范围管理之创建WBS

一、概述

      创建工作分解结构是把项目 可交付成果和项目工作分解成较小的、更易于管理的组件的过程。工作分解结构哦（WBS)是项目管理的基础，项目的所有规划和控制工作都必须基于工作分解结构。如果没有工作分解结构，就谈不上项目的进度计划、成本计划、质量计划、人力资源计划、和 风险计划等。本过程的主要作用是，对所要交付的内容提供一个结构化的视图。本过程的输入、工具与技术和输出如下：

输入	工具与技术	输出
1.范围管理计划 2.项目范围说明书 3.需求文件 4.组织过程资产 5.事业环境因素	1.分解 2.专家判断	1.范围基准 2.项目文件更新

      WBS是对项目团队为实现项目目标、创建可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解。WBS组织并定义了项目的总范围，代表着经批准的当前项目范围说明书中所规定的工作。

1.WBS的在作用和意义

      工作分解结构是后续管理工作的主要依据，是项目时间、成本、人力等管理工作的基础。因此，从某些程度上讲，工作分解结构的过程，也就是为项目搭建管理股价的过程。项目的工作结构分解，对项目管理有着重要的意义：

（1）通过工作结构分解，把项目范围分解开来，是项目相关人员对项目一目了然，能够使项目的概况和组成明确、清晰、透明、和具体。使项目管理者和项目干系人如投资人或客户，都能通过WBS把握 项目、了解和控制项目过程

（2）保证了项目结构的系统性和完整性。因为分解的过程需要包括项目的所有工作，这样才可能在规划和实施项目中保证不会存在遗漏，进而保证了项目的我完整性

（3）通过工作结构分解 ，可以建立完整的项目保证体系，因为这个分解过程将项目的总目标关注的重点，如进度、成本 和质量 等分解到可控制的各项目单元，便于执行和实现目标要求。

（4）项目工作分解能够明确项目相关各方的工作界面、便于责任划分和落实。

（5）最终工作分解结构，可以直接作为进度计划和控制的工具。

（6）为建立项目沟通管理提供依据，便于把握信息重点。

（7）是项目各分计划和控制措施制定的基础和主要依据。

（8）有助于防止需求和范围蔓延

 

2.WBS包含的内容

      WBS最底层的工作单元被称为工作包，是我们进行进度安排、成本估算和监控的基础。工作包对相关活动进行归类。

（1）工作分解结构是用来确定项目范围的，项目的全部工作都必须包含在工作分解结构 中，而且不包含在工作分解结构中的任何工作都不是项目的组成部分，都不能做，否则就是”镀金“。这是工作分解结构百分百规则的要求，即工作分解结构必须且只能包括100%的工作。

（2）工作分解结构的编制需要所有项目干系人的参与，需要项目团队成员的参与，各项目干系人站在自己的立场上，对同一个项目可能编制出差别较大的工作分解结构。项目经理应该发挥”整合者“的作用，组织他们进行讨论，以便编制出一份大家都能接受的工作分解结构。

（3）工作分解结构是逐层向下分解的。工作分解结构最高层的要素总是整个项目或者分项目的最终成果 。每下一个层次都是上一层次相应要素的细分，上一层次是下一层次各要素之和。工作分解结构中每条分支分解层次不必相等，如某条分支分解到了第 四层，而另一条可能只分解到三层。一般情况下，工作分解结构应控制在3-6层为宜。如果项目较大，以至于工作分解结构要超过6层，我们可以把大项目分解成 子项目，然后针对 子项目来做工作分解结构。

      工作分解结构中的各小苏应该是相对独立的，要尽量减少相互之间的交叉。

      工作分解结构一般用图表像是表达，其系那个形式是工作 分解结构的具体表现，是实施项目、实现最终产品或服务所必须进行的全部活动的一张清单，也是进度计划、人员 分配、预算计划的基础

      当前较常用的工作分解结构表示形式主要有以下两种：

• 分级的树形结构   类似于结构图
• 表格形式    类似于分级的图书目录 

      下面解释工作分解结构的一些概念 ：

（1）里程碑

      里程碑标志着某个可交付成果或者阶段的正式完成。里程碑和可交付成果紧密联系在一起，但并不是一个概率。可交付成果可能包括报告、原型、成果和最终产品，而”里程碑=具体时间+在这个时间应完成的事件“，里程碑关注事件是否完成，例如，用户签署正式的认可文件等。工作分解结构中的任务有明确的开始时间和结束时间，任务的结果可以和预期的结果相比较。

（2）工作包

      工作包是位于工作分解结构每条分支最底层的可交付成果或项目工作组成部分。由于工作包 便于完整的分派给诶不同的人或组织，所以要求明确各工作单元之间的节目。工作包应该非常 具体，以便承担者能明确自己的任务、努力的目标和承担的责任，工作包是基层认为或工作的纸牌，同时其具有检测和报告工作的作用。所有工作包的描述必然让成本会计管理者和 项目监管人员理解，并能够清楚区分不同工作包的工作。同时，工作包的大小也是需要考虑的细节，如果工作太大，那么难以达到可管理、可控制的目标，如果工作包太小，那么工作分解结构就要消耗项目管理人员和团队成员的大量时间和精力。最为倚重经验法则，8/80规则（80小时原则）建议工作包的大小应该至少需要8个小时来完成，而 总完成时间也不应该大于80小时。

      在制作分解结构的过程中，把每个工作包分配到一个控制账户，，并根据”账户编码“为工作包建立唯一标识，这些标识为进行成本、进度与资源信息的层级汇总提供了层级结构。控制账户 是一个管理控制点。在该控制点上，把范围、预算、实际成本和进度加以整合，并与挣值相比较，以测量绩效。控制账户设置在WBS中原定的管理节点上。每个控制账户可能包括一个或多个工作表，但是一个工作包只能数一个控制账户。需要生成一些陪他奥的文件，这些文件需要和工作分解结构配合使用，称为工作分解结构词典，它包括工作分解结构组成部分的详细内容、账户编码、工作说明、负责人、进度里程碑清单等，还可能包括合同信息、质量要求、技术文献、计划活动、资源和成本估计等。

      某个可交付成果，如果其有下特征之一，就可能被当作工作包：

• 规模较小，可以在短时间（80）完成
• 从逻辑上讲不能再分类
• 所需资源、时间、成本等已经可以比较准确的估算，已经可以对其进行有效的时间、成本、质量、范围和风险控制

（3）WBS编码设计

      为了简化WBS的信息交流过程，通常利用编码技术对WBS进行信息交换。编码设计与结构设计存在对应关系。结构的每一层次代表编码的某一位数，有一个分配给它特定的数字

二、创建工作分解结构的工具与技术

1.分解

      分解时一种把 项目范围和项目可交付成果逐步划分为更小、更便于管理的 单元。知道可交付物细分到足以用来支持未来的项目活动定义的 工作包。工作包是WBS最低成的工作，可对其成本和持续时间进行估算和管理。分解的程度取决于所需的控制程度，以实现对项目的高效管理。工作包的详细程度因项目规模和复杂程度而已。

      要把整个项目分解到工作包，通常需要开展以下活动：

（1）识别和分析交付成果及相关工作

（2）确定WBS的结构和编排方法

（3）自上而下逐层细化分解

（4）为WBS组件制定和分配表示编码

（5）核实可交付成果分解的程度是否恰当

      工作结构分解应把握如下原则：

（1）在层次上 保持项目的完整性，避免遗漏必要的组成部分

（2）一个工作单元只能从属于某个上层单元，避免交叉从属。

（3）相同层次的工作单元应用相同性质

（4）工作单元应能分开不同的责任者和不同的工作内容

（5）便于项目管理计划和项目控制的需要

（6）最 底层工作应该具有可比性，是可管理的，可定量检查的

（7）应包括项目管理工作，包括分包出去的工作

2.专家判断

      需要依据各种信息，把 项目可交付成果分解为更小的组成部分。

三、WBS创建工作的输入、输出

1.创建工作分解结构的输入

（1）项目范围管理计划

      范围管理计划中定义了应该如何根据详细项目范围说明书创建WBS以及应该如何维护和批准WBS。

（2）项目范围说明书

      项目范围说明书描述了需要实施的工作以及不包括在项目中的工作，同时也列举和描述了影响项目执行的各种内外不制约或限制条件。

（3）需求文件

      详细的需求文件，对理解需要产出什么项目结果，需要做什么来交付项目及其最终产品，都非常重要。

（4）事业环境因为

      项目所在行业的WBS标准，可以作为创建WBS的外部参考资料

（5）组织过程资产

    影响创建WBS过程的组织过程资产包括：用于创建WBS的政策、程序和模板，以往项目的项目档案，以往项目的经验教训。

2.创建工作分解结构的输出

1）范围基准

      经过批准的范围说明书、工作分解结构（WBS）和吸纳供应的WBS词典组成了范围基准，只有通过正式的变更控制程序才能进行变更这个基准，它被用作比较的基础。范围基准是吸纳古墓管理计划的组成部分 ，包括：

（1）项目范围说明书。项目范围说明书包括对项目范围、主要可交付成果、假设条件和制约因素的描述。

（2）WBS。WBS是对项目团队为实现项目目标、创建所需可交付成果而需要实施的定义。

（3）WBS词典

2）项目文件更新

  可能需要更新的项目文件至少包括需求文件。可能需要在需求文件中反映经批准的变更。如果在创建WBS过程中提交了变更请求并获得了批准，呢么应该跟新需求文件，以反映经批准的变更。