一文掌握SOP搭建步骤方法

如果你正在阅读这篇文章，那么你很可能在寻找如何为你的企业编写标准操作程序（SOP）的指导，以确保更好的流程被传达给你的团队并且得到遵循。

为什么SOPs很重要

SOPs必须清晰地传达你的业务流程，以标准化操作并确保盈利性、质量和效率。这些手册还可以用于其他目的——强加一套规则、定义角色和关系、防止关键人员的流失、合规等。

它们最重要的功能是确保你的员工正确地执行任务。手册应该以清晰定义的步骤描述如何进行操作，你需要为每一个流程创建一个SOP。

如何编写标准操作程序

第一步：决定你的SOPs的格式

在呈现你的标准操作程序时，你可以从多种结构和格式中选择。大型公司可能会希望遵循国际标准ISO 9000或类似的标准。

编写良好的标准操作程序不一定要遵循国际规则。你可以按照以下结构编写SOP：

• 引言
• 摘要
• 详细信息
• 概览
• 相关清单

你选择的格式取决于多种变量——作为一家大公司，你需要有遵循公司内部政策和标准化的SOPs。相比之下，作为个体企业者，你可能倾向于更简单的展示方式。

这里有三种主要的格式可以选择：

• 简单的清单——列出所有涉及的任务，使其看起来像一个待办事项列表。这种方法对于不需要详细指导的小团队有优势。这种方式意味着你可以快速建立SOPs，而你的人员可以在执行新任务时随时这样做。

• 复杂的线性清单——这是前一个选项的扩展版本。你的清单应包含尽可能多的过程细节。一个单一的任务可能需要一个进一步任务的子清单来扩展过程。目标是记录一个无懈可击的过程，以便任何人都能接管并执行任务。

• 流程图——使用流程图作为一种可视化你的标准操作程序以及所有部分如何组合成一个整体的方式。

第二步：召集相关利益相关者

SOPs不应该在真空中创建。如果你正在创建它们以记录特定的工作流程、任务和过程，那么你应该与已经负责执行这些任务的人员进行清晰的沟通。

如果你管理的团队每天都在进行你想要记录的任务，你应该从他们那里了解最佳实践，并将这些实践纳入你的SOPs。共同创建过程不仅带来了更多的专业知识和对工作的审查，而且遵循你的SOPs的人会感到更有所有权。

第三步：发现你的目的

在创建标准操作程序时，思考你想要实现的目标。如果它们是全新的，那么你正在尝试构建功能性系统。如果你希望它们运行良好，那么你需要确保过程的优先级与业务优先级一致。

如果你的SOPs是记录现有的工作流程和过程，那么你需要考虑你的痛点是什么。如果你现有的过程让你失望，那么你需要弄清楚你能做些什么来改变它们。当前系统可能过于缓慢或产出的产品质量不够高。

你需要创建一个详细的任务过程分解，并确保每次完成任务时都达到标准。

第四步：确定你的SOPs的结构

在一家大公司中，你的标准操作程序将被构建成一份正式的报告，包括一个带有标题和相关参考资料的封面页，接着是章节列表和过程本身。

在一家小公司中，你的SOPs可能会不那么正式。决定一个常识性的结构，并遵循它来制定所有的SOPs。

以下是一些示例结构：

• 整洁格式化的叙述
• 分步骤的项目符号或编号列表
• 表格
• 分步骤的照片
• 分步骤的图形
• 流程图
• 单页图形
• 检查表

前线员工可能更喜欢由照片和图形支持的分步骤列表，以便快速参考，而法律和管理层可能更习惯于更详细和清晰格式化的文本页面。

第五步：定义程序的范围

如果你正在为产品团队的工作制定一套标准操作程序，你应该专注于他们及其需求。你需要了解在何处划界限以防止涉足其他团队或部门的职责范围。

一个工作流程实际上可能涉及多个团队，但你应该从一开始就知道是否是这种情况。明确定义你的工作限制，否则你将最终面临范围蔓延。

弄清楚你正在处理什么——什么行动定义了过程的开始？什么行动标志着过程的结束？定义你的范围对于创建成功的SOP至关重要。

第六步：使用一致的风格

值得重申的是，如果你在一家大公司工作，你的标准操作程序会比你的三人创业团队更加正式。你是否使用专业正式的语言取决于你所处的环境。

以下技巧适用于任何公司：

从动作命令开始——在任务的陈述开头总是使用动词。这种语言清晰地传达了你必须做什么，对你的听众有影响力。

简洁明了——在SOPs手册中努力不偏离主题。确保你的写作清晰，并且只传达最基本的信息。

使其易于扫描——不要让你的读者为了在你的SOPs中找到他们需要的内容而翻阅大段的文本。首先包括可操作的部分，然后再放置解释。使用标题来分隔你的文本。

第七步：确定过程中必要的步骤

这是你布置SOP的辛苦工作所在的步骤。从头到尾走遍整个程序，记录下过程中的每一个步骤。请求团队的输入和讨论，并记录下任何额外建议的步骤。

一旦你有了程序的框架，检查你记录的每个任务，看看是否需要任何子任务。程序中的哪些步骤需要进一步解释？在子任务中详细说明。

第八步：评估过程中的潜在问题

一旦你记录下你的过程，就是时候确定问题可能出现的地方了。执行你的SOP时，失败可能在哪里发生？

如果你使用你的SOP来记录制造过程，你可以进行计算，看看你的SOP是否运行正常。也许你的过程在生产方面导致高产出，但在分销方面存在问题？每个企业都不同，问题可能以独特的方式发生。

第九步：测试你的SOP

现在你已经完成了SOP，是时候看看它在实践中是否真的有效了。请实际遵循你指令的人测试它们，并找出过程中的任何问题。

我们来看一个销售示例——假设你有一个10人的团队，你让3人遵循新程序。这种对新SOPs的控制测试将使你能够收集关于新旧模式性能的比较数据。

如果你满意你的新业务流程优于之前的，那么你可以立即实施它。

第十步：将你的SOP推向世界

你的SOP现在已经准备好在你的业务中完成和实施了。如果你从头到尾遵循了这些指导，则你的SOPs保证能够改善你的运营。

一旦你的标准操作程序完成，你需要将新手册传达给你的团队，并确保它们被遵循。

创建并实施推广计划，并通知员工SOPs正在变更。举办启动活动和培训，向你的员工介绍新的SOPs。

最后的话

在向整个公司推出SOPs之前，花时间研究和测试你的SOPs。与你的员工共同创建SOPs，充分利用他们对你的流程的知识和见解。

你还可以使用一款直观的 SOP 软件——HelpLook AI知识库，它可以帮助你轻松添加内容并与任何应用程序集成。最近HelpLook有活动，感兴趣的话，可以通过邀请🐎【LookLook111】免费体验一下。

记得保持你的SOPs最新，以便它们保持为你的业务运营的唯一真实来源。不断推广你的SOPs作为员工应遵循的程序，并倾听反馈以帮助改进它们。