采购信息记录

业务示例

采购部门会保存有关物料-供应商关系的数据。如果可能从多个供应商采购某种物料，并且这些供应商的价格、运费成本和交货条件都不相同，这将是非常必要的。作为买方，您可以测试采购信息记录的功能，并使用信息更新标识自动更新这些条件。

采购信息记录（信息记录）提供了一种选择，用于在采购组织和工厂级别上将有关供应商和物料的信息存储为主数据。您可以在信息记录中定义以下信息：

•当前和未来的价格和条件（例如，运费和折扣）

•交货数据（例如，计划交货时间、过量交货和不足交货容差）

•供应商数据（例如，联系人）和有关该物料的供应商特定数据（例如，该物料所属的供应商子范围、供应商对物料的描述）

•上个采购订单的编号

•文本。

在采购信息记录中设置以下类型的文本：  

• 内部信息记录凭证记录：这是将复制到采购订单项目的内部注释。不会打印此文本.
• 采购信息记录中的采购订单文本：这用于描述采购订单项目。将该文本复制到采购订单项目并会打印该文本。

采购信息记录是买方的重要信息来源。创建采购订单时，可以将采购信息记录中的数据作为缺省值复制到凭证。

还可以使用这些信息记录的清单显示，来确定哪些供应商提供了特定物料，或可以从特定供应商采购哪些物料。

采购信息记录在采购组织级别和工厂级别都可以有效。对于每个采购组织或工厂，它还包括对跨集团有效的常规数据。

采购信息记录维护

在创建采购信息记录时，您可以有多种选择。

您可以手动创建或更改采购组织或工厂的信息记录。在采购菜单中，选择主数据→信息记录→创建（或更改）。然后在初始屏幕中，您必须输入供应商、物料以及所需的组织级别（采购组织或采购组织/工厂）。在以下数据屏幕中，手动输入必要的数据，例如，计划交货时间、总价和条件。

通过在维护报价、采购订单或框架协议时设置信息更新标识，还可以自动创建或更新采购信息记录。

采购凭证的类型决定了信息更新标识所触发的更新。

•报价中的时间相关条件将复制到该信息记录中。

•从采购订单、合同审批订单或计划协议中，将此凭证编号更新为上个凭证。

•对于合同，了解是否已存在供应商-物料组合的信息记录非常重要。在创建或更改合同时，如果不存在供应商、物料和组织级别组合的信息记录，则系统会使用该合同中的条件创建信息记录。如果已存在信息记录，则不会在该信息记录中进行更新。

信息标识（用于更新信息记录）的特性在不同的采购凭证中会有所不同。不管什么采购凭证，在更新期间，这些条件的定制设置始终非常重要。在采购→条件→在工厂级别定义条件控制下物料管理的定制中，您可以为每个工厂指定以下内容：

•工厂是允许还是不允许使用条件

•是否仅允许工厂相关的条件（工厂可用时）

•不允许工厂相关的条件（工厂禁止时）

在采购订单（事务ME21N、ME22N和ME23N）中，信息更新标识有两个用于更新信息记录的特性，即它控制是否创建或更新信息记录。

如果设置该标识，则下列情况是可能的：

•信息记录可以仅在采购组织级别或仅在工厂级别上存在（“仅一个”信息记录（带或不带工厂））并且会更新。

•带有采购组织数据和采购组织/工厂数据和工厂特定数据的信息记录将更新。

•如果不存在信息记录，但是已在定制中确定了工厂条件需求，则该系统将创建带工厂的信息记录。否则，系统会创建不带工厂的信息记录。

在报价、合同、计划协议和旧采购订单（事务ME21、ME22和ME23）中，信息更新标识具有四个特性：

•“  ”：信息记录未更新或未创建

•“A”：如果存在工厂级别的信息记录，则更新信息记录。此外，还在采购组织级别更新一个信息记录。如果仍然没有信息记录，则系统会在采购组织级别创建该信息记录。

•“B”：如果工厂条件允许用于该工厂，则会更新或创建工厂级别的信息记录。

•“C”：如果该工厂不需要工厂条件，则会更新或创建采购组织级别的信息记录。

价格确定

如果您创建了一个采购凭证，则系统会努力找出要采购物料的价格。系统会始终从特定到常规进行搜索。

这意味着在创建采购订单时，系统首先在采购组织/工厂级别搜索供应商/物料组合的采购信息记录。如果没有此类信息记录，系统就会在采购组织级别进行搜索。如果此处也没有信息记录，则您必须手动输入价格。

如果不存在采购信息记录，则在价格确定期间优先使用有效的条件。如果 信息记录不包含任何条件或仅包含有效的条件，则系统会在该信息记录中 读取上个采购凭证的编号，然后建议使用此凭证中的价格。以这种方式确 定的价格是缺省值，如果必要，买方还可以更改这些缺省值。

在买方的缺省值（定制）中，您可以定义系统处理上个采购订单中条件的 方式。要复制上个采购订单中的条件，您可以指定以下内容：

• 始终复制这些条件

• 如果价格是手动输入的，则不复制这些条件

• 从不复制这些条件