SAP PO的结算状态

  

[分享]未清采购订单(出自SAP屠夫)

后勤根据财务通知关闭未清采购订单处理方案简述:

采购订单(ME22N/ME23N)行项目的“交货”屏幕有个”交货已完成”,如果选择此标志,则表示叫交货已完成,该采购单不再是未清采购订单,也就是说该采购行收货关闭,不再需要交货,也不再参与MRP运算,如下图,注意过量交货限度/交货不足限度标志。

 

交货已完成标志何时设置?

首先,交货已完成是针对采购行项目即物料行的,在MIGO收货时,到”采购订单数据”屏有一个”交货已完成”标识,它有三个选择:默认的1 ”自动设置”|2 设置|3 不设置,如下图:

自动设置是怎么回事呢? 在配置路径物料管理->库存管理和实际库存->收货->设置"交货完成"标志(SE16:V_159L_E),默认是选择了自动设置"交货完成"标志的。 也就是说,如果MIGO收货数量在不足/过量交货容差内,系统将自动为该采购行设置”交货完成”标志。

举点实例就非常清楚,假设采购行项目数量为20个,无不足/过量交货容差,则该采购行在收满(可能多次收货)20个后自动设置"交货完成"标志,因为SE16:V_159L_E是如此设置,假设有设置不足/过量交货容差都是10%,即允许2个,则采购行在收满18个到22个的这个范围时,系统自动设置自动设置"交货完成"标志,由于系统不允许收货超过最大上限,总收货量不能超过22个。

当然,你也可在收货5个后就手工选择项2来设置”交货完成”标志,实务中,比如供应商首次送货16个,质检竟然发现只有5个过关,勉强收了,对其产品质量表示怀疑再也不想收次品了,因此立即手工设置”交货完成”;还有一种后续设置”交货完成”的情况,就是收货5个后,过了几天,比如供应商交货不及时,下面的交货不需要了,有两种方法:

(1).使用Tcode:ME22N直接修改采购单行项目打上”交货完成”标志,但是,有的企业是实施了采购订单审批的,审批后的订单ME22N无法直接修改”交货完成”标志,那就使用方法2.

(2).MIGO收货数量0,选择”2 设置” 来打上交货完成标志,此时产生了一个无数量无金额的垃圾物料凭证号,SAP的程序员真能折腾,这样的聪明法子都能想得出!

遗憾的是,"交货完成"标志并不意味着以后就不能再收货,同上,假设采购单数量为20,有设置不足/过量交货容差都是10%,在收货18个后,满足条件,"交货完成"标志自动设置,此时,可以使用ME2L/ME2M/ME2N等去查看,发现“仍要交货“数为0,可此标志并非禁止未来的收货,实际上未来还可收4个料进来,现在,怎样限制"交货完成"标志的行项目不允许再收货呢? 只能是使用功能增强(增强名称SMOD: MBCF0002),参考代码,逻辑很简单,就是收货时判断"交货完成"标志选择后禁止继续收货,如下表:

*限制交货完成的采购订单行项目不能再收货,By付鸿杰on 2008/07/22

DATA: I_ELIKZ LIKE EKPO-ELIKZ ,

I_MSG(60) TYPE C.

___select SINGLE ELIKZ INTO I_ELIKZ FROM EKPO

WHERE EBELN = I_MSEG-EBELN AND

EBELP = I_MSEG-EBELP .

I_MSG = '' .

CONCATENATE I_MSEG-EBELN '/' I_MSEG-EBELP INTO I_MSG .

CONCATENATE I_MSG '交货已完成,不能再收发货,请修改交货完成标志!' INTO I_MSG.

IF I_ELIKZ = 'X' .

MESSAGE E001(00) WITH I_MSG .

ENDIF.

E_SGTXT = I_MSEG-SGTXT. "必须的,否则物料行项目文本传输不到会计行项目文本

前面说过, 后台设置SE16:V_159L_E是设置满足不足/过量交货容差的收货范围时立即自动选上"交货完成"标志, 现在有一个问题,限制"交货完成"标志禁止继续交货是否合适?

举个实例来说明限制造成的不方便,辅助材料低值易耗品的采购,通常是设置有交货容差,准备采购某低值易耗品1000个,容差5%,收货950后,自动交货完成,以后还有的交货就收不进来,除非又去清楚标志,这种情况主要是因为采购单多次收货,如果采购行只收一次货就不存在此问题。

上图是个合成图,上半部分ME2L查看采购单4500000009/10行的仍要交货和仍要开票都为0,但下半图,我们看到采购单数量为20,收完10个后自动设置"交货完成",发票校验8个后自动设置”最后发票”标志(如果未设置该标志,则仍要开票显示为2个,即未清开票为2),此时该采购行彻底完成。

也就是说,未清订单包括未清交货和未清开票。

怎样的采购单才真正关闭?

有一个用户说,采购单在被正式付款结算后才是最终关闭,理由是止不定何时发票给冲销了,交货也给冲销了,推倒重来的故事是时有发生的,原料进仓后未认真质检,货也收了,发票也校验了,甚至钱也付了,等生产发料才发现料有问题要退货,这里不纠缠退货问题, 问题是,ERP系统如何知道某个采购单已付款结算了, 我们知道MIRO发票校验时的应付款是不带采购单的,更不用说带采购订单行项目! 为什么这样设计?因为有可能多个采购单一起做发票校验,生成的应付就一笔,带哪个采购单号? 带哪个采购行项目号?

有一家企业坚持应付要到采购单号,他说他们家绝对不可能出现多个采购单一起开票的,我们现在回顾一下收货,假设5个物料行,收货时参考分录如下:

Dr: 原料科目 物料号:物料1 采购订单/行项目 4500000009/20

原料科目 物料号:物料2 采购订单/行项目 4500000009/30

原料科目 物料号:物料3 采购订单/行项目 4500000009/40

GR/IR 物料号:物料1 采购订单/行项目 4500000009/20

GR/IR 物料号:物料2 采购订单/行项目 4500000009/30

GR/IR 物料号:物料3 采购订单/行项目 4500000009/40

*GR/IR为中间科目,可对应到应付暂估或材料采购

发票校验时,按SAP逻辑是要彻底平衡GR/IR中间科目,从数量到金额,此出不细讲,发票校验时GR/IR是带采购单和行项目的,如下图,但是应付不带采购单和行项目,原因刚才已讲述过,如果在设计时应付需带采购单/行项目,则应付需拆分和GR/IR一一对应就可,起码,SAP系统是不这样做的,应收款也存在这个问题,有个企业就是要应收去对应到销售订单/行项目,也就是对应到物料, 有的要分,有的要合,城里的想出来,城外的想进去,大千世界,无奇不有!

最终发票

最终发票的作用之一上面已经说了,设置了该标志采购订单行项目的未清发票为0,最终发票还有两个用途: 现金预测管理和基金管理(预算管理)。 在现金预测管理中, 有一个流动预测,以应收/应付模块中的客户/供应商帐户为基础,反映企业在相对较长期间的资金流入和支付交易情况, 很好理解,从企业长期资金状况来看,采购单可作为资金流出的一种类型, 如设置了最终发票,则流动预测将不再包括该采购单的剩余项。对于采购预算,同样,比如采购单数量1000个,采购价格10元,假设占用采购预算10000元,发票校验900个后设置最终发票标识,则该采购单将释放出剩余的1000元预算。

关于现金预测管理请参考(高度集成是SAP的最大卖点):

http://mfg.kingdee.com/pages/sapguru/blog/archive/2007/08/01/225505.aspx

http://mfg.kingdee.com/pages/sapguru/blog/archive/2007/10/09/246769.aspx

最终发票标识并不防止后续的发票过帐,如果选择了基于收货的发票校验,如果收货10个,发票校验8个,即使设置了最终发票标识,后续依旧可在校验2个,同样可以设置增强限制如果设置了最终发票标识的,则不允许再进行发票校验。

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