文件合同档案太多有什么合适的管理系统？？

曾经作为一个公司的行政人员工作多年，对题主的提问身临其境，很多文件资料作为公司的重要档案，必须有一个妥善的保管。

尤其是一些业务合同，当时公司的业务一般都是按项目来划分的。一个项目的周期短则半年，长则数年，期间又有不少意想不到的变化。

作为老员工还能知道一些关键信息，但是很多团队新人还是得需要通过查看历史文件、资料数据等才能了解项目的情况。

当时我就负责过档案室的管理，每次这些新面孔来找我要纸质或电子版文档的时候，我就头大，一个是查找的时间就很久，看完还得一一归原位；二是万一出现丢失或信息泄露，我也脱不了干系。

后来，部门领导向公司高管申请采购了合同管理系统，才让我们从这些既费时又费力，还容易出问题的事务性工作“解放”出来。

一、当时选购的时候也费了一番功夫，从合同的管理的几个点来选：

1、是不是专业的合同管理系统

主要还是因为市面上的管理系统太多了，做财务管理的、做人事管理的、做仓库管理的、做生产管理的、还有做工程管理的，虽然有些也带合同，但偏重点不同，不合适。

2、合同数据的安全性怎么保障

合同的信息（特别是敏感信息）很重要，做的项目虽然都是正大光明的对公项目，但是有些信息还是不方便公开，即便是内部员工，也要做到层级的隔离，数据库在哪很重要。

3、有些功能能不能根据业务来调整

我们做的项目很杂，有贸易供货、有技术服务，有地产运营，也有投资金融，很多业务跨度有些大，某一类的软件根本满足不了，需要新增一些、调整一下个性化的。

4、使用费用高不高，是长期还是一次性

因为可以为技术买单，可以为软件付费，但不能做冤大头。想要的效果有没有实现，钱花的值不值很重要。不能为了一味追求大品牌忽视实用性，这是公司采购的原则。

二、软件对于合同管理有不同的偏重，在对比中需要保持清醒。

1、秀合同

秀合同专注于智能化合同全生命周期管理（包括合同模板管理、合同拟定、在线评审、合同审批、合同签署、合同履约、合同台账及数据分析等），及时提醒费用支付和到期情况就是合同履约里包含的功能。

优势：

（1）着重进行合同模板拟定评审的功能，感觉更侧重于法务条款风险等方面；

（2）灵活部署，如果想要选用saas部署，单位就要有企业微信，但是我们一般都是用钉钉来进行审批的。

（3）有个人版和企业版可供选择，功能和价格肯定也对应是有区别的；

劣势：

（1）在线使用版有局限，需要在企业微信上，如果公司没有企业微信就不能使用，前期没法试用产品功能；

（2）价格方面对我们来说超预算严重，被秒劝退；

（3）对业务方面的管理比较弱，领导想也想提供合同管理来规范业务；

2、合同助手

这个软件是以合同的管理角度为起点，在售前、售中到售后都有不同的功能对应点，

从业务角度出发，为业务部门服务，也有手机端。比如里面的销售合同和采购合同，总额的分析，成本利润统计，客户回款分析等，

也有一个档案管理的模块，不知道是不是题主想要的。

优势：

（1）功能可以调整优化和定制，贴合管理习惯，也有不少的项目案例；

（2）印象很深的是有几个业务报表，跟财务报表不同，是业务的统计分析；

（3）可以本地部署数据库，安装到公司的电脑上，断开外网后内网也能使用。

劣势：

（1）跟知名的管理软件比，属于新兴企业，跟其商务经理经过沟通，了解到他们也做过不少的国企央企、上市公司等大型的、典型的项目案例，价格也不算太夸张；

（2）主要做合同管理和业务管理，财务管理方面较弱，财务的很多功能为业务服务；

（3）对他们对接的负责人要通业务，需要把需求落实、把业务梳理、把逻辑捋顺；

3、团队办公方面（腾讯线上文档）

腾讯文档系腾讯旗下产品，可以多端同时在线，多人团队协作的一个办公工具。能涵盖多种类型，如文档、表格、幻灯片、收集表、思维导图、流程图等。也可以在微信、QQ、企业微信等平台使用，普及度高。

核心功能:覆盖所有常见格式的文档，多人实时在线协作，同步编辑/评论/聊天等,可云端存储和分享，随时随地通过手机、电脑等设备访问和管理文档，以及远程分享等，支持智能输入识别，提高办公效率。

优势：

1.网页端、手机端都可操作，修改字体格式、查找替换、导出导入等。

2.使用和分享都很方便，有小程序、APP、网页端等，易于转发。

3.功能键设计比较清晰，界面简洁明了，功能很容易找到。

劣势：

1.部分功能还不完善，如手机端不能文档进行评论和修订等；

2.功能相对比较固定，只能被动地花时间经理去学习和适应；

3.依赖网速，文件较大或同时使用人数较多时，会比较卡顿。

三、综述

总之，作为一个负责人的选购人，其实不管我们怎么看怎么比，都没有完美的产品，最适合的才是最好的，对于我们来说还是优先考虑领导最关注的问题。比如说：

（1）数据的安全性：公司的一些隐秘采购信息，万一泄露了就很麻烦，到时候上面怪罪下来，采购软件的办事人也得分担责任；

（2）使用费用：选择可以安装在本地，能买断的，一次性付费，使用成本也相对低一些；

（3）再一个就是服务，供应商的售后服务，在软件安装使用后，最好可以直接联系到他们的技术人员，而不是销售人员在微信群里面解决问题，很多专业的问题销售人员也解释不清楚，最后拖了很长时间也没法处理，还是要等对方的研发工程师才能解决。

能找到一个既适合自己公司、数据信息又安全、使用成本也不算不高、服务还好的系统软件不容易。

小马过河，方知深浅，希望我们这些过来的分享能够对大家有用。