PMP工具与技术篇--3.1.1.1 引导式研讨会（人际关系与团队技能）

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在上一节中我们讲述了头脑风暴，实施头脑风暴的过程中，我们需要在相应的会议中用到引导技能，尤其是研讨会。

头脑风暴在范围\需求、质量、风险、相关方四个领域应用，相应的引导也会在这四个领域应用。

这一节我们来讲解引导式研讨会相关的内容。

在本节中我们还涉及到【冲突管理】、《需求文件》、《风险来源清单》等内容，之后再下方更新链接。

引导需要不同领域知识、对应研讨会的主题知识以及以前项目信息的支持。

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一、工具背景

引导是一个人的能力，也是项目经理该具备的软技能。

​在熟知相关领域后，通过引导的方式可以让项目团队成员更好的了解相关方的需求(质量要求、风险、相关方情况)，让相关方更好的了解项目的风险。

1. 定义

​​引导与 主题研讨会 结合使用，把主要相关方召集在一起定义产品需求/风险。

(1)引导

引导是指有效引导团队活动成功以达成决定、解决方案或结论的能力。

(2)研讨会

研讨会是集合各个相关方统一召开的会议，使得不同部门、不同领域的人达成共识。

2. 不同过程作用

(1)引导

引导者确保参与者有效参与，互相理解，考虑所有意见，按既定决策流程全力支持得到的结论或结果，以及所达成的行动计划和协议在之后得到合理执行。​

引导是基础技术，贯穿各个领域，是一个软技能。

(2)研讨会

<1> 收集需求过程

[1] 研讨会可用于快速定义跨职能需求并协调相关方的需求差异。

[2] 因为具有群体互动的特点，有效引导的研讨会有助于参与者之间建立信任、改进关系、改善沟通，从而有利于相关方达成一致意见。

[3] 与分别召开会议相比，研讨会能够更早发现并解决问题。

<2> 定义范围

[1] 在研讨会和座谈会中使用引导技能来协调具有不同期望或不同专业知识的关键相关方，使他们就项目可交付成果以及项目和产品边界达成跨职能的共识。

<3> 风险领域

[1] 识别风险过程

1)引导能提高用于识别单个项目风险和整体项目风险来源的许多技术的有效性。

2)熟练的引导者可以帮助参会者专注于风险识别任务、准确遵循与技术相关的方法，有助于确保风险描述清晰、找到并克服偏见，以及解决任何可能出现的分歧。

[2] 实施定性风险分析

​开展引导，能够提高对单个项目风险的定性分析的有效性。​ ​熟练的引导者可以帮助参会者​

1)​专注于风险分析任务

2)​准确遵循与技术相关的方法

3)​就概率和影响评估达成共识

4)​找到并克服偏见

5)​及解决任何可能出现的分歧

[3] 实施定量风险分析

​在由项目团队成员和其他相关方参加的专门风险研讨会中，配备一名熟练的引导者，有助于更好地收集输入数据。

3. 引导式研讨会适用场景

(1)联合应用设计或开发 (JAD)

<1> 适用情况

JAD 会议适用于软件开发行业。

<2> ​作用

这种研讨会注重把业务主题专家和开发团队集中在一起，以

[1] ​收集需求

[2] ​改进软件开发过程

(2)质量功能展开 (QFD)

<1> 适用情况

制造行业

<2> ​作用

引导技能来帮助确定新产品的关键特征。

<3> 步骤

[1] ​QFD 从收集客户需求(又称“客户声音”)开始

[2] ​然后客观地对需求进行分类和排序

[3] 并为实现需求而设定目标

(3)用户故事

<1> 适用情况

​用户故事是对所需功能的简短文字描述，经常产生于需求研讨会。

<2> 内容

​用户故事描述

[1] 哪个相关方将从功能中受益(角色)

[2] ​他需要实现什么(目标)

[3] 他期望获得什么利益(动机)

4. 主要应用领域：范围管理、风险管理

5. 主要工作过程：收集需求、识别风险

6. 引导关联(作用)工具/文件

引导是基础技术，可以作为软技能应用到其他技术中，对于引导而言，要首先具备相关知识领域的知识，然后通过引导流程实现目标(达成共识)。

　工具与技术：

会议：

　　引导式研讨会

　　​指导式小组讨论会

冲突管理(见【冲突管理篇】)

(冲突管理讲解链接：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12531371.html)

相关方分析(见PMP工具与技术篇--3.2.1 相关方分析)

(相关方分析讲解链接：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12521189.html)

相关方映射分析/表现(见PMP工具与技术篇--3.2.2 相关方映射分析/表现)

(相关方映射分析/表现讲解链接：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12522561.html)

　　　文件

风险来源清单

需求文件

7. 所属技术类型：人际关系与团队技能

二、工具使用步骤(引导结构、既定决策流程)

1. 会议前准备：

(1)收集过往数据会议，可以与相关专家请教(或向有经验者请教)这个行业的需求/风险重点。

  列出需求提纲与已知风险来源清单，要求描述清晰，并说明概率和影响。

(见【风险来源清单】)

(2)在会议中，有不同专业知识的相关方，项目经理作为引导者需要根据不同专业知识角度列出：

　　  不同的相关方有什么目标和动机

　　  不同相关方对于本次会议商讨的内容有什么收益和影响

[1] 哪个相关方将从功能中受益(角色)

[2] ​他需要实现什么(目标)

[3] 他期望获得什么利益(动机)

(如：给医疗行业推广数据安全产品：

   有数据库角度(DBA的目标是什么？会有什么作用/收获？会有什么影响？)

    业务角度(业务人员的目标是什么？会有什么作用/收获，会有什么影响？)

    运维角度(运维人员的目标是什么？会有什么作用/收获，会有什么影响？)

   高层管理角度(高层管理人员的目标是什么？会有什么作用/收获，会有什么影响？)

    注意：前提是相关方已确定，未确定需要先确定相关方​(见【相关方分析】【相关方映射分析/表现】)​​

2. 开始会议

(1)首先阐明研讨会的目的

(2)收集需求/风险数据

[1] ​从收集客户需求(又称“客户声音”)开始

跨职能/领域需求

[2] ​协调不同职能不同部门的相关方需求差异(或偏见)

[3] 然后客观地对需求进行分类和排序

[4] 并为实现需求而设定目标

(3)通过项目经理的参与和协调，在参会者之间建立共识，确保持续关注任务

(4)如果碰到冲突，为了改善引导式研讨会的有效性

(见【冲突管理篇】--下方已更新)

[1] 引导者作为润滑剂，需要参与者之间建立信任、改进关系、改善沟通。

如果冲突严重，可以单独找到相关方，单独了解各自需求/问题。

[2] 再找到相关专家或项目成员

1)首先识别人际冲突或偏见来源

2)判断权衡，得到结论和理由，并且从中协调

[3] 处理方式见【冲突管理篇】

3. 最终目标

(1)共识

(2)结论

(3)决定

(4)解决方案

三、应用领域/过程

引导&&研讨会​(​4.1、4.2、4.4、5.2.2、11.2.2.4 、11.3.2.4、11.4.2.3、11.5.2.3 )

• 项目整合管理

  • 制定项目管理计划

  • 管理项目知识

• 范围/需求管理

  • 收集需求

  • 定义范围

• 风险管理

  • 识别风险

  • 实施定性风险分析

  • 实施定量风险分析

四、产出文档/数据

1. 需求文件(需求达成共识)

(1)项目需求

(2)产品需求

2. 风险来源清单

(风险达成共识，项目成员可以执行，相关方可以接受)

(1)单个项目风险来源

(2)整体项目风险来源

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本节的重点在于：不同领域引导的重点以及工具使用步骤，两部分。

经过【头脑风暴】、【引导式研讨会】，我们可以得到初步的《需求文件》和《风险来源清单》。

在接下来的章节中我们介绍《需求文件》和《风险来源清单》的主要内容，以及引导和会议过程中使用的冲突管理方法。

更新后会将链接粘贴到下方。

愿各位在每天的进步中心安。

2020-3-20 禾木

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内容更新：

冲突管理链接

https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12531371.html

制定项目章程工具与技术总结链接：

https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12548155.html

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