每周一次的会议,实际上是很奢侈的沟通机会,尤其是对外地没有办事处的同事来说。可是,对你而言,周会是什么?应该是什么?对团队而言呢?过去的那些你参加的,或是你组织的周会,实际上又是什么?
我看到很多人开了周会后,或是沮丧,或是焦虑,或是不以为然。因此,很多人也只是把周会当作周而复始的一种折磨,是管理人玩的一种游戏而已。
如何利用这个独特的管理平台来实施有效管理,是值得探讨的事情。首先值得探讨的,就是周会的目标和内容;而开周会的方式是可以灵活的,也可能是艺术的。
首先检查规律性的话题和规律性的程序,那是最耗时间的部分,这些规律性的话题目标是什么?与提升业绩是什么样的关系?周会当中,最想讨论的是什么?每次周会的主题是什么?如何充分利用这次周会来提升效率和贡献?
作为管理者,你对周会的贡献是不言而喻的。对会议的直接影响就是设置主题,更确切地说,是你的提问。你提什么样的问题,就有什么样的周会内容,也代表你管理的风格和水平。
周会上的提问大抵三种:1)关于结果的,任何关于结果的讨论,都只能是开始,而不应该是真正的内容;2)关于过程,而关于过程的讨论往往是个性化的,没有必要拿到会议上来;3)关于目标的,即介于过程和结果之间的内容,是过程的“终点”,是结果的起点,也是结果的原因。
只推荐第三种!
会议的形式和方法很多,记录和归档是比较正式而且有效的工具。周会质量评估标准:
1) 每次周会的主题是否明确?
2) 团队是不是每次都有收获?
3) 周会是不是一次比一次有改进?
4) 会上是不是有冲突?
5) 是不是行动方向明确?
6) 气氛是不是紧迫?
建议周会改善行动:
1) 和团队成员评估以往的周会效果;
2) 主管得出的结论是什么?
3) 和经理讨论,明确行动步骤。
4) 定期检视效果,让全体组员沟通参与。
改变点什么!这更多是一个决定,而不是技巧。