DOCUWARE ECM 解决方案降低 IT 复杂性

DOCUWARE ECM 解决方案降低 IT 复杂性

作者：分析师伊芙琳·麦克马伦

中小型组织通常缺乏规划和扩展技术部署所需的 IT 资源。内容管理部署尤其困难，因为大量数据必须转移到新系统上，并且需要大量的时间投入。如果外包，可能会给员工带来负担，并导致巨大的第三方成本。DocuWare 及其合作伙伴为客户提供 IT 专业知识，并通过部署提供支持，从而缩短价值实现时间并消除企业级功能的障碍。Nucleus发现，组织通过DocuWare平台电子表格功能，每年节省了20，000美元的纸张成本。

概述

在回顾过去的ROI案例研究后，Nucleus发现，从技术部署中吸取的最大的一个教训是正确规划和分阶段实施的重要性。这在内容服务和协作（CSC）项目中尤其重要，这些项目通常包括要转移到新系统上的大量数据。在实施内容服务和协作（CSC）解决方案时，IT领导者需要他们所选的供应商提供高水平的支持，以成功转移运营，同时避免额外的招聘成本。中小型企业（SMB）尤其要警惕与部署相关的额外成本，因为它们会给现有资源带来压力。Nucleus 采访了DocuWare （一家在中小型企业领域拥有专业知识的 CSC 提供商）的客户，发现该供应商在支持方面的持续投资是决定实施该解决方案的一个重要因素。该平台为中小企业客户提供一站式解决方案，为他们提供企业解决方案的功能，而无需额外的IT成本。

其中一个组织使用 DocuWare 来管理 5，000 多家合作伙伴供应商的数据。

DOCUWARE 的价值

DocuWare 平台的最大驱动因素是 DocuWare 专家团队与客户内部 IT 资源合作，将客户的IT 资源压力降至最低。这不仅使中小型企业能够充分利用通常由于成本限制和对IT员工的要求而遥不可及的企业级功能，而且还可以使IT人员从技术支持工作中解放出来，使他们能够专注于对业务具有高价值的任务和项目。DocuWare 的所有产品/服务都可以部署在本地、云中或混合环境中。DocuWare 还为特定用例（如发票处理、员工管理、智能文档控制和电子签名）提供预配置解决方案，这些部署非常简单，只需最少的规划和 IT 领导者的介入。在一个部门中建立的工作流程可以适用于其他部门，DocuWare 的拖放界面使缺乏技术的用户更容易采用，从而加快价值实现的时间。

客户体验

Nucleus采访了三位客户，突出了 DocuWare 平台在多个行业的适应性。

1、分销

这家大型食品和饮料分销商在美国的 10 个部门拥有约 2，000 名员工。该公司以前使用 SearchExpress 来满足其内容管理需要，但由于系统无法链接到其 Oracle 基础架构，因此许多流程效率低下。业务领导者决定寻找新的解决方案，并最终将决策范围缩小到三个 ECM 解决方案，包括 DocuWare 平台。该组织之所以选择 DocuWare，是因为它总体上对缺乏技术的用户来说简单易用和具有光学字符识别 （OCR） 功能。在做出决定之前，DocuWare 代表设置一个测试数据库，展示解决方案针对组织特定用例的功能。这项额外的努力给企业领导者提供了DocuWare支持方面的额外安全感。Nucleus发现，自部署以来，组织可以在不需雇用额外的IT人员的前提下管理大量食品和饮料供应商信息。DocuWare 系统处理 5，000 多家合作伙伴供应商的数据，按其功能进行组织。

2、制造行业

这家国际机械供应商拥有约40名员工，并于2019年部署了DocuWare。在实施之前，该组织使用的是一个传统的基本上充当电子文件柜的解决方案。在停止原来的解决方案后，业务领导者开始考虑全套的企业内容管理（ECM） 解决方案，并选择了 DocuWare，因为它具有快速的响应能力和清晰的价值展示。实际的实施过程概括为：DocuWare支持团队的一次访问，一周的时间来组织数据，大约一个月的时间完全采用。部署后，组织的应付账款和人力资源流程完全数字化，从而节省了大量时间。

3、教育行业

该学区已经使用 DocuWare 大约五年了，拥有超过10，000名学生。在部署 DocuWare 之前，该组织使用的是不符合存储要求的旧版本的 DocStar，因此需要新的解决方案。该组织最初选择 DocuWare 是因为它具有存储和安全存档功能，以及其合规的记录保存。实施工作主要是记录迁移问题，能够在三个月内跨两个部门完成。客户指出，DocuWare 支持响应非常迅速，可以帮助解决出现的任何问题。Nucleus 发现，在完成 DocuWare 部署后，该组织通过该平台利用数字电子表格功能，提高了响应率，而且每年节省了大约 20，000 美元的纸张成本。

展望未来

选择技术供应商不再仅仅受其产品功能的影响。客户开始期待合作伙伴关系，并重视供应商了解其独特需求所带来的安心。这对于希望从投资中获得最大收益而无需额外内部 IT 支持的中小型组织尤其重要。Nucleus 预计，在整个规划阶段及以后，随着组织对供应商要求更简单的部署和更高水平的支持，DocuWare 及其合作伙伴将能够很好地满足整个中小企业领域的这一需求。