2.4 合理制作长文档

Yhan计算机

已于 2023-10-18 10:33:57 修改

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分类专栏：计算机二级WPS Office基础教程文章标签： wps word

于 2023-08-12 20:44:14 首次发布

Yhan涵涵

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本节主要学习在编写文档时，通过设置目录，自定义项目符号和编号，插入题注、批注、脚注与尾注等内容，制作出一分层次分明，内容齐全的长文档。

2.4.1 设置标题与插入目录

目录是文章的导航工具，用户可通过目录了解文章的大致内容。使用WPS文字编写长文档时，通常需要给文档添加目录，以方便其他人对文章内容进行查看。

1. 给标题设置大纲级别

在给长文档插入目录之前，首先要为文档的标题设置层级。设置标题层级可使用以下三种方法。

方法一：打开文档，选中需要设置大纲级别的标题，单击【开始】选项卡，在如图2-137所示样式库找到“标题1、标题2”，根据需要选择级别进行设置。

图2-137

方法二：打开需要设置大纲的文档，选中所需设置的标题，单击【引用】选项卡下【目录级别】按钮，如图2-138所示，根据文档内容，对标题的级别进行设置。

图2-138

方法三：单击【视图】选项卡下【大纲】按钮，在大纲中选中标题，对标题的级别进行设置或更改，如图2-139所示。

图2-139

2.设置标题样式

用户在给标题设置层级时，使用方法一，会发现所选中的文本的字体、字号等格式发生了变化，这其实是因为“标题1、标题2”等是WPS文字预设的一个样式，套用该样式WPS文字会自动对文本的格式进行修改。当预设的样式不能满足要求时，用户可以根据实际情况对样式进行修改，或新建一个自己所需的样式。

（1）修改样式

以将文档中“标题2”的样式修改为“微软雅黑、居中、四号字”为例，介绍修改样式的方法：

将鼠标悬停在【开始】选项卡下样式库中的“标题2”上，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【修改样式】命令，如图2-140所示。弹出【修改样式】对话框，在此对话框中将字体格式修改为“微软雅黑、居中、四号字”，然后单击【确定】按钮，如图2-141所示。设置完成后可发现应用“标题2”样式的文本已自动进行更新，如图2-142所示。

图2-140

图2-141

图2-142

在修改样式时，用户也可以单击【修改样式】对话框中的【格式】下拉按钮，在下拉菜单中选择【字体】【段落】【边框】等命令，打开相应的对话框进行更加详细的格式设置。

（2）新建样式

以新建一个名称为“标题5”，字体为“微软雅黑”，字号为“小四”，字形加粗，对齐方式为“两端对齐”的样式为例，介绍新建样式的方法：

打开样式库的下拉面板，在下拉面板中选择【新建样式】命令，如图2-143所示，此时会弹出【新建样式】对话框，在对话框中设置名称为“标题5”，字体为“微软雅黑”，字号为“小四”，字形加粗，对齐为“两端对齐”，如图2-144所示，单击【确定】按钮后即可完成样式的新建，再次打开样式库下拉面板，就可看到新创建的样式，如图2-145所示。

图2-143

图2-144

图2-145

3. 插入目录

设置完标题层级之后，用户可直接使用WPS文字提供的插入目录功能为长文档添加不同级别的目录。

将鼠标光标定位在要插入目录的位置，单击【引用】选项卡中【目录】下拉按钮，在下拉列表中选择【智能目录】【自动目录】【自定义目录】命令，如图2-146所示，WPS文字便能为文档插入设置好级别的目录。

图2-146

4. 目录更新

当文档中的标题有变动时，需要对已经生成的目录进行更新。单击【引用】选项卡中【更新目录】按钮，在弹出【更新目录】对话框中，根据实际情况选中【只更新页码】或【更新整个目录】单选按钮，单击【确定】按钮，完成目录的更新操作，如图2-147所示。

图2-147

5. 导航窗格

长文档结构复杂，各级标题交错，用户在查找和替换文档内容时，并不方便。这时，可使用导航窗格对内容进行定位，查看文档结构并修改文档。

打开【视图】选项卡下的【导航窗格】下拉按钮，会出现靠左、靠右、隐藏选项，在下拉列表中选择导航窗格靠左显示，如图2-148所示。根据需要在导航窗格中选择“目录”“章节”“书签”“查找和替换”功能面板，对相对应的内容进行编辑修改。

图2-148

2.4.2 自定义项目符号和编号

当文档中的内容需要分条罗列，或者内容本身有多个模块时，设置项目符号和编号可以使文档结构更加清晰、更具条理性，能极大的提升文档内容的易读性。

1. 项目符号

项目符号实际上是在文档段落前面添加某种字符或图片，以起到强调效果。

选中要设置的段落，单击【开始】选项卡中的【项目符号】下拉按钮，在下拉面板中选择相应样式，如图2-149所示。

图2-149

2. 编号

为了使文档内容要点突出、层次清晰，可以为文档段落添加编号。WPS文字为用户提供了自动编号功能，避免了手动输入编号的繁琐。

选中要设置的段落，单击【开始】选项卡中的【编号】下拉按钮，在【编号】面板中选择相应样式，如图2-150所示。

图2-150

3. 多级编号

当文档存在多个级别的标题和内容时，为了使文档内容要点明确，条理清晰，可以为存在递进关系的段落添加多级编号，对标题进行层级划分。

选中要设置的段落，单击【开始】选项卡中的【编号】下拉按钮，在【多级编号】面板中选择相应样式，如图2-151所示。

图2-151

Tip：如果没有先对文本的级别进行设置，在添加了多级编号的样式之后，可选中需要修改编号级别的内容，单击【编号】下拉按钮，在【更改编号级别】子面板中选择所需要的编号即可。

4. 自定义项目符号和编号

WPS文字内置的项目符号和编号样式有限，如果在内置的样式中没有适用的项目符号和编号，用户可以通过自定义项目符号与编号来满足个性化的需求。

（1）自定义项目符号

以给段落设置字体为“Wingdings”，字符代码为“111”的项目符号为例，介绍自定义项目符号的用法：

选中要设置项目符号的段落，单击【项目符号】下拉菜单中的【自定义项目符号】命令，如图2-152所示，打开【项目符号和编号】对话框，在【项目符号】选项卡下任选一个样式，单击【自定义】按钮，如图2-153所示。

打开【自定义项目符号列表】对话框，在该对话框中单击【字符】按钮，打开【符号】对话框，在【符号】选项卡中选择所要求的字体和字符代码，单击【插入】按钮，如图2-154所示，之后返回【自定义项目符号列表】对话框，单击【确定】按钮，此时会发现段落已经使用了所设置的项目符号，如图2-155所示。

图2-152

图2-153

图2-154

图2-155

（2）自定义多级编号

设置自定义多级编号之前，可先使用【引用】选项卡下的【目录级别】按钮，对文本内容的级别进行设置，然后再给文本添加多级编号。

以设置图2-156所示的多级编号样式为例，介绍自定义多级编号的用法：

图2-156

使用“Ctrl”键，选中“园林……内容”“园林……要点”，单击【引用】选项卡下【目录级别】下拉按钮，选择【1级目录】命令，如图2-157所示；选中“园林工程实体质量管理”“园林工程综合质量管理”“简历严明的制度和规范”，将其设置为“2级目录”。

图2-157

选中设置完目录级别的文本内容，单击【编号】下拉菜单中的【自定义编号】命令，打开【项目符号和编号】对话框，切换到【多级编号】选项卡，在【多级编号】选项卡下选择一个最接近要设置效果的编号类型，如图2-158所示。

图2-158

单击【自定义】按钮，打开【自定义多级编号列表】对话框。在【级别】列表框中选择“1”，其他保持默认，如图2-159所示。

图2-159

在【级别】列表框中选择“2”，在【编号格式】文本框中“②”的前后分别输入文字“第”和“章”，删除“.”，要注意修改【编号格式】文本框内容时需保持编号代码不变。

在【编号样式】下拉列表中选择“一,二,三,…”样式，在【编号之后】下拉菜单中选择“空格”，如图2-160所示。在【预览】框中可以看到所设置的多级编号的样式。

图2-160

单击【确定】按钮，此时文本就会应用所设置的多级编号。

2.4.3 插入页眉和页脚

在文档中，有时需要在文档中放置作者、页码、日期、时间、章节号等内容，但显示在正文内容中又会显得杂乱无序，那怎样才能把这些元素添加上，又不影响文档的整洁美观呢？其实为文档添加页眉和页脚就可以很好的解决这个问题。

1. 插入页眉和页脚

页眉、页脚分别位于每一页的顶部和底部，设置好相关内容后会自动应用到每一页的相应位置。

单击【插入】选项卡【页眉页脚】按钮或用鼠标双击文档的顶部或底部任意位置，会进入页眉页脚编辑状态，并启动【页眉页脚】选项卡，如图2-161所示。

图2-161

启动【页眉页脚】选项卡后，可在页眉、页脚处输入文字并利用字体和段落功能组中的相关按钮对其进行设置，如图2-162所示。也可单击相应按钮插入图片、显示页眉横线。

图2-162

设置完成后单击【页眉页脚】选项卡中的【关闭】按钮或者在页眉页脚以外的任意地方双击便可退出编辑状态。

2. 插入页码

在文档中插入页码，可以快速统计文档的页数，特别是针对需要打印的文档，可以更好的给文档排序。

（1）单一页码的设置

单一页码的设置比较简单，全文可应用同一个样式。

单击【插入】选项卡中的【页码】下拉按钮，在下拉面板中选择相应样式，如“页脚中间”，如图2-163所示。此时全文会应用所选样式。

图2-163

如对所选样式不满意，可单击页脚编辑区的【页码设置】按钮，打开下拉菜单，重新设置样式和位置，如图2-164所示。

图2-164

（2）多重页码的设置

在编辑长文档时，特别是有封面页、目录页和正文页时，会要求编辑不同的页码样式，如封面页不设置页码，目录页设置为大写的罗马数字，正文页显示“第1页共X页”样式，那如何进行设置呢？

其实设置多重页码的关键在于对文档进行分节，分节后可实现不同页面设置不同排版样式和布局方式。

首先给将文档封面页、目录页和正文页进行分节，分节后将光标置于目录页中，单击【插入】选项卡中的【页码】下拉按钮，在下拉菜单中选择【页码】命令，如图2-165所示。

图2-165

在打开的【页码】对话框中，选择页码样式为罗马数字，页码编号选择起始页码，应用范围选择为“本节”，单击【确定】按钮，如图2-166所示，此时目录页页码会显示为罗马数字的样式。

图2-166

双击打开正文部分的页脚编辑区，打开【页码】对话框，选择页码样式为“第1页共X页”，页码编号选择起始页码，应用范围选择为“本节”，单击【确定】按钮，如图2-167所示，此时正文页页码会从1开始编号并显示“第1页共X页”样式。

图2-167

插入多重页码时需注意：

①需要提前给文档进行分节，否则无法实现多重页码效果。

②关于页码编号，如选择续前节，则页码会跟着之前节的编号进行继续编号；如选择起始页码，则本节会重新从1开始编号，起始页码数也可以根据需要进行更改。

3. 日期

在页眉和页码中可以通过放置时间和日期来提示文档的编辑日期。日期可以设置成自动更新模式，使得每次文档打开时显示的都是最新的日期。

进入【页眉页脚】选项卡，单击【日期和时间】按钮，打开【日期和时间】对话框，在【可用格式】栏中选择相应样式，如“2022/5/19”，勾选【自动更新】复选框，点击【确定】按钮，如图2-168所示。

图2-168

4. 奇偶页不同

在长文档中，基于排版的需要，不同的板块的内容、页眉页脚也需要不同的设置，这样能方便其他人对长文档的把握与阅读。

（1）首页不同的页眉页脚

在编辑长文档时，封面页不设置页眉页脚，只希望将其显示在正文中该如何操作呢？

进入【页眉页脚】选项卡，打开【页眉/页脚设置】对话框，在【页面不同设置】栏中勾选【首页不同】复选框，点击【确定】按钮，如图2-169所示，文档中第一页将不显示页眉页脚。

图2-169

（2）奇偶页不同的页眉页脚

对于长文档，可以为其设置奇偶页不同的页眉页脚，来丰富文档的样式。

双击页面上方或下方页眉页脚的位置，进入页眉页脚编辑状态。单击【页眉页脚选项】按钮，打开【页眉/页脚设置】对话框，在【页面不同设置】栏中勾选【奇偶页不同】复选框，点击【确定】按钮，如图2-170所示，奇数页和偶数页将可单独设置页眉、页脚样式。

图2-170

（3）设置各章节不同的页眉

在长文档中，有时会要求偶数页页眉要自动显示当前章和章节标题，奇数页页眉显示文件名，这需要怎么设置呢？

将文档设置成奇偶页不同后，将光标置于偶数页页眉，单击【页眉页脚】选项卡中的【域】按钮，打开【域】对话框。在【域名】栏中选择“样式引用”，在右侧【样式名】下拉列表中选择【标题1】样式，勾选【插入段落编号】复选框，点击【确定】按钮，页眉会显示当前章编号，如图2-171所示。不勾选【插入段落编号】复选框则会显示章标题。

图2-171

将光标置于奇数页页眉，打开【域】对话框，在【域名】栏中选择“文件名”，点击【确定】按钮，页眉会显示当前文章标题，如图2-172所示。

图2-172

Tip：给各章节设置不同的页眉时，要保持章节标题必须设置相应的标题样式。

2.4.4 插入批注与修订

当需要审阅自己或他人的文档时，可以使用批注和修订功能，明确区分原内容和修改之后的内容，方便对文档修改内容做好记录，以便再次更改。

1. 添加批注

选中要添加批注的文本，单击【审阅】选项卡中【插入批注】按钮，在批注框中输入要批注的文本，即可创建批注。

注意：如果查看文档时不显示批注框，可单击【审阅】选项卡中【显示标记】下拉按钮，单击【使用批注框】子菜单中【在批注框中显示修订内容】命令。

在审阅已批注的文档状态时，可以对文档里批注进行答复。鼠标悬停在批注框上，单击【编辑批注】命令，选择【答复】命令，输入答复内容，批注框内会显示答复者用户名和时间，如图2-173所示。

图2-173

当批注中提出的问题得到解决，可以单击【编辑批注】中的【解决】命令，批注框整体变成灰色，鼠标悬停在批注框上，用户名后面显示“已解决”字样。

2. 修订文档

打开文档之后，直接单击【审阅】选项卡，单击【修订】按钮，按钮显示出灰色底纹，表明文档进入修订状态。

被修订的文本行左侧会显示一条竖线；添加文本时，添加内容的下方会显示红色下划线；删除文本时，文档右侧会出现一个批注框显示用户名和具体修订的内容，如图2-174所示。

图2-174

3. 设置修订选项

单击【审阅】选项卡中【修订】下拉按钮，在下拉菜单中选择【修订选项】命令，打开如图2-175所示【选项】对话框，显示修订选项，自定义设置完成修订标记后，单击【确定】按钮关闭对话框，文档中修订标记将以设置好的格式呈现。

图2-175

4. 审阅修订

将光标定位在某条修订，如果接受该修订，则在【审阅】选项卡中单击【接受】按钮。执行“接受修订”命令后，修订标记消失，文本显示修改后状态。反之，单击【拒绝】按钮，执行“拒绝修订”命令后，修订标记消失，文本显示为修改前状态。

单击【接受】或【拒绝】下拉按钮，可选择【接受对文档所做的所有修订】或【拒绝对文档所做的所有修订】命令，简化全接受或全拒绝的操作。

2.4.5 插入题注

题注指的是文章中的图片、表格、图表等对象下的编号与名称，它可以对对象进行一个简单的描述，方便用户理解该对象的内容。插入题注之后，还可对图片等对象进行自动编号，使用户掌握文档中图片等对象的数量。

1. 给图片加题注

选中图片，单击【引用】选项卡中【题注】按钮，打开【题注】对话框，单击【标签】下拉列表选择“图片”，在【题注】文本框中输入对图片的描述，如“风景”，设置题注出现的位置，如图2-176所示，单击【确定】按钮即可插入设置好的题注。

图2-176

2. 自定义设置题注标签与编号

打开【题注】对话框，如果没有想要添加的标签，则单击【新建标签】按钮，在弹出的对话框中自定义设置标签，如图2-177所示。

图2-177

如果需要对题注编号进行更改，可以单击【编号】按钮，在弹出的【题注编号】对话框中，可对题注编号的格式，是否包含章节编号，章节起始样式，分隔符使用的格式进行修改，如图2-178所示。

图2-178

3. 修改图表目录

当文档中插入的图片或表格过多时，可以制作表目录，方便查看图片和表格的数量，定位其位置。

单击【引用】选项卡中【插入表目录】按钮，弹出【图表目录】对话框，选中要插入文档中生成目录的对象标签，在制表符前导符处可以设置样式。WPS文字默认目录中会显示页码，且页码右对齐，可以使用超链接，如图2-179所示。预览目录之后，单击【确定】按钮，即可插入设置好的目录。

图2-179

2.4.6 插入脚注与尾注

脚注一般显示在当前页面的底部，其目的是对当前页面的某处内容进行解释说明，如对文档中某些难以理解词语的补充注解，标明资料来源等；尾注一般显示在整篇文档的末尾，用于说明引用文献的出处，例如在撰写论文时，文档最后的参考文献就属于尾注。脚注与尾注可通过一条分隔线与正文进行区分。

1. 脚注

（1）插入脚注

将鼠标光标定位在正文中需要插入脚注的位置，单击【引用】选项卡中【插入脚注】按钮，此时鼠标光标会自动跳转到当前页面的底端，并显示出一条分隔线和脚注标号，正文中定位的位置也会显示出同一个标号，在页面底端标号处输入需要解释说明的内容，即可完成脚注的插入，如图2-180所示。

图2-180

（2）删除脚注

如果要删除文档中的脚注，选中文档中的脚注标号，按“Backspace”键或“Delete”键即可删除。

2. 尾注

（1）插入尾注

将鼠标光标定位在正文中需要插入尾注的位置，单击【引用】选项卡中【插入尾注】按钮，此时鼠标光标会自动跳转到整篇文档的末尾，并显示出一条分隔线和尾注标号，正文中定位的位置也会显示出同一个标号，在文档末尾的标号处输入需要说明出处的内容，即可完成尾注的插入，如图2-181所示。

图2-181

（2）删除尾注

如果要删除文档中的尾注，选中文档中的尾注号，按“Backspace”键或“Delete”键即可删除。

Tip：在删除脚注/尾注时，如果只删除页面底端脚注/尾注的内容与标号，文档中脚注、尾注依然存在。

3. 脚注尾注互换

在WPS文字中的脚注与尾注是可以相互转换的，如果要将文档中某个脚注转换为尾注，选中页面底端的脚注，单击鼠标右键，选择【转换至尾注】命令，即可完成脚注尾注的转换。尾注转换脚注也是同样地操作。

如果需要把文档中的脚注全部转换为尾注，选中脚注，单击鼠标右键，选择【脚注与尾注】命令，打开【脚注和尾注】对话框，在对话框中单击【转换】按钮，打开【转换注释】对话框，选择【脚注全部转换为尾注】单选按钮，单击【确定】按钮，可将脚注全部转换为尾注，如图2-182所示。

图2-182

2.4.7 书签与交叉引用

1. 插入书签

当文档较长时，每次打开文档很难快速找到之前查看内容的位置。WPS文字为用户提供了“书签”功能，通过插入“书签”，就可利用其定位功能，在下次打开长文档时，快速找到目标内容的位置。

将鼠标光标定位在文档中需要插入书签的位置，单击【插入】选项卡中【书签】按钮，弹出【书签】对话框，在“书签名”文本框内输入书签名称，然后单击【添加】按钮，即可在文档指定位置插入书签，如图2-183所示。

图2-183

书签插入以后，在文字文档中不会显示标记，如果要查看书签，单击【视图】选项卡中【导航窗格】按钮，在导航窗格中单击【书签】命令便可查看在文档中插入的全部书签，如图2-184所示。

图2-184

选中书签名称，单击鼠标右键，即可在菜单中选择“跳转到书签位置”“重命名”“删除书签”等操作，如图2-185所示。

图2-185

2. 创建交叉引用

交叉引用是在文档的某个位置引用其他位置的题注、脚注、书签等内容，通过交叉引用，可以快速定位所引用内容的位置。

将鼠标光标定位在需要创建交叉引用的位置，单击【引用】选项中【交叉引用】按钮，弹出如图2-186所示的【交叉引用】对话框，在【引用类型】下拉列表框中选择所需要引用的类型，在【引用内容】下拉列表框里中选择所要引用的内容。不同的引用类型所对应的引用内容是不相同的。设置完成后，单击【插入】按钮，即可在文档中建立交叉引用。

图2-186

2.4.8 设置超链接

文字文档中的超链接是指将文档中的某个位置与文件、网页等建立联系，单击所设置的超链接，可迅速跳转到链接的文件或网页中。在文档中插入超链接，可丰富文档的内容，便于其他人对文档内容进行掌握。

1. 链接到原有文件或网页

将光标定位到需要创建超链接的位置，单击【插入】选项卡中【超链接】按钮，如图2-187所示。

图2-187

打开【插入超链接】对话框，在对话框左侧“链接到”工作栏中单击【原有文件或网页】命令。以链接文件为例，选中文件“某公司项目总结报告”，在对话框上方【要显示的文字】文本框中输入“项目报告”，单击【屏幕提示】按钮设置屏幕提示文字“某公司项目总结报告”，设置完成后，单击【确定】按钮，如图2-188所示，即可在文档中创建超链接。