如何用PPT编制方案 — 1. PPT的总体规划

做出一份有说服力的解决方案、产品说明书、宣传资料、培训课件等，清晰明了地向观者传递作者的意图，不论是对咨询师、分析师、工程师、管理者还是培训老师来说都是一项非常重要的技能要求，它是对作者的知识、经验、逻辑、抽象、以及用图形和文字等方式表达能力的考验。同时，在一份完美的PPT资料放映时，观者从PPT上就可以读出作者的专业水平、诚意、目的和期望，它可以为作者树立一个好形象。反之，如果PPT的资料思路混乱、图不达意、文字不清，就可能给作者带来相反的效果。

 这里分6篇和大家分享一些做PPT的经验，这个分享的重点不在如何操作PowerPoint的软件，也不是表达技巧，而是想探讨一些做PPT的思路、方法和一些基本的注意事项，希望能够有所启发和帮助。

1 总体规划

编制一份PPT资料，就像是设计一个工程、或是编写一个剧本，要针对“整体规划 → 每个章节 → 每页内容 → 每个图形 → 每一句话”进行思考、编制，全PPT资料的思路、主线、逻辑一定要清晰、完整。

1.1 PPT概述
PPT（PowerPoint），是一种集图形、表格和文字描绘、静态和动态演示于一体的资料制作工具。
编制每一份PPT都需要确定一个明确的主体以及与主题相应的内容（素材），因此编制前首先要确定以下几项内容：目的，标题、范围、结论。

1. 目的：为什么要编制这份资料、背景、要求，打算说明什么课题或解决什么问题；
2. 标题：PPT论述的标题（以下的内容需要紧扣这个标题），结尾的结论要回答这个标题；
3. 范围：涉及到哪些内容，支持得出结论有哪些关键的要素；
4. 结论：最终要得出什么样的结论，也就是PPT论述的收尾；
5. 路线：用何种路线、方式，可将所有素材整合在一起，用以支持标题 → 达成结论

1.2 PPT风格
编制PPT的目的有很多，其中有两个比较有代表性的使用目的：一是用于宣传广告、二是用于专题说明，两者的使用目的不同且表达风格也不同。

1）宣传广告用PPT
由于是对外宣传用的资料，放映的场所可能是室内、大厅、也可能是室外的街头等，所以它的风格表达需要色彩鲜艳、对比强烈、比较炫酷、抓人眼球，能起到让人过目不忘、激动、兴奋、达到非常想要获得的效果，其内容不需要观者聚精会神地盯着看，所以可以跳跃式的表达、描述可以具有一定的夸张性等，参考风格样本1。

2）专题说明用PPT
由于是要向别人详细地说明、介绍某个事情、课题。需要观者聚精会神地听、并且跟着介绍说明移动观看，所以风格就要选得比较沉稳、色彩不刺眼、清淡，且内容表达连贯、不夸张、逻辑感要很强，让观者有一种“娓娓道来”的感觉，切忌用强烈的、刺激性的表达，避免观者受到“强加于人”的感觉，这样做说服力就会减弱，参考风格样本2。
本文主要和大家分享作者在编制专题说明用PPT的一些经验。

1.3 PPT构成
一份完整的PPT资料，大体上要包含以下的几个部分（不限于此）：

封面、目录、前言、正文、结尾和封底。每个部分都有其特定的内容和作用，运用好每个部分将会增加PPT资料整体的价值。下面对每个部分进行详细说明。

1.4 封面
PPT的第一张是封面，它也是作者资料的“脸面”，要让观者一看到这个封面基本上就知道了PPT的内容、同时也感受到PPT风格。
在封面要标出PPT的标题、副标题、以及一些辅助信息，同时还要标上作者的名称、发布时间等信息。

另外，由于是专题型的PPT，所以封面的色彩可以稍微的控制一下，不一定要重彩，相反，背景采用淡彩反而能够更加突出标题的关注度。

1.5 目录
编制PPT，一定要设置目录，目录就如同建造一栋建筑的框架、或是编写剧本的主线一样。目录本身表达的是作者要传递内容的主线、逻辑。
1） 作用
目录的作用主要有以下几个方面：
□规划：将PPT覆盖的范围、主要内容、推演路线等清晰地表达出来；
□架构：将内容分类、结构化，并沿着结构收集素材、构思版面、推敲详细等；
□导航：引导观者沿着目录的结构理解作者的意图、逻辑，帮助快速查询；

2 ) 方法
建立目录结构时，最好不要超过2个层级，给出章节的第1级名称，最多再加上第1级的主要下层级，参见目录样本1。如果层级太多，容易让观者看不清PPT结构的主脉络，会被细小颗粒度的内容搞混乱了，效果反而不好。

另外，当PPT的内容很多（如有数十页），但目录只给出了很少条目（如三条），这样就会出现目录信息不足的问题，影响观者快速了解PPT内容，此时也可以适当地在条目的下面用小字写上一些说明文，以帮助观者了解PPT的内容，参见目录样本2。
一份资料写的是否顺手、是否能够让观者顺着作者的思路去理解资料，关键看目录结果组织的好坏，同时观者也可以根据目录表达的逻辑性来判断作者的能力水平。

1.6 前言
当资料的内容比较多、复杂，且比较专业时，最好在PPT的开始处增加一篇“前言”作为演示或是导读的引导，提纲挈领地说明资料的编写目的、思路、主要内容、结论等，使得观者在进入正文之前能够大概知道内容、做好准备，可以沿着这个前言的说明边听、边理解。
前言的构成要简单明了，给出最为重要的核心信息，而且最好不要超过一页。当然，简单的、或页数不多的PPT就不需要写前言了。

1.7 正文
正文是描述作者意图的核心部分，这个部分的内容主要是沿着目录的结构进行展开。
由于PPT是以“看”为主、以“读”为辅的资料，编制时一定要注意“图形、表格和文字”三种表达形式的比例，这三种形式在快速传递意图、表达逻辑方面有如下的顺序：图形 → 表格 → 文字。因为图形可以“看出”逻辑，而文字需要“读出”逻辑，因此图形在表达和理解逻辑方面要快于文字表达。

建议这三种表达形式的比例：图5、表3、文字2。当然这个比例近是一个参考，根据表达的内容会有所不同，目的还是建议作者要多用图形、少用长篇的文字描述。

1.8 结尾
“结尾”是在讲完整个资料后做的回顾和总结，最好用不同的表现对资料的核心再做一次重复，要引导观者再回到PPT前面约定的“目的、目标”上，给出你的结论是：如果按照PPT正文描述的那样去做，就一定会达到目的，通常越是长篇的PPT，到了后期可能观者已经记不清楚前面的内容了，所以在此重复目的和结论非常重要。

1.9 封底
“封底”不是“结尾”，“结尾”是正文的总结，封底与封面相对应，在这里可以对观者的感谢，并附上联系方式等内容。
一般来说，PPT演讲完成，接着就要进行交流讨论了，除去常见的写上“感谢收看”以外，为引出下一步的互动，还可以写上“你感到如何？”、“给我些建议、期望”、“下次在xxx再见”等内容。

*本文中提到的各类模型的详细绘制方法和使用场景，请参看《大话软件工程—需求分析与软件设计》一书。