前言:
本文主要是记录24年9月份支持财务月结过程中,用户提出的一个问题:“为什么KE30有部分物料9月份的销售数量少于FAGLL03H的销售数量??”,主要包括以下两个内容;
1、问题发生的场景复现;
2、折扣金额如何分摊到订单行项目上;
3、折扣后,行项目金额为0时的处理方案;
PS:本文记录的方案个人感觉不是标准方案,但是这边公司的财务觉得该方案没问题,而且以前就是一直这样操作过来的,那我也就先不折腾了,后续有时间再去研究下是否有标准的解决方案;
一、业务背景
1、业务说明;
我们公司有电商的业务,在淘宝/天猫/京东等平台销售产品时,有可能会有优惠券抵消的情况,这个时候,优惠券的折扣金额会带到订单行项目上。
当折扣金额等于订单行项目金额时,该行项目就相当于是免费订单了;目前我们公司的操作方式,是通过在订单抬头添加折扣的条件类型,然后再把抬头的折扣金额,按比例分摊到不同行项目上;
如果行项目打完折后,净值为0,那么就手工添加一个含税单价的条件类型(ZC01),金额为0.01元,使得净值不为0;后续开票的时候也是按这个金额来开票,这样发票金额会多出来1分钱,后续财务会通过手工凭证调整该差异;
注意,下面截图的这种添加1分钱的操作方式,就是最终导致抬头折扣金额,分摊到不同行项目时出错,从而导致部分行项目净值为负数,然后导致销售开票过帐失败,进而导致KE30的销售数量与FAGLL03H销售数量对不上!!!
2、销售订单创建方式:
我们公司在SAP系统创建销售订单,有三 种方式;
(1)第三方平台下单,通过接口函数,把数据推送给SAP,实时调用函数创建销售订单并返回结果;
(2)第三方平台下单,然后通过接口函数,把业务数据推送到SAP两个底表把数据存起来,分别是订单抬头底表ZZT_ORDER_HEAD和行项目底表ZZT_ORDER_DETAIL(这两个表包含创建一个销售订单应有的数据),再通过后台作业定时调用一个自开发的程序来创建销售订单;
(3)用户手工在SAP创建销售订单;
本文主要讲解的是第二种方式;
3、发现问题:
该问题是基于国庆期间,财务月结时提出,KE30的财务报表与FAGLL03H报表有部分物料的销售数量对不上,KE30的数据少了;
4、分析问题:
分析后发现,是因为有部分销售发票过帐失败导致的,发票没过帐成功,导致KE30没有产生对应的收入,报表对应的数量就少了;但是因为销售订单有发货过帐,所以FAGLL03H有对应的发货数量;
5、进一步分析
进一步分析,为什么销售发票会过帐失败呢??发现原来是销售订单有部分行项目数据的净价值为负数,导致开票失败;
再进一步分析,为什么订单行项目的净价值会有负数?原来是订单抬头的折扣金额,分摊到订单行项目时有问题;因为折扣是负数,当折扣金额大于订单的销售金额时,净价值就变成负数;
6、初步结论:
也就是说,由于订单抬头的折扣金额,分摊到不同行项目时出错,导致部分行项目的净值变成负数,从而导致销售开票过帐时报错,进而导致KE30报表没有产生对应的收入凭证,然后对应的销售数量数据就和FAGLL03H发货过帐的数据对应不上了。
二、模拟错误单据的操作,复原问题
1、接收创建销售订单业务数据;
通过SE37手动调用接口,模拟第三方平台推送数据到SAP,把数据存储到SAP自定义的后台表中(这两步不是重点,用VA01创建销售订单测试也可以)
2、创建销售订单;
通过后台作业,定时运行自开发的程序,从ZZT_ORDER_HEAD和ZZT_ORDER_DETAIL表中获取数据后创建销售订单
订单数据如下:
A、订单有两个行项目,数量分别为1
B、抬头折扣金额为700
C、订单行项目的金额
10行项目;金额300;20行项目,金额为400,订单总金额为700;抬头的折扣金额为700;
那么10行项目分配的折扣金额为:700 * (300 / 700)= 300;
同理,20行项目的折扣金额为 :700 * (400 / 700)= 400;
3、查看订单不完整日志
查看不完整日志可以发现,订单净值不能为0(正常净值为0的订单,应该是要配置成免费订单)
4、用户手工修改价格数据(注意,这一步就是问题产生的关键!!)
为了让订单净值不为0,财务用户手工添加了同一个含税价格的条件类型ZC01,单价为0.01;
注意:此时订单还没保存,可以看到,10行项目和20行项目的订单净值分别为0.01,此时,分摊的折扣金额仍然还是300和400,看起来还是很合理的,也是因为这样,财务同事操作的时候就没有认真注意保存后的结果!!!
5、销售订单修改后保存;
保存后,可以看到,10行项目的折扣金额,由原来的300变成了350;20行项目的折扣金额,由原来的400变成了350~~
此时,我们也可以看到,10行项目的净值,变成了-49.99了~~
6、VL01N/VL10A创建交货单
7、VL02N/VL06G交货单过帐
8、VLPOD发货确认
做完以上三步正常操作后,订单凭证流如下图所示;
9、VF01/VF04 销售开票(这步是重点)
我们公司配置的是两步开票法;VF01创建发票,VF02发票过帐,这个比较简单,就不截图演示了,下面截图讲解一下VF04;
VF04:可以批量开具销售发票;
选中对应的行项目进行开票;
单个开票:每个交货单单独开票,点击后,每一行数据都需要手动保存~~如果有10行数据,那么可能就需要点击10次保存,比较麻烦;但是每个交货单单独开票,后期出问题的话就针对性处理该交货项目,我个人感觉是比较方便的;
集中开票:根据后台配置设定好的规则进行合并;这个功能细讲的话也能写一篇文章了,这里不深入,有兴趣的小伙伴网上搜索相关资料自己看一下~~
点击集中开票后,看到最后面绿色统计,证明开票成功
其实从这里我们可以看到,开出来的发票是有错误的;但是财务同事一般在前一个页面,执行后看到绿色的按钮,就以为都成功了~~
我们也可以在前台查看,事务码:VF02
可以看到发票过帐状态是有错误的;
点击发布到会计核算,可以看到对应的错误提示
PS:A、交货单只要发货过帐,启用了POD功能的订单,即使没有完成VLPOD的交货确认,VF04也能看得到数据,但是开票时会报错;
B、不管系统配置的是一步开票法还是两步开票法,VF04执行后,都会生成发票号并且发票过帐(正常两步法的话,需要用VF01生成发票号,再用VF02进行发票过帐产生凭证)
10、VFX3:批量批准发票凭证到会计(也就是销售发票过帐)
针对VF04开票过帐失败的数据,可以用VFX3批量查看,并在处理错误原因后,进行过帐
11、问题分析;
查看后台配置中的定价过程,可以看到ZC03是要含税价扣除折扣和运费,以及销项税后的不含税金额,是要进入到ERL收入科目的;从销售订单可以看到,目前的金额为负数-44.24,系统不支持,从而导致开票失败(具体为什么不支持负数,是否可以通过配置修改成支持,目前没有进一步研究,有兴趣的小伙伴可以研究下)
三、问题处理
通过以上问题复原,其实我们也可以知道,就是因为用户手工多添加了一个1分期的ZC01条件类型导致的;经过测试发现,处理方法目前有两个;
前提:先用VF11取消发票,否则无法更新
取消后,查看订单凭证流;
1、使用行项目的折扣条件类型
销售订单抬头删除订单折扣金额,转为在行项目中添加折扣
保存后,即可正常开票;
2、合并ZC01条件类型
保留抬头的折扣金额,行项目删除多余的ZC01条件类型,把需要多添加的1分钱合并到原来的ZC01中
保存后,原本错误的折扣金额才会更新成正确的,此时可正常开票;
四、折扣金额分摊到行项目的业务记录
1、条件类型配置
2、演示不勾选组条件
前面的例子已经演示过,ZM04条件类型放到销售订单抬头时,会按照行项目的金额来分摊;(勾选了组条件),此处演示不勾选组条件时
也就是说,抬头的条件,如果要按比例分摊到行项目中去,切记要勾选“组条件”,另外,分摊的逻辑,可以根据“计算类型”的选项来决定,譬如可以根据金额、数量、毛重、净重等等条件来分摊,网上也有很多例子,感兴趣的可以自行搜索了解下;
五、总结
1、问题点:
为什么KE30有部分物料9月份的销售数量少于FAGLL03H的销售数量??
2、原因分析:
折扣金额分摊后等于订单金额,导致净价值为0—>销售订单行项目新增加了一个价值为0.01的ZC01,系统同时存在两个ZC01—>导致系统在按金额比例分摊抬头折扣金额时出错(具体为什么会出错没有深究,估计得看源代码才行)—>导致订单行项目的净价值为负数—>导致销售开票过帐失败—>导致KE30没有对应的收入数据
3、解决方法:
方法(1)把抬头的折扣金额删掉,转而在行项目中添加折扣金额,人为分配这部分折扣金额;
方法(2)抬头折扣金额保留,行项目把需要增加的0.01合并到原来的ZC01条件类型中,不能新增相同的条件类型ZC01;
以上,记录完成,有更好方案的小伙伴可以联系沟通下,一起学习成长,不甚感激~~