本文阐述了时间管理的六项基本原则，包括明确目标、有计划地工作、分清轻重缓急、合理安排时间、协作他人的时间以及制定规则遵守纪律。通过设定具体、可衡量、可达到、相关且基于时间的目标，以及使用四象限法区分急事与要事，帮助读者提升工作效率。此外，文章强调了合理安排时间的重要性，避免将时间浪费在琐碎事务上，提倡与他人协作并制定规则以提高时间利用效率。
第二章：时间管理的原则
时间管理的六项基本原则：
1、明确目标
2、有计划、有组织地进行工作
3、分清工作的轻重缓急
4、合理地分配时间
5、与别人的时间取得协作
6、制定规则、遵守纪律
第一节
原则之一：明确目标
一、目标刺激我们奋勇向上
二、如何制定目标一个目标
应该具备以下五个特征才可以说是完整的：
具体的（specific）
可衡量的（measurable）
可达到的（attainable）
相关的（relevant）
基于时间的（time-based）
第二节 原则之二：有计划、有组织地进行工作
1、将有联系的工作进行分类整理。
2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。
3、按排列顺序进行处理。
4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。
5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。
那么有人会问：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下：
1、确立目标；
2、探寻完成目标的各种途径；
3、选定最佳的完成方式；
4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；
5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；
6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。
有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住：
1、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。
2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。
这个故事的教训是：成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想出一千个好主意要有从价值得多。
第三节 原则之三：分清工作的轻重缓急
我们以下面的时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系，请看四象限图：
第一象限是重要又急迫的事。
第二象限是重要但不紧急的事。
第三象限是紧急但不重要的事。
第四象限属于不紧急也不重要的事。
急迫性指数测验
选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常）
1、我在压力之下表现最好。 （ ）
2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ）
3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ）
4、我休息时会觉得不安。 （ ）
5、我似乎永远在赶时间。 （ ）
6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ）
7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ）
8、我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ）
9、我处理危机时表现最好。 （ ）
10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ）
11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ）
12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。 （ ）
13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ）
14、我常边工作边吃饭。 （ ）
15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ）
16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ）
“A”总数： “B”总数： “C”总数： 总得分：
（A=0分；B=2分；C=4分）
0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。
第四节 原则之四：合理地安排时间
80/20原理对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。
所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。
第五节 原则之五：与别人的时间取得协作
第六节 原则之六：制定规则、遵守纪律
没有规矩、不成方园
因此，我们说，制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：
1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。
2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。
3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前还必须关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。
第三章、分析自己使用时间的方式和状况
表一：时间使用清单表 时间统计
项目活动 每星期估计花费的时间（小时） 每星期实际花费的时间（小时） 上两项时间的差额（小时） 占每星期的总时间的百分比（%）
一、公务活动
1 上下班
2 开会
3 打电话
4 阅读文件、整理通信
5 帮助下属
6 接待宾客
7 向上级汇报
8 公务出差
9 拜访客户
10 其它工作上的活动
小计
二、个人活动
11 整理仪容
12 饮食
13 睡觉
小计
三、家庭活动
14 煮饭
15 洗熨衣服
16 打扫房屋
17 杂务与家事
18 卖杂物
19 其它的逛街活动
20 缴款
21 看孩子
22 宗教活动
23 家庭外出
24 家庭沟通
25 其它家庭活动
小计
四、休闲活动
26 听广播与音乐
27 看电视
28 休闲阅读
29 嗜好
30 观看比赛
31 运动
32 休闲旅游
33 聚会与社交
34 其它休闲活动
35 其它活动
小计
时间统计(小时)
表二：一星期时间日志与简略分析表时间
周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活动标号 时间小计
7:00 1 上下班
7:30 2 开会
8:00 3 打电话
8:30 4 阅读文件、整理通信
9:00 5 帮助下属
9:30 6 接待宾客
10:00 7 向上级汇报
10:30 8 公务出差
11:00 9 拜访客户
11:30 10 其它工作上的活动
12:00 11 整理仪容
12:30 12 饮食
13:00 13 睡觉
13:30 14 煮饭
14:00 15 洗熨衣服
14:30 16 打扫房屋
15:00 17 杂务与家事
15:30 18 卖杂物
16:00 19 其它的逛街活动
16:30 20 缴款
17:00 21 看孩子
17:30 22 宗教活动
18:00 23 家庭外出
18:30 24 家庭沟通
19:00 25 其它家庭活动
19:30 26 听广播与音乐
20:00 27 看电视
20:30 28 休闲阅读
21:00 29 嗜好
21:30 30 观看比赛
22:00 31 运动
22:30 32 休闲旅游
23:00 33 聚会与社交
23:30 34 其它休闲活动
24:00 35 其它活动
实施步骤：
1、熟悉并准备一份“时间使用清单表”（如表一）。这份假设的清单是效率先生所作，效率先生，35岁，销售经理，有两个孩子，太太也是职业妇女，所以效率先生也分担了一些家务。
2、在表一中效率先生列出约30项每星期中的主要活动，并分成五或六类。希望你按表一的要求类似地列出公务活动、个人活动、家庭活动与休闲及其它活动等类30余项，但你的分类与活动可能与效率先生很不一样。
3、在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表一。
4、准备一份的“一星期日志与简略分析表”（如表二），将表一中的活动对应地列在表二中。
5、在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码。例如效率先生星期一上午7点到7点半穿衣服去上班，他就把编号11记在星期一上午7点的空格里。
6、该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的次数。例如效率先生在时间表上第二项活动出现了15次，即表示他花了7个半小时在工作时打电话。因此效率先生要在打电话这一栏的“时间小计”中记上7.5。依上述方法填满表二，直到“时间小计”中都有一个数目字（可能是零）。
7、然后把表二中的“时间小计”填到表一的“每星期实际花费时间”上。
8、将“每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间”的余数填在表一的“上两项时间的差额”上。如果是负数，表示你花费在该活动上的时间多于你的估计；如果是正数，则正好相反。
9、为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下：
百分比（%）=（每星期实际花费时间÷168）×100
10、检查数目字。“每星期实际花费时间”的总计应该等于168，而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是100%。若有些微差异，不必担心。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的练习。
11、再把每一类所有活动的数目字相加，并分门别类制成一表，可对你如何使用时间有更明显的印象。效率先生的总结清单如表三：
表三 一星期时间总结表 时间统计
项目活动 每星期估计花费的时间（小时） 每星期实际花费的时间（小时） 上两项时间的差额（小时） 占每星期的总时间的百分比（%）
公务活动小时 45 50 -5 29.8%
个人活动小时 45 40 5 23.8%
家庭活动小时 32 46 -14 27.4%
休闲活动小时 40 27.5 12.5 16.4%
其它活动 6 4.5 1.5 2.6%
时间总计 168 168 0 100%
现在，请你完成诚实地做到下列练习。拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案：
1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？
2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？
3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？
4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？
5、我做的哪些事既重要又紧急？
6、我做的哪些事对我的目标很重要？
7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？
第四章、如何制定计划
一、计划的类型
| 分类标准 | 类型 |
| 按广度分 | 战略性计划、作业性计划 |
| 按时间框架分 | 短期计划、长期计划 |
| 按明确性分 | 具体性计划、指导性计划 |
如月度计划、周计划、日计划
短期计划与长期计划
短期是指一年以内的期间；长期一般超过5年以上；而中期界于两者之间。
具体计划与指导性计划
二、注意事项
1、事先的了解：
1 、所在部门的业务定位
2 、所在岗位的业务定位
3 、上级主管的业务目标
4 、上级主管对你的期望和要求
5 、与其它相关岗位的业务接口关系
2、遵循5W2H原则
Why: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持
What：任务的内容和达成的目标
When：在什么时间段进行
Where：任务发生的地点
Who：哪些人员参加此任务，由谁负责
How to：用什么方法进行
How much：需要多少成本
3、设置控制点
1、在目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过检查，可以及时发现问题，对自己难以解决的，还可以获得同事或领导的支持。比方说，我们计划在3天之内给六层楼的地面刷上油漆，那么第一天就要设立控制点，如果不能刷完2层，显然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保证任务最后的如期完成。
2、坚持工作周记和工作日记，对计划的执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对计划进行调整和滚动。另外，还可以对前期的工作时间分配进行分析，不断改进时间管理。
三、利用计划工具
（一）计划管理－－WBS
1、定义
WBS（工作任务分解）是创造出产品所必须进行的全部活动的清单，它是PERT、GANTT分层计划以及预算和人员分配的基础。
2、WBS基本构架
阶段、步骤、任务、活动
3、衡量标准
v 是否全部分解完毕
v WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作
v 所分解的活动是否可行
v 是否包含临时的里程碑和监控点
v WBS的分解结构是否合适
v 分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动
v 是否集成了所有的关键因素
v 逻辑上是否合理、清楚和简单
（二）计划管理－－PERT
1、定义
PERT（网络计划评审技术）是以网络图的形式制定计划，求得计划的最优方案，并据以组织和控制开发进程，达到预定目标的一种科学管理方法。
2、计划要素
（1）PERT主要反映任务的时间、资源、配合、控制等。
（2）WBS主要反映任务的层次。
建议：
（1）先画WBS,标明milestone（里程碑）时间及deadtime（截止时间）
（2）标明任务间关系
（3）再画PERT
3、计划步骤
（1）PERT主要反映任务的时间、资源、配合、控制等。
（2）WBS主要反映任务的层次。
建议：
（1）先画WBS,标明milestone（里程碑）时间及deadtime（截止时间）
（2）标明任务间关系
（3）再画PERT
3、计划步骤
步骤一：先画图
首先不必注重美观，主要弄清楚任务之间的相互关系。
步骤二：估计时间
v 工序时间=(a+4b+c)/6
（a：最乐观时间；b：期待时间；c：最悲观时间）
v 倒推法：一般确定结束时间，再逐步推出各部分需要时间。
v 留有余地、应付突发任务
步骤三：确定关键路径
1、时间上的关键路径
绘制完网络图，可以很容易算出整个计划的所需时间。同时，可以将整个开发计划分解成若干个开发流水线（路线、路径），每一条流水线都可以算出一个总持续时间，其中时间最长的一条路径TMAX，我们称为关键路径。
2、技术上的关键路径
某项任务采用的技术为关键技术，它的完成决定整个任务的完成时间，则该任务所在的路径为技术上的关键路径。
3、关键路径是可以变化的
第五章、不要让别人浪费你的时间
一、打电话的艺术
1、事先的约定与准备
打电话约定时间和约定要求并不是什么新奇的概念，通过约定可以避免你在需要安静工作的时候被不断打扰、或是占线、或是接不到电话，更主要是避免电话中需要某些资料却无法提供，从而造成时间的浪费。
2、保持简短而明确的开场白
3、控制通话时间、保持通话主题
4、过滤电话
二、当你被打断时
1、来自上司的打断
2、来自下属的打断
3、来自同事的打扰
（1）双方应事先达成共识。
（2）不要随意打扰对方。
（3）想想为什么你的中断情形无法受控
第六章、省时之道
一、等待的时候做什么
带本书看；写点东西；修改报告；检查语音邮件；打电话；用录音机口述信件等。
二、逆势操作
远离高峰时刻，避免一窝蜂。
三、追求互赖模式
双赢的精髓便是：人与人之间存在着合作的潜力，合作将能取得远大于个人凭一已之力创造的成就。
“赢”的真正意义是实现目标，所以若用合作代替竞争，便能在有效的时间或较短的时间里达成更多的目标、甚至有意想不到的收获。
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