如何写一份合格的SAP功能开发说明书--报表类

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导读

 

前几天，有朋友发私信咨询一般如何写功能开发说明书。这一篇，我们就简单聊聊一般情况下，如何写功能开发说明书。

 

功能开发说明书，是业务顾问和ABAP顾问在项目上进行有效沟通的基本工具之一。

 

作为业务顾问，写出一份逻辑清晰、表述合理的功能开发说明书，是必备的技能之一。

 

本篇，我们就简单聊聊SAP功能开发说明书一般该怎么写。

 

正文

 

简介

 

功能开发说明书，也称“功能说明书”，项目上也有称为“Function Specification”，实际项目中，多为简称“Function Spec”,也有直接简称为“FS”。

以上是一些对“功能开发说明书”较为通用的称呼。这里之所以提到对功能开发说明书的多种不同称呼，是为了接触实际项目不多的朋友，多了解一些项目中的常用称呼。

 

如果有项目组同事、项目经理，甚至用户提到一些简称，我们不理解，虽然没有太多影响，但是可能在一瞬间，会让他人觉得你项目经验有限，特别是当你的用户将“功能开发说明书”称为“FS”时，你作为顾问还不清楚用户说的是什么，这就会让你在用户心里的专业性产生一定影响。当然，还有很多项目有其他专门的说法，这就另当别论了。

 

 

 

对于功能开发说明书来说，不同的项目组一般都有自己定义好的FS基本格式，所以，在实际项目中，我们需要按照既定的格式去写。但不论格式有何种变化，基于功能开发说明书的功能，基本的要素是要完整的。

 

SAP中常见的二次开发工作，包括：报表、增强、接口、对话程序，表单打印等。

 

本篇，我们就以报表类的功能开发说明书为例，结合核心要素，来分析一下功能开发说明书中，要注意的问题。

 

思路分析

 

有过SAP中报表的使用经验，都应该清楚SAP表报的使用方法。比如，我们要通过一个报表查询某些数据，以下就是我们的操作顺序：

 

1. 首先，输入事务码（T-Code）进入该报表的功能界面。

 

这里，我们就要考虑，设计自己的报表时，第一个要考虑的就是定义：SAP系统事务码（T-Code）。当然，不同项目中，都有事务码设计的基本准则，我们需要按照项目上的规则，去定义设计自己的T-Code。

 

1. 在我们进入报表界面后，先看到的是筛选界面（selection screen），如下图所示，举例图片为MB51报表。

那么，接下来，我们就要考虑，我们自己报表的筛选界面改如何设计了。

 

1. 当我们在输入一些筛选条件后，执行数据查询时，系统会提示我们类似：因缺失某些权限，无法查询数据。

 

这就是我们需要考虑的另一个重要元素：权限对象。

 

为了保证不同的用户只能查询和使用自己相应的数据，SAP系统中，会使用各种元素作为权限对象，比如，以组织架构作为权限对象，“公司代码、工厂、采购组织等”；再比如以单据类型作为权限对象，再比如某些其他字段，MRP组、物料组等等都有可能被作为权限对象，以保证对数据查询和使用的有效权限管理。

 

这里要注意的是：在报表设计时，某字段与权限相关，一般来说，此字段都会被设计在筛选界面上。比如，我只能查看A工厂的数据，那么筛选界面上一定有工厂作为筛选条件，我可以输入我自己的A工厂。

 

1. 如果我能根据我的筛选条件，成功执行报表，系统将给我展示所查询的数据信息。如下图所示。

 

         报表的数据信息，包含了各个不同的、需要输出的字段，报表展现界面的字段，以及每个字段的取值逻辑，都是我们作为业务顾问要考虑设计的。

 

1. 报表其他功能

 

如上图所示，报表可能需要被导出成Excel、PDF，需要排序汇总，打印等功能，这种类报表的系统功能，还包括，用户可能选中报表中的一些条目，点击按钮，自动批量创建一些单据等功能。这些都是我们要考虑的。

 

综上分析，设计一个报表，我们需要考虑的有：1. SAP事务码执行事务码；2.筛选界面的设计；3.权限对象的设计；4.报表输出字段及取数逻辑；5.其他功能；

其中，事务代码以及权限对象，我们按照项目组格式进行说明即可。

以下，我结合我曾在项目中的实际例子，做一下简单分析。

 

举例分析

 

以下举例，是根据我曾参与的项目实例，进行改变举例。

 

以下举例中的所有功能，均做过简化调整，显示数据等均为假设数据，不存在任何真实信息。

 

业务需求：机修部门的用户希望每月月初，自己筛选查询出自己所负责工厂下的所有功能位置，用户可以根据业务需要，选中某一个或者多个功能位置，点击创建按钮，生成相应的月度维修工单，维修工单的类型为PM01。

 

以上是大致的需求。

 

这里很明显，我们能大致分析出，工厂应该是权限对象，或者功能位置的计划员组（了解PM模块的朋友应该知道这个字段）等字段可能为权限对象，可以和用户沟通，在功能说明书中，按照格式说明即可。

 

接下来，根据这个需求，我们说说筛选界面和报表输出展示。

 

1.筛选界面

报表的筛选界面，我们最好清晰地画出来，标注在功能开发说明书中，并注明好：参考字段、是否筛选必输，如何设定默认值等。

以下是我原功能说明书的截图：

 

界面样式：

 

筛选字段说明：

 

筛选界面，大致写到这个程度，ABAP顾问基本就能够清晰理解业务顾问的想法了。

我们设计筛选界面时，并要注明每个字段对应的透明表字段，以及是否必输、是否可编辑，是否有默认值及默认值的具体规则。

有的报表，还有一些勾选条件、单选选项等，都可以画上，但要也要注明字段，以及处理逻辑等。

当然，如果还有其他逻辑，可以进行进一步的说明。

 

3.报表展现界面，及取数逻辑

 

报表展现样式，如下：

 

字段取数逻辑说明，如下：

 

关于报表输出字段的说明：

必须清楚说明，每个字段的具体表字段；

必须清楚说明，每个字段的取值逻辑，可以结合语言描述和类SQL语句的方式。清楚地表达，字段的值到底是如何取到的。这里除了取值逻辑，也可能计算逻辑，比如A字段+B字段，计算得出C字段的值，等等。

必须清楚说明，每个字段的其他要求，比如是否可编辑，比如报表内容是否可选等；

 

4.其他功能说明

 

关于其他功能的部分，我们这里比较特殊的就是创建维修工单的功能了。

如上图报表样式中所示，用户可以选中具体条目，点击创建按钮，系统将自动创建维修工单。

参考创建BAPI：BAPI_ALM_ORDER_MAINTAIN。

这里要注意，如果我们知道有BAPI，以及BAPI的调用参数，我们可以在功能说明书中，写清楚具体的BAPI，以及参数的具体赋值；

如果，我们不清楚，可以和ABAP顾问进行讨论，一起找找BAPI，一般ABAP顾问会有能力找到相应BAPI，并进行测试使用等。

如果，我们所要执行的操作比较繁琐、少见，或者是对自开发功能的操作，SAP并没有提供任何可用的BAPI，这时，我们可以通过截图说明的方式，告诉ABAP顾问，该功能是如何在SAP前台进行操作的，一般这种情况，ABAP顾问会通过录制BDC等方式进行操作的。

甚至一些完全更新自开发表的功能，有时可能会直接写表，但这种做法一般不建议。

 

总的来说，写功能开发说明书，就一句话：我们要从用户的使用角度出发，结合各种可能的业务情况，设计系统功能，并通过清晰的程序逻辑表达方式，将这些信息充分地传递给ABAP顾问。

 

 

好了，本篇就先写到这里吧，后面有机会给大家分享，接口相关的功能开发说明书在编写时，要注意哪些核心问题。