一张图掌握10个表格和工具让你轻松做好项目管理

一张图掌握10个表格和工具让你轻松做好项目管理

 

 

一、启动阶段

 ①《项目成员表》：

   将来自不同部门的人员组成一个团队，并定义了每个人的角色与职责
   团队花名册：包含了项目组所有的成员
   管理工具：清晰定义了每个成员的角色和职责，权责分明，才能各司其职
   人力资源承诺书：项目组投入人力保证
 ②《项目范围说明书》：

  描述了项目的目标，界定了项目的边界，定义了项目的目标与工作的标准
   为何存在？描述项目的背景和目的
   做什么事？定义项目的范围
   谁来做？梳理项目的干系人
   做到什么程度？罗列项目的验收标准
   什么时候做完？制定项目的里程碑计划

二、规划阶段
 ③《项目WBS表》：

  将项目目标拆解成一个个可执行的工作包，分配到人，并做好成本/工期的估算
   如何实现项目目标？完成所有工作包
   工作谁来做？具体工作包责任人负责
   什么时候做完？工作包预期的工期
   费用多少？工作包预期的成本（人力成本+费用+其他）
 ④《项目进度计划表》：

  排定工作包的先后顺序，绘制出项目的实现路径
   具体的可执行工作计划：每天、谁、干什么事
   每个工作包的关系：哪些先做、哪些后做、哪些同时做
   描述项目进度：什么时候，项目处于什么阶段，已经做了什么事情，还需要做哪些事情，项目进展如何，一目了然
 ⑤《项目沟通计划表》：

 建立项目沟通机制，根据不同干系人的不同特点，制定具体的沟通方式，保证项目的沟通顺畅
   识别干系人：谁与这个项目有关系
   制定沟通计划：用什么样的方法和哪个干系人沟通，沟通什么样的内容
   指定负责人：这事谁来做

三、实施阶段
 ⑥《项目会议纪要》：

 记录会议过程，并形成执行计划，让问题得以有效解决
   会前充分准备：开会前要准备些什么（何时、何地、何人、何事）？与会人员的角色与职责是什么？他们各自要准备什么？
   会中有效控制：会议的议题有哪些？哪些达成共识了？哪些未决？谁发表了什么观点？
   会后跟进监督：会议产生了哪些行动计划？谁负责？什么时候完成？达到什么标准？谁来监督检查？
 ⑦《项目状态报告》：

定期通报项目进展，实现各干系人间的相互协作
   当前周期项目总结：项目是否顺利？进度是否正常？
   当前周期的工作回顾：当前这个周期都有哪些任务，是否都完成了？
   未来工作计划：项目组下一步的工作计划是什么，要做哪些事？
   预算与实际对比情况：截至当前，成本/费用/人力是否符合预期？
   上一周期问题是否跟进：上一阶段遗留的问题是否解决了？
   有何新风险：新识别了什么风险？出现了什么新问题？
   是否需要帮助：是否需要公司的支持？

四、监控阶段
 ⑧《项目风险管理表》：

主动防范项目可能存在的风险，积极制定相应计划，减少风险对项目产生的影响
   风险识别：风险项描述列表；
   分析风险：评估并量化风险项（发生概率、影响程度、综合等级）；
   应对风险：风险项的相应计划、责任人；
   跟踪风险：风险项的状态（开放/关闭）；
 ⑨《项目变更管理表》：

建立变更的管理机制，让变更变得可控，从而保证项目的顺利实施
   记录历史的变更信息：什么时候，哪个阶段，发生过什么变更，谁申请，谁审批？
   变更的内容：为何要变更，变更什么内容，谁申请的？
   变更的影响分析：变更的影响范围有多大，对成本/进度/资源都有何影响？
   不变更的影响：如果拒绝变更，会有何影响？
   审批人：是否同意变更，谁审批的，什么意见？

五、收尾阶段
 ⑩《项目总结表》：

总结出项目的经验教训，提炼出可以复用的工作方法，日积月累，形成知识库
   回顾项目的目标：有哪些目标？计划什么时候完成？多少预算？
   评估结果：实际上，哪些完成了？哪些没实现？什么时候完成的？花了多少费用？
   分析原因：计划与实际是否一致？产生了怎样的偏差？为何会出现差异？
   总结经验：每个人都从项目中学到了什么？有哪些经验可以保留下来？哪些可以直接付诸行动？哪些可以归纳总结为工作方法？哪些可以直接推广到公司其他项目组？