软件外包的五点管理技巧

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       软件外包管理是指委托方依据既定的规范,选择合适的承包商,签订合同,监控开发过程和验收最终成果。

  只有当委托方和承包方对外包管理规范达成了共识,才可能有效地管理整个外包过程,从而使双方共同获益。

  

  一、软件外包管理流程

  

  一般地,在立项阶段,产品负责人应当进行“Make or Buy决策”,确定待开发产品的哪些部分应当“采购”、“外包开发”或者“自主研发”。如果需要外包开发,那么成立外包管理小组。

  

  二、选择承包商

  

  1.竞标邀请

  

  外包管理小组负责人首先起草《外包项目竞标邀请书》,然后与候选承包商建立联系,分发《外包项目竞标邀请书》,以及相关材料。

  

  感兴趣的候选承包商与委托方有关人员及时交流,进一步了解外包项目,在指定期限之内撰写《应标书》,并将《应标书》及相关材料(用于证明自身能力)交付给外包管理小组负责人。《应标书》的主要内容有:技术解决方案;开发计划;维护计划;报价。

  

  2.评估候选承包商的综合能力

  

  为了有效地评估候选承包商的综合能力,外包管理小组应当制定“评估检查表”,主要评估因素有:技术方案是否令人满意?开发进度是否可以接受?性能价格比如何?能否提供较好的服务(维护)?是否具有开发相似产品的经验?

  

  承包商以前开发的产品是否有良好的质量?承包商的开发能力与管理能力如何?承包商的资源(人力、财力、物资等)是否充足并且稳定?承包商的信誉如何?外界对其评价如何?承包商是否已经取得业界认可的证书如ISO质量认证、CMM 2级以上认证?承包商的地理位置是否合适?

  

  外包管理小组对候选承包商进行粗筛选,剔除明显不合格的承包商。只对通过了粗筛选的候选承包商进行综合评估。

  

  外包管理小组要和候选承包商进行多方面的交流(如面谈、电话交谈),依据“评估检查表”评估候选承包商的综合能力(例如采用5分制打分)。评估结论记录在《承包商能力评估报告》之中。

  

  3.确定承包商

  

  外包管理小组给出候选承包商的综合竞争力排名,并逐一分析与候选承包商建立外包合同的风险,挑选出最合适的承包商。结论记录在《承包商能力评估报告》之中。

  

  三、签订外包合同

  

  外包管理小组和承包商就《外包开发合同》的主要条款进行协商(谈判),达成共识,然后按照指定的模板共同起草《外包开发合同》。

  

  外包管理小组和承包商仔细审查《外包开发合同》中的每个条款,确保合同没有错误和隐患。合同双方的代表(具有法律效律的人)在《外包开发合同》上签字,此后合同生效。

  

  四、监控外包开发过程

  

  双方签订合同之后,外包管理小组不能干等着验收成果,而是应当主动监控外包开发过程,否则风险太大。

  

  外包管理小组定期(例如每两周一次)检查承包商的开发进展情况,并记录到《外包开发过程监控报告》之中。检查的重点是:实际进度是否与计划相符?承包商的投入(人力、物力、财力)是否充分?工作成果的质量是否合格?

  

  外包管理小组应当督促承包商纠正工作偏差。如果需要更改合同、产品需求或开发计划,则按照变更控制规程处理。

  

  五、成果验收

  

  1.验收准备

  

  承包商将待验收的工作成果准备好,并将必要的材料提前交给外包管理小组。外包管理小组慎重地组织验收人员。双方确定验收的时间、地点、参加人员等。

  

  2.成果审查

  

  验收人员审查承包商应当交付的成果,如代码、文档,等等,确保这些成果是完整的并且是正确的。验收人员将审查结果记录在《外包合同验收报告》之中。

  

  3.验收测试

  

  验收人员对待交付的产品进行全面的测试,确保产品符合需求。验收人员将测试结果记录在《外包合同验收报告》之中。

  

  4.问题处理

  

  如果验收人员在审查与测试时发现工作成果存在缺陷,则外包管理小组应当视问题的严重性与承包商协商,给出合适的处理措施并记录在《外包合同验收报告》之中。

  

  如果工作成果存在严重的缺陷,则退回给承包商。承包商应当给出纠正缺陷的措施,双方协商第二次验收的时间。如果给验收方带来损失,应当依据合同对承包商做出相应的处罚。

  

  如果工作成果存在一些轻微的缺陷,则承包商应当给出纠正缺陷的措施,双方协商是否需要第二次验收。

  

  5.成果交付

  

  当所有的工作成果都通过验收后,承包商将其交付给外包管理小组。双方的责任人签字认可。外包管理员通知本机构的财务人员,将合同余款支付给承包商。

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