜在原因，并非每个人都能出席此类会议。 许多会议工具都提供了记录会议的可能性，但是以我的经验，很少使用此功能。 这样，当天生病，休假或其他任何原因而缺席的人（见上文！）仍然能够获得与参加会议的人相同的信息。

尽管有#NoMeetings运动，但我仍然更喜欢安排预定的会议，因此我可以根据需要计划我的工作。 如果我知道我会在10:00被打断参加会议，那么我不会在9:50开始一些重要的事情。 但是我必须能够在去之前处理这些电子邮件...

开会

会议在任何组织（甚至是开放组织）中都有自己的位置。 好的会议可以产生很大的影响并激发目标感。

但是，大多数组织仍可以改善会议周围的文化。 减少会议的数量和时间可能会节省时间，但是完全取消会议可能对企业造成的伤害大于其收益。 在会议的内部和外部更加透明， 并通过其他方式或新方式进行更多协作，可以使每个人都感到更多参与，并在总体上产生更好的结果。

相信你的同事。 让他们自己决定在哪里做出贡献，并为协作活动增加最大的价值。 但是，如果您确实要让某个特定的人参加会议，也要确保清楚地进行交流-并一定要解释一下为什么会这样。 您会注意到，一个感到信任和自主的人会感到更有能力，并且会转移到他们的所有工作和所取得的成果中。

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翻译自: https://opensource.com/open-organization/18/3/open-approaches-meetings

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