供应链系统设计-如何设计一个好的采购系统（六）之“采购六要素”（系统职责）

概述

如何设计一个好的采购系统系列文章前面五篇文章分别对应介绍了以下内容，感兴趣的同学可以去看一看：

供应链系统设计-如何设计一个好的采购系统（一）之采购寻源组件

供应链系统设计-如何设计一个好的采购系统（二）之采购对账稽核组件

供应链系统设计-如何设计一个好的采购系统（三）之采购风控组件

供应链系统设计-如何设计一个好的采购系统（四）之供应商绩效组件

供应链系统设计-如何设计一个好的采购系统（五）之采购订单执行效率组件

本篇内容我想对于前五篇内容进行一次整体型的概括，并且将我认为采购系统的全貌也跟大家进行一下介绍。以上五篇文章主要聚焦在于一个“好”字，并且不断的强调好的标准是什么，然后围绕着好的标准，我们逐一抽象出对应的职责，然后通过组件设计的方式来一一给大家呈现。其实，一个好的采购系统远远不止关注时效、成本、满足率、风险和供应商管理。只是这些指标在采购系统中显得尤为重要。

也不并说只要有了这些组件，我们就可以设计出一个好的采购系统。我之前也说过，每个企业其实所处的采购规模、采购发展的阶段、采购所处的行业都是不一样的，不一样的阶段，其实对于一个好的采购系统的定义也不一样，大家在设计系统的时候，需要关注企业采购自身发展的阶段和所处行业的特点，来灵活的应用。但是不管企业处于那些阶段和那个行业，但是对于采购时效、采购成本、采购满足率、采购风险和供应商管理其实都是非常关注的，其实在某个阶段或行业特性，他们关注的权重不一样而已，其本质是不变的。

为了使大家对于采购系统设计有全局的理解，我把之前所有的内容全部串起来，和大家介绍一下采购系统的整体设计。

采购订单六要素

我们先从采购系统的职责开始说起，之前我们聊过采购系统的“四要素”，在这里我再给大家讲一下“采购订单六要素”如下图所示：

从狭义上来讲，采购本质上主要就是关注“谁来采”、“采什么”、“采多少”、“找谁采”、“如何到”、“多少钱”。

谁来采

谁来采：谁来采一共的有两个含义，一个是谁能采，另外一个货权属于谁，也就是采购主体是谁。

关于谁能采，我们首先需要看公司的组织架构，对于一般大型的复杂的公司而言，分为集团公司和分公司，集团有采购部门，有的分公司可能有采购部门，有的分公司可能没有采购部门。因此，如下下图所示：

集团总部一般都会有采购部门，分公司也会有采购部门。但是实际上进行采购的时候，如下图进行所示：

没有采购部门的分公司3，所有相关货品都由总部进行采购，采购成本需要分公司3来承担，但是货权属于分公司3。分公司1的部分商品由自己的采购部门进行采购，部分商品由集团总部进行采购。而分公司2则全部商品由自己进行采购，货权也是属于分公司2的。

因此，谁来采，包含了：谁能采和货权属于谁，一般由公司的组织架构决定，从系统层面来看其实就是系统权限实现的逻辑。

采什么

采什么：就是采购什么商品或服务。商品可以看实物，服务可以看成虚拟的商品。例如：物流服务、配送服务等等，这个大家都很好理解。

在采什么主要聚焦在两个问题，一是能采什么，另外一个就是需要采什么。

能采什么

从上图我们可以了解，有的商品可以分公司自己采，有的商品需要总部来采。因此，采什么，也包含了能够采什么。我们把商品和服务来进行一些抽象成为不同的业务、不同的组织、不同的区域、不同的品类和不同的品牌。我们统称为“采什么的五大决定因子”。

对于组织机构而言，其实上面已经介绍过了，因为一般的公司对于不同的集团、不同的分公司对于采什么一般都会有明确的要求。

对于业务单元而言，不知道大家记不记得，我在《供应链系统设计 - 需求采集系统设计概述》文章中提到组成业务的二维矩阵，其实不同的竖向矩阵中，汽车业务、手机业务、小家电业务等等，其实对于采什么是有限制的。例如：小家电不能够采购手机业务的相关零件或配件。因此，对于业务单元也决定能够采什么，不能能够采什么。

对于采购区域，就是采购所属的区域，例如：大区，华东、华北、华南等等，小区到城市，例如：北京、上海、南京等。不同的区域对于不同的商品会有不同的采购权限，例如：公司要求，某些产品，只允许三个区域可以进行采购，其他的区域是不允许进行采购。这样做的好处是采购进行有效的收口，其他区域如果需要采购，则需要从可以采购区域的仓库进行内部调拨，这样可以有效的控制串货行为，避免一些货流入到仅售区域。

品类和品牌这个大家都比较好理解，针对不同的品类和不同的品牌，我们可以来进行限制。如果对应的采购没有品类和品牌采购权限，则无法进行采购。类似于下图所示。

需要采什么

能够采什么是一个方面，还有一个方面是需要采什么。对于采什么相对来说是一个非常复杂的事情。

根据一段时间内的历史销量、库存周转、动销率、库存水位等指标来进行综合考量或权衡后做出需要采，有正常的缺货需要补货。

根据S&OP供应链协同计划，根据（‌S&OP（Sales and Operations Planning）‌，即销售与运营计划，是一个跨部门、跨职能的管理流程，旨在平衡企业的需求和供应，确保产品和服务的需求与供应达到持续平衡。）Sales and Operations Planning来进行计划性的采购等等。

还有根据产品的生命周期，引入新的产品需求采购，还有就是遇到节假日需要根据计划性囤货，

遇到商品原材料上涨，供应商通知下月涨价，会考虑经济因素，进行囤货。

...

这块可以用一个计划协同来进行统一管理，其实这些都属于采购的需求，后面也会和大家一一进行介绍，这里先提出这个概念。

采什么其实由于不同的业务、不同的企业、不同的行业有自己的不同策略和规则，但是最多的就是缺货补货，这块后面我会给大家介绍如何设计一个企业级的供应链智能补货平台，请大家敬请期待。

采多少

采多少就是对应的SKU需要采购的数量。对于采多少大多数公司还是由人工经验的来进行判断，主要根据一段时间内的历史销量、库存周转、动销率、库存水位等指标来进行综合考量或权衡后做出需要采多少，由于可以由智能补货平台来进行补多少的数量的推送工作。

对于采多少，还会收到采购预算、供应商的要求（起发量、最小采购数量、最小采购倍数等），以及补货平台推送的补货数量等等。

当然，我们在采什么中，我们也提到，新品开发计划、囤货计划、开店计划、销量计划等等，这些对于采多少也会有决定性的作用，在这里就不在赘述了。

找谁采

找谁采就是找对应采购商品的供应商，一般一品会多商，这个我们在供应商管理和寻源系统组件设计中都有提到过，在这里只是简单介绍一下。至于这块详情大家可以参考：供应链系统设计-如何设计一个好的采购系统（一）之采购寻源组件

后续我们还会探讨供应商生命周期管理以及供应商协同，这块后面还会更近一步进行详细介绍，敬请期待。

何时到

何时到就是采购方期望的到达日期，主要就是供应商的交付时效。包括订单处理、备货、发货和物流时效四个方面，这块其实我们在之前的文章也说过了。至于详情这块大家可以参考：

供应链系统设计-如何设计一个好的采购系统（五）之采购订单执行效率组件

通过对于订单执行时效的监控，后期可以让供应商进行改进。

多少钱

多少钱，其实就是我们需要付给供应商多少钱，这个会在供应商应付系统里面和大家详细的进行说明和讨论，这里面先给大家一张我自己画的大图，希望大家对于应付系统有一个大致的了解，以及需要解决的问题。

写在最后的话

今天和大家介绍了“采购订单六要素”的概念，明确了采购系统的职责和范围，这六个要素是：

1. 谁来采：涉及采购主体和货权归属，通常由公司的组织架构决定，系统层面上体现为权限逻辑。

2. 采什么：包括能采什么和需要采什么。能采什么由业务、组织、区域、品类和品牌等“五大决定因子”决定。需要采什么则涉及到历史销量、库存周转、动销率、库存水位等指标的综合考量。

3. 采多少：涉及SKU的采购数量，通常由人工经验判断，也受到采购预算、供应商要求和智能补货平台的影响。

4. 找谁采：选择供应商的过程，涉及到供应商管理和寻源系统。

5. 何时到：期望的到达日期，涉及供应商的交付时效，包括订单处理、备货、发货和物流时效。

6. 多少钱：涉及应付给供应商的金额，将在供应商应付系统中详细说明。

每个企业所处的采购规模、发展阶段和行业不同，对好的采购系统的定义也不同。因此，在设计系统时，需要根据企业自身的发展阶段和行业特点灵活应用。

最后，本篇文章是对采购系统设计的一个全面回顾，强调了在设计采购系统时需要考虑的多个方面，以及如何根据企业具体情况来定制化设计。

因为我想大部分看我文章的都是做技术相关的，因此，文章最后给大家分享我最近得出的来一句心得，以此来共勉：