Excel——数据验证，保证数据录入更规范

数据验证——位于“数据”选项卡的“数据工具”功能组中，用于限制数据类型或用户输入单元格的值，最常见的用法之一是创建下拉列表。

一、数据验证

1.基础的验证条件

• 以满意度为例：限制用户应输入 1（最小）和 10（最大）之间的数字（满意度为整数）
• 具体操作如下图1-1所示：

  

  图1-1

• 在该单元格先输入3，发现没有显示报错，再输入93，则会显示下图1-2的错误信息

  

  图1-2

2. 添加输入信息以及出错警告

        （1）输入信息即点击单元格时提示的信息

• 数据验证——>输入信息下的输入信息框中填写所需的信息，操作以结果分别如下图1-3、1-4所示：

图1-3

图1-4

 

        （2）出错警告即我们输入的信息不符合设定时提示的窗口，即图1-2所显示的错误信息即出错警告

• 数据验证——>出错警告——>错误信息框中输入所需提示的信息，操作及结果分别如下图1-5、1-6所示：

  

  图1-5

  

  图1-6

（3） 例子

• 身份证号码：身份证号码长度必须为18位，而excel的精度只有15位，所以先将单元格格式设置成文本，再限制其长度，具体操作如下图1-7、1-8所示：

  

  图1-7

  

  图1-8

•  Mos大赛参与者是否满足年龄要求——年龄限制23，也就是出生日期不早于2001年3月9日，具体操作和结果如下图1-9所示：

  

  图1-9

二、下拉列表

下拉列表——确保用户输入有效的数据 

• 对以下的数据，仅三个部门名称是有效选项

  

• 设置下拉列表：选中单元格范围——>“数据”选项卡——>数据验证——> 设置——>“允许”下选择序列——>“来源”输入所需要的数据，用英文状态下的逗号分隔——>确定
• 具体操作步骤及结果见下图2-1、2-2所示：

  

  图2-1

  

  图2-2

•  此外，在来源中除了手动输入外，还可以选中单元格进行内容的输入。假设我们所需要的数据在另外一个表格也可以的。具体操作见下图2-3、2-4所示，结果如图2-5所示：

  

  图2-3

  

  图2-4

图2-5

 

三、圈释无效数据 

• 从上图可以看到最高预算是6万，而下一年预算当中的销售部门和市场营销部门的预算是超出的，可以使用数据验证快速找到不符合要求的数据
• 选中单元格的范围——>数据验证——>设置——>“允许”中选择整数——>“数据”选择小于或等于——>“最大值”输入60000——>确定
• 具体操作如下图3-1所示：

  

  图3-1

   
• 点击确认后发现原数据没有变化，那么再点击“数据验证”下的“圈释无效数据”就可以看到不符合的数据，具体操作和结果分别如下图3-2、3-3所示：

  

  图3-2

  

  图3-3

   
• 注意：（1）若将没有设置数据验证的单元格复制到带有数据验证的单元格上，那么原有数据验证的单元格的数据验证会失效。

                  （2）若将设置有数据验证的单元格复制到没有数据验证的单元格时，没有数据验证的          单元格会带有数据验证的设置，但粘贴时需要注意的是选择“选择性粘贴”中的“验证即可”。

注意： 本文中的案例以及Excel的使用方法均来自哔哩哔哩中的珞珈AI办公up主！！！

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