需求调研第二篇--调研准备阶段避免哪些错误

二、调研准备阶段避免哪些错误  
2.1 、第一个容易犯的错误：

不清楚调研的目的 调研的目的到底是什么呢？ 真正的调研目的有二条：  

第一：对用户：让用户认为调研者已经非常了解或者有足够能力了解教育局、学校现有的业务流程。 

第二、对公司：调研获得信息足够让后续者进入下一阶段工作。     

以上两个目的非常重要。  能够评价你是否了解教育业务的人不是你公司的成员，而是用户。  

如果用户认为调研者非常或者有能力了解他们的业务，他们自然也比较相信这个调研者的后续的解决方案或产品演示。  如果用户都认为调研者非常或者有能力了解他们的业务，调研者说服或者高质量帮助公司的同事进行后续工作自然不在话下。  

明白这个目的的人，在调研阶段就会设计大量的机会不断强化用户对调研者的认同感。如果最终用户认同了调研者，或者大量的用户认同了调研者，高质量完成项目的机会就不断的增加。  

有了这个信任基础，后面很多工作也容易推进。  所以在调研工作中要通过规范的业务程序让用户感觉到我们作为一家专业公司的风范，通过业务交流让用户认可我们在这个领域的专业知识和技能，通过业务需求确认突出我们强项，为后续技术交流工作提供可利用的信息。我们调研工作质量越高，认同程度越高，我们项目成功的概率就越大。

调研结束，调研者还要清楚一个环节，调研后要做的是编制《需求规格说明书》，为系统设计和开发作需求引导，后续工作需要公司其它同事配合完成，调研者有责任确认自己调研工作信息明确被需要获知这些信息的同事收到并理解，并能很好开展后续工作。  

做到这一点，调研工作才能算结束，否则调研者个人认为其调研工作质量很高，后续者如果对《需求规格说明书》不认同或者不理解，后续工作质量是没有保障的，这个时候调研工作并没有发挥作用，所以调研者就是从尊重自己工作的角度而言，也要安排时间让后续人员认同和理解自己的业务调研内容。  

有效的需求调研在调研过程中会随时收集团队成员对调研记录的意见，不断动态调整调研过程，而不是在最后调研结束时一骨脑让团队成员吸收大量信息。同样有经验的人员在规划一个项目需求调研时也一定会考虑调研工作和后续工作的协同，提前要求各个阶段人员及时沟通和配合。   

 2.2、 第二个容易犯的错误：

计划不够细致  有些调研人员调研计划落实具体活动的时候，往往只有这么简要的几句，某年某月某日，在某地某部门进行业务调研。  这样写计划要么是不清楚调研从哪里下手，只好先这样写着，到现场再走一步看一步，要么就是自以为有一些调研经验，知道如何处理，所以在写计划时为了糊弄内部分管领导，好歹也写了，质量上偷工减料。  

实际上我们写一个计划写给谁看？计划是我们给用户分管领导确认的，用户领导对你的工作内容了解越清楚，他帮助你安排工作就越方便。  用户领导或者用户协调人也一定希望我们在现场的工作紧凑合理，不浪费彼此的时间。但用户并不清楚如何做这种调研，他们能做的就是按照我们意见尽量安排合适人员配合。  

如果你的调研是某几天要来你们这里调研的话语，实际上用户领导可能会回答，那你们先来，来了再说。结果现场大部分时间都在协调调研资源和等待上，大量时间都无价值的浪费掉。  

所以一份好的计划应该是可操作，可执行的，也可以让用户看明白的。  调研计划应细化到每天的上午下午分别调研哪个部门，需要怎样资历人员配合，需要配合多长时间，将了解哪些方面的业务问题，需要准备哪些相关资料。这样也便于用户领导配合安排。  而且一份详细的调研计划做为开始，正是恰到好处的体现了我们的专业背景和职业素养。还有什么比这更划算的呢？我们只需要做一份合理的模板，每次多写几个字，就可以换来一个好的印象。

还有一点必须要明确的是，写一份详细的调研计划并非一定要让计划时间变得很长。

任何调研工作都不可能把所有情况搞清楚，调研并不是一次就可以结束的事情。  实际上在一个项目中要随时有调研的意识，一旦发现新的事实和历史调研不符合，我们马上可以重新完善我们的调研结论，进行相关调整。  所以知道这一点我们每次调研都有一个成本的概念，调研的目的对内只是获得可以进入下一阶段工作的足够质量信息即可。  有时候一两天的调研也可以达到这个目的，调研同样可以结束。 即使是一天的调研计划同样可以认真细致地准备。  

 2.3、 第三个容易犯的错误：

计划没有在内部沟通  很多人接到调研任务，将计划写好，立即就开始和用户沟通，工作精神很好，但是前面已经强调过，调研工作不是一个单独的业务行为，调研是承上启下的一个工作。所以我们的调研计划一定要征求客户经理，参与过调研其它人员意见，一些重点项目甚至是公司高管的意见，看看是否还值得推敲。  最关键的是，内部沟通计划的过程是和其它部门约定后续工作配合的过程，通过内部沟通在完善调研合理性基础上实际上确定如果调研工作结束，如何将我的工作移交给其它人，便于其安排后续工作。 

调研者不要匆匆忙忙搞完一个调研报告，提交一份文档，就投入另外一个项目，让后续人员看着需求调研报告云里雾里，又无法和调研者当面深入沟通，无法高质量开展工作。 

 所以做内部沟通的时候实际上也是调研者的一个自我保护，和别人约定阶段工作的输入输出文档和质量要求，那么做完这份工作，后续同事也就能够独立开展工作，而不是纠缠不清。  调研人员一定注意不管你的工作岗位重要或者不重要。不能由于自己的工作粗糙而使公司团队犯大量的低级错误，这样极大降低用户对公司的信任度。  一般情况下慎重选择第一个调研者，第一个调研者一定要安排能力强的人，给用户良好的第一印象，为其他调研人员进入创造工作空间。因为用户如果发现后续者能力不强或者不够专业依然会对第一个调研者有认同感。  用户往往并不清楚他们要购买的软件到底是什么东西，所以初次调研者要花费很多精力在灌输概念上，如果基本概念不清楚，用户往往不能提出有价值的需求，调研时往往没有边际。后续调研者再进行调研时用户就会清楚很多事情，回答问题质量就比较高。切忌调研工作盲目启动，草草收尾。   

 2.4、 第四个容易犯的错误：计划没有得到用户确认

有的人把调研计划做好，告诉用户行程，就准备按计划去现场了，这样的调研者不及格。  有的人会提前发邮件或传真给用户，然后电话确认收到，然后确认时间无问题，然后再去，这样的调研者60分。  有的人不但会确认计划时间，还会认真了解计划内容是否认同和有相关业务人员配合，得到肯定承诺后再去，这样的人80分。  有的人还会准备一些项目前期文档和资料准备清单，落实后再去调研，这样的人100分。  公司实施人员至少要做到80分！  计划发给用户后用户一般是不会认真看和落实的，特别是一些地位不高的联系人，可能连为这个事找领导这个协调的胆都没有。  所以打电话确认的时候一定要请用户确认是否可以按计划进行，得到肯定答复后再出发，这样第一计划执行保障性会高一些，第二也给别人留下一个认真的印象。  这个计划落实的工作也可以和公司销售沟通后，请其利用其在企业的人脉落实。   

 2.5、 第五个容易犯的错误：没有认真进行准备 

调研要认真准备，但说来容易做来难，很多人调研前的准备工作很随意。  没有经过认真准备的调研，到了现场很可能对各种突发情况措手不及。  从应付各种用户刁专古怪的问题的角度而言，调研准备永无止境。  好的调研准备工作可以包括这么18个方面：  

1、如果有的话，一定要认真阅读项目合同、招标文件及前期文件中的技术协议条款。  

2、阅读前期技术方案和各类备忘录。  不仅要阅读，还要保证自己工作质量和规范和前期保持一致，一个行为高度一致性的公司是核心竞争力很强的公司。  此处有一个很重要的工作一定要向前期参加工作人员了解是否已经收集了一些资料，并想办法获得，已经搜集的资料和问题尽量避免重复询问，这对用户会造成巨大不满。如果万一前期资料不能获得，也要另外提前准备好说法避免这种情况出现。  

3、和项目前期人员充分沟通。  听取他们的建议，使自己调研更有针对性。  

4、熟悉公司编制的有关实施模板和已实施相似项目的情况。 这将对我们将要实施的工作很有帮助，甚至在调研过程中给我们很多思路上的启发。 

 5、熟悉相关软件产品的功能及发展方向。  很多人在工作中不注意和研发人员、方案人员的沟通，在调研前确认自己了解了产品的发展方向，现有和近期可实现的功能对调研时遇到一些很难回避的技术问题就可以做到心中有数，提前想好说法。当然最好的说法是这个功能我们已经实现了，在某某项目上也是这样要求的。 

 6、了解教育系统用户所处的行业特点。  这些要从公司，特别是网上查询资料分析，建立一个基本的业务原型，这样在调研时可以让用户感觉到我们还是做了很多工作，对项目很认真。  

7、适当准备同用户交流时的软件原型或交流PPT。

8、准备教育业务调研问卷。  不一定要给用户，但一定可以让自己不遗漏该问的问题。

 9、设计自我的业务调研方案。      业务调研方案可以将自己调研经验不断积累，形成体系化的经验。 

 10、设计自我的业务调研计划计划一定要用心，用心才能做好。 

 11、准备业务调研培训材料。  到现场调研时需要让用户知道我们的调研方法和思路，用户才好配合，也认可我们的专业化程度，这个应该结合公司流程和自己体会进行准备。 

 12、软件安装盘和加密狗。 

13、电脑笔记本。  电脑笔记本是必备工具，不提倡手工记录。  

14、WINDOWS2000/SQL SERVER/ORACLE安装盘等常用工具软件安装盘。有时候很有用。 

 15、别的项目常用样例及标准配置，用户很难提供明确需求的时候，让他们看看我们公司在别的教育用户的成功样例，有助打开思路，也体现我们给用户带去先进管理方式和成功经验的合作初衷。 

 16、公司各种流程管理文档。对于一些用户了解我们公司内部问题的时候，如果搞不清楚该什么讲的时候不要信口开河，翻翻资料再说。  

17、可能涉及业务难点培训资料和问题集。  用户的问题千奇百怪，多准备一点没错，不断积累这些问题就是一个个人知识完善的过程。 

18、公司小礼品。  调研完成后送给调研对象一个小礼品是很容易给对方留下好印象的机会。  实际中我们每个做调研的人自问一下，调研准备18条我们到底做了几条。

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