如何选择合适的 ECM 供应商和系统

如何选择合适的 ECM 供应商和系统

企业内容管理 （ECM） 解决方案可帮助您的团队更有效地进行协作和沟通、更快地访问关键信息并减少工作流程中断。

在当今世界，数字文档管理是关键。但是，您怎么知道哪个供应商和系统适合您呢？

以下是确保您为组织选择正确的供应商和系统的三种实用方法。

寻找供应商

ECM解决方案已有大约30年的历史，最好寻找一个拥有大量安装基础的系统，因为这表明该系统已经在市场上证明了自己。这也意味着供应商已经有许多用例并收到了重要的反馈，这往往会带来更好的产品。同时，市场上也有一些基于过时架构的 ECM 系统，这也不好。您的 ECM 解决方案应至少使用 10 到 15 年，因此您需要确保系统是面向未来的。

最后，您需要平衡经验和尖端技术。如果您选择的新供应商只与几百个客户合作过，则该供应商可能还不了解该技术的全部广度以及 ECM 成功所需的条件。

提出正确的问题

当您选择供应商时，请了解他们经营年长，检查他们的客户历史记录，查看他们的财务报告是否可用。

供应商认证也是重要的指标。例如，ISO认证有助于确保商品和服务（包括ECM软件）的安全性，可靠性和质量。这些类型的认证可以让您了解供应商的内部流程，以便您了解他们的软件具有一定的质量。

尽力做到：

• 选择具有大量安装基础（软件）和面向未来体系结构的 ECM 系统。
• 根据公司稳定性、认证和其他资格评估供应商。
• 功能和用户数量的可扩展性。

寻找系统

选择系统的第一步是让您的 IT 部门进行调查，了解 ECM 软件构建所依赖的技术，确保它与您的 IT 基础架构兼容。

要选择“面向未来”的系统，确保体系结构本身使用广泛采用的 Internet 标准和当今的应用程序。为了集成您的业务应用程序，它们必须共享相互通信的组件。最现代、面向未来的架构支持这种级别的集成。

架构有很多维度，借鉴了各种不同的技术。您今天要寻找的技术类型包括使用HTML 5和面向服务的体系结构（SOA）的基于Web的应用程序。选择支持各种平台（如平板电脑和移动电话）的技术也很重要。

当然，技术是一个运动的目标，15年前面向未来的技术也不再是面向未来的了。这就是为什么选择一个不断适应运动目标的供应商很重要。当你看到供应商多年来的发展情况时，他们跟上技术的程度也是一个面向未来的很好的指标。

当您与不同的供应商探讨、评估数字文档管理系统时，请务必遵循这些最佳实践。

专注于可扩展性

正如您的系统架构应该能够面向未来一样，您的 ECM 解决方案也必须能够随着您的公司而发展 — 换句话说，ECM 解决方案应该能够在功能和用户数量方面进行扩展。做出决定时不要仅仅根据当前的需求，尝试设想您未来的需求，并选择一个支持未来需求的系统。

您可以从小规模开始，将 ECM 用于一个部门、几个工作流和几种文档类型，最终 ECM解决方案在整个组织中应用。当您将 ECM 部署到其他部门时，系统必须足够强大，能够应对所有其他用户，不会造成任何性能损失。

将 ECM 扩展到其他部门时，您可能会发现您需要某些您没有预料到的功能。如果您在扩展系统时耗尽了容量和功能，那么您很快就必须从头开始。这就是为什么为ECM制定一个全面的计划并设想您可能需要的用例、场景和功能非常重要的原因，确保您正在考虑的供应商有办法为您提供支持。

请不要：

• 仅根据您当前的需求选择平台 ——需要设想未来的需求；
• 选择本地安装如果您考虑在未来五年内迁移到云；
• 忽略总拥有成本（TCO）（包括初始购买、持续成本、培训、升级等）。

考虑云

最好询问供应商的产品/服务是否可作本地安装、基于云的应用程序或两者兼有。许多组织还没有准备好将所有文档管理迁移到云中，但他们对云作为未来平台感兴趣。如果您今天还没有准备好迁移到云，但希望在五年内迁移到云，那么您今天选择的解决方案需要支持这一点，并提供一种简单、直接的方式将内容迁移到云中。否则，尝试从本地 ECM 迁移到云通常成本非常高昂。

考虑总拥有成本（TCO）

一些组织在选择 ECM 系统时犯的另一个错误是，他们没有考虑到总拥有成本 （TCO）。初始购买只是系统成本的一部分 - 也可能有持续成本，例如更新、升级和培训。如果您不考虑TCO，那么两三年后可能会给您带来麻烦。

例如，某些更新或升级可能未包含在维护协议中，或者您可能每次系统更新时都必须重新编程自定义项。这些会引发令人头疼的问题和额外成本，从而增加总体拥有成本。为了避免这些意外，您必须提前提出问题，确保对TCO有一个全面的了解。

如果您采用战略方法来选择和实施 ECM（考虑可扩展性、托管选项和 TCO），则实施成功的可能性会增加，您从技术投资中获得更大的价值。