《信息系统项目管理师总结》第七章项目沟通管理

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已于 2022-04-25 20:45:33 修改

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于 2022-04-22 21:07:16 首次发布

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《信息系统项目管理师总结》第七章项目沟通管理

一、规划沟通管理

规划沟通管理是根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制订合适的项目沟通方式和计划的过程。本过程的主要作用是，识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。

>>> 输入：

1、项目管理计划

2、干系人登记册

3、事业环境因素

4、组织过程资产

>>> 工具和技术：

1、沟通需求分析

通过沟通需求分析，确定项目干系人的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对干系人的价值。项目经理还应该使用潜在沟通渠道或路径的数量，来反映项目沟通的复杂程度。潜在沟通渠道的总量为n*(n-1)/2,其中，n代表干系人的数量。

2、沟通技术

沟通技木：可以采用各种技术在项目干系人之间传递信息。可能影响沟通技术选择的因素包括：
（1）信息需求的紧迫性。需要考虑信息传递的紧迫性、频率和形式，它们可能因项目而异，也可能因项目阶段而异。
（2）技术的可用性。需要确保沟通技术在整个项目生命周期中，对所有干系人，都具有兼容性、有效性和开放性。
（3）易用性。需要确保沟通技术适合项目参与者，并制订合理的培训计划（如果必要）。
（4）项目环境。需要确认团队将面对面工作或在虚拟环境下工作，成员将处于一个或多个时区，他们是否使用多种语言，以及是否存在影响沟通的其他环境因素。
（5）信息的敏感性和保密性。需要确定相关信息是否属于敏感或机密信息，是否需要釆取特别的安全措施，并在此基础上选择最合适的沟通技术。

3、沟通模型

4、沟通方法

可以使用多种沟通方法在项目干系人之间共享信息。这些方法可以大致分为：
（1）交互式沟通。在两方或多方之间进行多向信息交换。这是确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效的方法，包括会议、电话、即时通信、视频会议等。
（2）推式沟通。把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息送达受众或被目标受众理解。推式沟通包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、日志、新闻稿等。
（3）拉式沟通。用于信息量很大或受众很多的情况。要求接收者自主自行地访问信息内容。这种方法包括企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库等。

5、会议

>>> 输出：

1、沟通管理计划

是项目管理计划的组成部分，描述将如何对项目沟通进行规划，结构化和监控。该计划包括如下信息。
（1）通用术语表
（2）干系人的沟通需求
（3）需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度
（4）发布信息的原因
（5）发布信息及告知收悉或做出回应（如适用）的时限和频率
（6）负责沟通相关信息的人员
（7）负责授权保密信息发布的人员
（8）将要接收信息的个人或小组。
（9）传递信息的技术或方法。
（10）为沟通活动分配的资源，包括时间和预算。
（11）问题升级程序，用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径。
（12）随项目进展，对沟通管理计划进行更新与优化的方法
（13）项目信息流向图、工作流程（兼有授权顺序)、报告清单、会议计划等
（14）沟通制约因素，通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等。
沟通管理计划中还可包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件信息等的指南和模板。沟通管理计划中也应包含对项目所用网站和项目管理软件的使用说明。

2、项目文件更新

二、管理沟通

管理沟通是根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。本过程的主要作用是，促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通。

>>> 输入：

1、沟通管理计划

2、工作绩效报告

3、事业环境因素

4、组织过程资产

>>> 工具和技术：

1、沟通技术

2、沟通模型

3、沟通方法

4、报告绩效

报告绩效是指收集和发布绩效信息，包括状况报告、进展测量结果及预测结果。应该定期收集基准数据与实际数据，进行对比分析，以便了解和沟通项目进展与绩效，并对项目结果做出预测。较为详尽的报告可能包括：
（1）对过去绩效的分析。
（2）项目预测分析，包括时间与成本。
（3）风险和问题的当前状态。
（4）本报告期完成的工作。
（5）下个报告期需要完成的工作。
（6）本报告期被批准的变更的汇总。
（7）需要审查和讨论的其他相关信息。