范围管理之收集需求

最新推荐文章于 2024-10-08 18:53:32 发布

onlyonexhj

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分类专栏：项目管理

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一、项目范围管理的含义及作用

项目范围管理包括确保项目做且只做所需的全部工作，以成功完成项目的各个过程。它关注的焦点是：什么是包括在项目之内的，什么是不包括在项目之内的，即为项目工作明确划定边界。

二、项目范围管理的主要过程

项目范围管理通过以下6个过程来实现：

（1）编制范围管理计划过程，对如何定义、确认和控制项目范围的过程进行描述。

（2）收集需求。为实现项目目标，明确并记录项目干系人的相关需求的过程。

（3）定义范围。详细描述产品范围和项目范围，编制项目范围说明书，作为以后项目决策的基础

（4）创建工作分解结构。把整个项目分解为较小的、易于管理的组成部分，形成一个自上而下的分解结构

（5）确认范围。正式验收已完成的可交付成果

（6）范围控制。监督项目和产品的范围状态、管理范围基准变更

三、各过程详细描述

3.1编制范围管理计划

编制范围管理计划是项目或项目集管理计划的组成部分，描述了如何定义、制定、监督、控制和确认项目范围。编制范围管理计划和细化项目范围始于对下列信息的分析：项目章程中的信息、项目管理计划中已批准的自己画等。编制项目管理计划有助于降低项目范围蔓延到风险。

输入

工具与技术

输出

1.项目管理计划

2.项目章程

3.组织过程资产

4.事业环境因素

1.会议

2.专家判断

1.范围管理计划

2.需求管理计划

.3.1.1输出内容

1）范围管理计划

范围管理计划是项目或者项目集管理计划的组成部分，描述了哦如何定义、制定、监督、控制和确认范围。

范围管理管理计划要对将用于下列工作的管理过程做出规定：

（1）制定详细项目范围说明书

（2）根据详细项目范围说明书创建WBS

（3）维护和批准工作分解结构(WBS）

（4）正式验收已完成的项目可交付成果

（5）处理对于项目范围说明书或者WBS的变更。该工作与事实整体变更控制过程之间相关

2）需求管理计划

需求管理计划是项目管理计划的组成部分，描述了如何分析、记录和管理需求，以及阶段与阶段间的关系对管理需求的影响。

需求管理计划的主要内容至少包括：

（1）如何规划、跟踪和报告各种需求活动

（2）配置管理活动，例如，如何启动产品变更，如何分析其影响，如何进行追溯、跟踪和报告、以及变更审批权限

（3）需求优先级排序过程

（4）产品测量指标及使用这些指标的理由。

（5）用来反映那些需求属性将被列入跟踪举证的跟踪结构。

（6）收集需求过程。

3.2收集需求

收集需求是为实现项目目标而确定，记录并管理干系人的需要和需求的过程。本过程的主要作用是为定义和管理项目范围（包括产品范围）奠定基础

3.2.1收集需求过程的工具与技术

1）访谈

访谈是通过与干系人直接交谈来获取信息的正式或非正式方法。访谈的典型做法是向被访者提出预设和即兴的问题，并记录他们的回答。访谈经常是一个访谈者和一个被访者之间的“一对一”谈话，但也可以包括多个访谈者或者多个被访者。访谈有经验的项目参与者、发起人和其他高管，以及主题专家，有助于识别和定义所需产品可交付的成果特征和功能，访谈也可以用于获取机密信息。

2）焦点小组

焦点小组是召集预订的干系人和主题专家，了解他们对所讨论的产品、服务或成果的期望和态度、由一位受过训练的主持人引导大家进行互动式讨论。焦点小组往往比“一对一”的访谈更热烈

3）引导式研讨会

引导式研讨会把主要干系人召集在一起，通过集中讨论来定义产品需求。研讨会是怀素定义跨职能需求和协调干系人差异的重要技术。由于全体互动的特点，被有效引导的研讨会有助于参与者之间建立信任、改进关系、改善沟通，从而有利于干系人达成一致意见。此外研讨会能够比单项会议更早发现问题，更快解决问题。

4）群体创新技术

可以组织一些群体活动来识别项目和产品需求。下面是一些常用的群体创新技术

（1）头脑风暴法。一种用来产生和手机对项目需求与产品需求的多种创意的技术，头脑风暴本身不包含投票和排序，但常与包含该环节的其他群体创新技术一起使用。

（2）名义小组技术。用于促进头脑风暴的一种技术，通过投票排列最有用的创意，以便进一步开展头脑风暴和优先排序。

（3）概念/思维导图。把从头脑风暴中获得的创意整合成一张图的技术，以反映创意之间的共性与差异，激发创意

（4）亲和图。用来对大量创意进行分组的技术，以便进一步审查和分析。

（5）多标准决策分析。借助决策矩阵，用系统分析方法建立诸如风险水平、不确定性和价值收益等多种标准，从而对众多方案进行评估和排序的一种技术

5）群体决策技术

群体决策技术就是为达成莫衷期望结果，而对多个未来行动方案进行评估的过程，本技术用于生成产品需求，并对产品需求进行归类和优先级排序。

达成群体决策的方法有很多，例如：

一致同意。每个人都同意摸个行动方案
大多数原则。获得群体中超过 50%人员的支持，就能做出决策。把参与决策的小组人数定位技术，防止因平局而无法达成决策。
相对多数原则。根据群体中相对多数者的意见作出决策，以便未能获得大多数的支持。通常候选项超过两个时使用。
独裁。在这种方法中，由某一个人为群体做出决策

收集需求过程中，上述群体决策技术都可以与群体创新技术联合使用。

6）文件调查

问卷调查是指设计一系列的数码问题，向众多受访者快速设计信息。问卷调查方法非常适用于以下情况：受众多样化，需求快速完成调查，受访者地理位置分散，并且适合开展统计分析。

7）观察

观察是指直接查看个人在各自的环境中如何执行工作（或任务）和实施流程，当产品使用者难以或者不愿清洗说明他们的需求是，就特别需要通过观察来了解他们的工作细节。观察，也称为“工作跟踪”，通常有观察者从外部来观看业务专家如何执行工作。也可以由"参与观察者"来观察，他通过实际执行一个流程或程序，来体验该流程或程序如何实现，以便挖掘隐藏的需求。

8）原型法

原型法是指在实际制造预期产品之前，先造出该产品的实用模型，并据此征求对需求的早期反馈。原型法支持渐进明细的理念，需要经历从模型创建、用户体验、反馈收集到原型修改的反复循环过程。在经过足够的反馈循环之后，就可以通过原型获得足够的需求信息，从而进入设计或制造阶段。

9)标杆对照

标杆对照将实际或计划的做法（如流程和操作过程）与其他可比组织的做法进行比较，以便识别最佳时间，形成改进意见，并为绩效考核提供依据。标杆对照所采用的看可比组织可以是内部的，也可以是外部的。

10）系统交互图

系统交互图是范围模型的一个例子，它是对差评范围的可视化描绘，显示业务系统（过程、设备、计算机系统等）及其与人和其他系统（行动者）之间的交互方式。系统交互图显示了业务系统的输入、输入提供者、业务系统的输出和输出接收者。

11）文件分析

文件分析就是通过分析现有文档，识别与需求相关的信息，来挖掘需求。可供分析的文档很多，包括：商业计划、营销文献、协议、建议邀请书、现行流程、逻辑数据模型、业务规则库、应用软件文档、业务流程或接口文档、用例、其他需求文档、问题日志、政策和法规文件的等。

3.2.2收集需求过程的输入、输出

1）收集需求过程的输入

（1）范围管理计划

范围管理计划使项目推断知道应该如何确定所收集的需求的类型。

（2）需求管理计划

需求管理计划规定了用于收集需求的工作流程，以便定义和记录干系人的需要

（3）干系人管理计划

从干系人管理计划中了解干系人的沟通需求和参与程度，以便评估并适应干系人对需求活动的参与程度。

（4）项目章程

从项目章程中了解项目产品、服务或成果的的高层级描述，并据此收集详细的需求

（5）干系人登记册

从干系人登记册中了解哪些干系人能够提供需求方面的信息。干系人登记册也记录了干系人对项目的主要需求和期望

2）收集需求过程的输出

1）需求文件

需求文件描述各种单一需求将如何满足与项目相关的业务需求。一开始，可能只有高层集的需求，随着有关需求信息的增加而逐步细化。只有明确的、可跟踪的、完整的、相互协调的，且主要干系人愿意认可的需求，才能作为基准。需求文件的格式多种多样，既可以是一份按干系人和优先级分类列出全部需求的简单文件，也可以是一份包括内容提要、细节描述和福建的详细文件。

需求文件的内容包括：

（1）业务需求

可跟踪的业务目标和项目目标
执行组织的业务规则
组织的指导原则

（2）干系人需求

对组织其他领域的影响
对组织内部或外部团体的影响
干系人对沟通和报告的需求

（3）解决方案需求

功能和非功能需求
技术和标准合规性需求
支持和培训的需求
质量需求
报告需求

（4）项目需求

服务水平、绩效、安全和合规性等
验收标准

（5）过度需求

（6）与需求相关的假设条件、依赖关系和制约因素

2）需求跟踪矩阵

需求跟踪矩阵是把产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果的一种表格。使用需求跟踪矩阵，可以把每个需求与业务目标或者项目目标联系起来，有助于确保每个需求都具有商业价值。需求跟踪矩阵提供了整个项目生命周期中跟踪需求的一种方法。有助于确保需求文件中被批准的每项需求在项目结束的时候都能交付。需求跟踪矩阵还为管理产品范围变更提供了框架

需求跟踪矩阵包括以下内容：