外贸开发信

为一个外贸新手，该如何写好开发信?

米贸搜给大家讲解一下

很多外贸销售人员会经常抱怨，外贸开发信100 封信有好几十封信被退回，没有被退回的也是石沉大海，外贸新手如何写开发信才能不被退回呢?  其实，大家有没有想过，这种滥发开发信的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前 12 个小时，从 google 和各种黄页搜索到客户信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受?  我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做 sales 和 sales manager，PA to director，一直到现在做 buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做 sales 的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多?即使不说成交率，回复率也大大高过我们?  先列举一些朋友写 email 时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的?接下来再讨论开发信怎么写?  1.邮件写得过长 客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几 M 的附件，你会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理 email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。 曾问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是 2-3 秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在 outlook 里标注上要处理的具体时间，然后从 inbox 拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的 right person，你的开发信只能停留在他眼前 2-3 秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长?  2.没有明确的主题 一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客户，通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到 N 封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。 举个例子，假设我是做太阳能灯的公司 DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的 ABC inc(这个名字是我编的)，我从 google 上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，ABC inc 代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重;Home Depot vendor-solar light 明确表示你是北美第二大零售商 Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣;最后的 DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是 ABC 公司太阳能灯的 buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot 的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好?他打开邮件的概率会非常非常大!再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入 home depot，保证一下子就找到。 3.长篇大论的公司或工厂介绍 我现在做 buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅 2 小时车程，我们公司成立于 2002 年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得 ISO9001：2000 质量体系，严格按照 5S 管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。 有朋友会反问，那是不是完全不写呢?回答是不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!  简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。 4.爱炫耀英文水平 以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写 email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么?  丘吉尔讲过一句话，其大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。 其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的!