如何高效使用项目管理神器「甘特图」？

开工之际，正是立Flag、规划工作和生活的好时候，甘特图的可以实现任务可视化管理、明确的任务分解与层级结构、里程碑标记、进度跟踪与更新等能力。可以说，用上甘特图，可以让你的项目进度清晰可见，汇报不用再“编故事”，老板看了直呼内行；任务分配公平合理，协作效率蹭蹭上涨，团队用了都说好；生活工作两不误，时间管理大师就是你！

在介绍具体的操作之前，担心有的小伙伴对甘特图还不太了解，所以先给不熟悉甘特图的小伙伴补补课！已经熟悉的小伙伴可直接下滑看具体绘图指南~

一、什么是甘特图？

甘特图是项目管理中最常用的工具之一，由亨利·劳伦斯·甘特于1910年代发明，它通过图形化的方式展示了项目时间表，使项目管理者可以直观地看到每个任务的开始时间和结束时间、任务之间的依赖关系以及整个项目的进度情况。

二、为什么人人都需要甘特图？

因为它实在是太实用啦！

用它安排工作就像搭积木一样，谁先谁后，谁急谁缓，一目了然；它是进度追踪小能手，用上它，再也不用担心项目“跑偏”，可以实时跟踪，随时调整；它是团队协作好帮手，用它可以做到分工明确，责任到人，让你的团队彻底告别“甩锅大战”；它还是个人时间和精力管理不可或缺的工具，有了它，可以增强你的个人管理能力。

一图胜千言，我们先来看下面这张甘特图。

通过这张甘特图，你可以一眼看出以下信息：

1、每个计划的开始时间和结束时间；

2、一个人在一段时间有哪些任务；

3、哪些任务可以同时做；

4、每个人任务完成多少，还剩多少；

5、任务之间是否互相依赖，如果互相依赖的话，要保证前一个任务按时或提前完成，不然会影响之后任务的进度。

能看出来以上信息，也就找到了使用甘特图的必要性。甘特图可以让项目进度可视化，它作为一种通用语言，能加强团队内部的沟通和协调，同时，当项目发生变化时，能通过更新甘特图来反映新的计划或调整后的日程安排。

使用甘特图和不使用甘特图，是两种完全不同的工作效果：

甘特图使用对比 | 点击查看模板高清原图https://www.processon.com/view/67ac475df80ce653029e2a78

对比之下，高下立现，用过之后的效果更加显著，对你的工作方式改变也更大哦。

三、甘特图的主要元素

甘特图的常用元素主要有5个：任务名称、时间轴、条形图、里程碑和依赖关系，接下来分别进行说明。

1、任务名称：列出所有需要完成的任务。

2、时间轴：表示时间单位，如天数、周数、月数等。

3、条形图：每项任务由一条横跨时间轴的水平条形图表示，长度对应任务所需的时间跨度。

4、里程碑：重要的检查点或目标达成点，通常用菱形或其他特殊符号标记在甘特图上。

5、依赖关系：显示任务间的先后顺序或关联性，例如某些任务必须在其他任务完成后才能开始。

四、甘特图的实际应用场景

甘特图的实际应用场景非常广泛，几乎涵盖了所有需要时间管理和任务协调的领域，以下分享几个场景的具体使用。

1、项目管理

甘特图最常见的应用场景是项目管理，它可以帮助团队规划、执行和监控项目进度。比如，规划开发、测试和发布各个阶段的软件开发甘特图，或是安排施工、采购和验收等环节的建筑工程甘特图。

软件项目开发 | 点击查看模板高清原图https://www.processon.com/view/628afd7b1efad466f348252a

2、活动策划

甘特图可用于策划和管理各种活动，确保每个环节按时完成。比如安排场地预定、婚纱拍摄、宾客接待等的婚礼策划甘特图；或是规划发布会、展览、促销活动的时间表。

婚礼策划甘特图 | 点击查看模板高清原图https://www.processon.com/view/67ac5a29ea146e7a42396048

3、产品开发

在产品开发过程中，甘特图可以帮助团队管理复杂的任务和时间线。比如新产品发布的规划从概念设计到市场推广的全流程，或是从项目启动、项目设计和开发到项目优化与复盘的产品开发项目计划。

产品开发项目计划 | 点击查看模板高清原图https://www.processon.com/view/6780c914ea146e7a4210b06a

4、教育领域

在教育领域，甘特图可以帮助教师和学生规划学习和教学任务。比如，教师安排学期内的课程内容和考试时间，或是学生规划考研复习时间表。

考研规划 | 点击查看模板高清原图https://www.processon.com/view/67ad4802c9489159be47cc68

当然，甘特图的应用场景远不止这些，你还能用于个人时间管理、学术研究、生产制造、市场营销、医疗管理和政府与公共事务等场景中。

总之，甘特图的实际应用场景非常广泛，无论是团队项目、个人计划，还是复杂的生产流程，甘特图都能帮助用户清晰地规划、执行和监控任务，确保目标按时完成。

五、如何用绘制甘特图？

用ProcessOn绘制甘特图的方式有两种，一种是使用甘特图功能，手动绘制；一种是使用流程图AI一键绘制。

方式一：用新功能-甘特图绘制

Step1：新建一张流程图，左下角【更多图形】勾选【甘特图】

Step2：在左侧图形区中拖拽甘特图图形到编辑区。

甘特图图形包含了任务序号、任务名称、开始日期、结束日期、时长、进度和进度表等信息。

Step3：对甘特图进行编辑

1.修改任务名称。双击“任务名称”文本框，即可编辑任务名称。

2.添加新任务。单击左侧序列号下方“+”或在时间轴任一位置点击“+”即可添加新任务栏。

3.修改开始/结束时间、时长和进度。

拖动时间轴中“浅蓝色”条形图，可以改变任务的开始/结束时间和时长；拖动“深蓝色”条形图，可以修改任务进度，不需要手动编辑（支持手动编辑）。

4.删除任务。鼠标单击选中要删除行的序列号，右键点击【删除】即可。

5.调整任务时间计算单位。新建的甘特图任务时间计算单位默认为【日】，根据需要可以调整日为周、月、季、年。

6.其他设置。选中甘特图，点击上方的【设置】按钮，可以对工作时长、假期设置、日期格式、持续时间格式、百分比格式和货币单位等内容进行设置。

Step4：添加里程碑事件。

项目进行中，如果取得了阶段性成果，比如需求确认、设计评审、测试完成等关键节点，可以在甘特图中标注出来。

Step 5：拖拽甘特图。

在使用甘特图中，如果你想拖拽它，方法很简单：鼠标选中甘特图，点击图形上方的【拖拽】按钮拖动即可。

方式二：用流程图AI一键绘制

ProcessOn流程图支持一键AI生成甘特图，你只需要在搜索框中提出需求即可。AI不仅能节省时间，还能减少人为错误，比如时间冲突、依赖关系错误等，对于生成后的甘特图，你只用根据工作需要微调就可以了。

操作步骤

Step1：新建一张流程图或一张画布

Step2：点击画布右上方【AI助手】按钮

Step3：在图形类型中选择【甘特图】，接着在搜索框中输入详细的需求描述进行提问，给AI 3秒时间，静待它为你生成甘特图。

六、使用甘特图的注意事项

想要高效的利用甘特图来规划和监控项目进展，有5个注意事项需要遵循，这样就可以大大提高项目成功的概率。

1、明确的任务分解。在创建甘特图之前，必须对项目进行详细的工作分解，将大目标拆解为具体的可执行任务。但任务粒度要适中，不宜过于细化或粗略。

2、合理设置依赖关系。确定哪些任务需要在其他任务完成后才能开始，哪些可以并行执行。虽然合理的依赖关系是必要的，但也要避免不必要的复杂性，因为过多的依赖可能会导致项目灵活性降低。

3、定期更新与维护。项目过程中不可避免地会发生变化，因此，甘特图应定期更新，反映最新的项目状态。

4、关注关键路径。关键路径是指决定项目总工期的一系列相互关联的任务，对于位于关键路径上的任务，需要给予特别关注，确保它们按计划推进，因为任何延迟都会直接影响整个项目的完成时间。

5、考虑资源限制。在安排任务时，考虑到可用的人力、物力和其他资源限制，一定要避免过度分配资源导致某些任务无法按时完成的情况。

相信借助甘特图的力量，每个人都能更好地掌控时间，专注于真正重要的事情。快去用甘特图规划你的2025吧，让目标不再只是“想想而已”！