在业余时间静下心来好好品味了下这本《卓有成效的管理者》,让一个步入管理岗位未满一年的我重新认识了何谓管理。
在张瑞敏的序中有这样一段话:管理得好的工厂,总是单调乏味,没有任何激动人心的事件发生。看到这段话我凝思了片刻,发现这句话非常的有道理。我思考到一个初创公司在创业阶段总是无比的忙,忙赚钱的同时也忙着怎么管理经营公司,初创的企业无疑在管理上是漏洞百出,缺乏流程化规范化的管理体系,随着团队的壮大、管理道路的不断摸索、人员管理能力的提升,一套符合自身公司发展的管理模式形成了。那时,我们看到公司在管理上不再有新鲜感,而更多的是实践好积淀多年而又行之有效的管理模式。
当我们未走向管理道路之前,我们的工作比较单一,我们只需要接受上级交代的工作和任务,在合理的时间内保质保量完成就非常好了。但当我们身处管理岗位的时候,我们渐渐发现很多的时间已经不再是我们的。我负责的是开发岗位,从我的角度来看,我每天的时间大概由以下几部分组成:
1.查收邮箱的邮件并一一回复处理
2.跟踪开发任务管理系统,分配相应的任务给时间充足并有能力胜任该项任务的同事
3.处理自己手头上的开发任务
4.协调处理同事遇到的问题
5.需求讲解评审,项目的排期,任务的分配
5.跟其他业务需求方讨论需求、突发问题
6.偶尔的部门会议 公司会议
7.部门招聘工作
现在不能单纯的只做自己手头上的开发任务,时刻会有事情需要及时处理和跟踪。这个时候,合理的规划时间利用时间就显得无比重要 了。正如书中所说,有效的管理者并不是一开始就着手工作,他们往往会从时间安排上着手。时间安排合理我们才能忙而不乱,每一位知识工作者,尤其是每一位管理者,要想有效就必须能将时间做整块的使用,我也很赞同这个观点,因为在我们处理一个问题的同时,是不可避免有很多其他事情的干扰,但有些事情我们必须及时响应解决,所以这时我们的时间比较零散,处理事情的效果不会很好。但当我们固定一个整块时间专门来做安排好的事情,不受其他事情干扰,这样我们的效率和质量都可以得到保证。
我们一直在处理事情,忙于应对各种情况,但真的能说明我们都在充分的利用时间做有用的事情吗。我们可以从以下方式来诊断自己的时间
1. 记录其时间耗用的实际情形
a. 保持一份时间记录每月定期检讨,发现时间的用处,找出浪费时间的来源
2. 做有系统的时间管理
将非生产性和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去
问自己:a这件事如果不做,会有什么后果,如果认为不会有任何影响,那么这件事便该立刻取消b.时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而 又不影响效果
3.管理者在浪费别人的时间
问下属有哪些事情在浪费他们的事情
为什么会存在这些浪费时间活动,归结起来可能有如下原因,一是缺乏制度或远见,重复出现的危机是可预见的,多次的出现务必会浪费大量的时间在解决这些危机上。二是人员过度,造成时间浪费。一个管理者如果不得不将他工作时间的1/10花在处理所谓人际关系问题上,花在处理纠纷和摩擦上,花在处理争执和合作等等问题上,那说明人员已经过多了。三是组织不健全,体现在会议较多。会议多说明大部分都花在无生产性的活动上,而且也体现了组织架构管理上出现了问题,大家都去花时间沟通问题,而不是解决问题。四是信息功能不健全。信息不健全导致该有的职能没有被发挥出来,传达信息不当导致花了大量时间做了无用功,这些后果有时更为严重。
一切卓有成效的管理者都应该知道自己的时间都花在何种活动上,自己可支配的时间有多少,同时要将可支配的零碎时间集中起来做有效的事情。时间是最稀缺的资源,若不将时间管理好,管理其它事情只是空谈。把握自己的时间,认识自己的时间,这是通向贡献和有效性之路。