数字文档管理不能落后的 5 个原因

数字文档管理不能落后的 5 个原因

信息管理对于几乎每个行业的组织都至关重要。从财富 500 强企业到医疗机构，您处理文件的地点和方式都很重要。如果您坚持基于纸张的流程，那么您可能会落后于其他企业而且冒着很大的风险。

在许多组织中，数字创新遇到了阻力。改变习惯是困难的，改变一切事情似乎令人困惑、觉得不必要，而且资金优先级不对。难道不应该把所有的钱都花在更重要的地方吗？

最重要的是 —— 实施起来会不会很困难？

其实不然。从基于纸面的流程过渡到数字文档存储和管理解决方案（作为企业内容管理 （ECM） 的核心功能）比您想象的要简单得多，而且成本也低得多。事实上，如果你坚持反对流程转变，你就是在浪费你企业的资金。

以下是您不应该拒绝流程转变五个原因:

原因#1：您的客户将无法获得最好的服务
无论您在组织中的角色是什么，您的首要目标都应该是为您的顾客或客户提供最好的服务。这是让客户满意并让他们花更多钱的原因，也是最终让企业立于不败之地的原因。

在这个快节奏的现代世界中，企业数字化转型可以保证您的客户满意。客户需要电子发票、响应快速、服务便宜以及随时随地访问他们的记录。一旦您的组织过渡到数字化文档存储和管理，所有这些都可以提供给他们。

原因#2：您正冒着代价高昂的监管审计风险
向数字化的过渡不仅仅可以为客户提供快速的服务，还可以保护您的公司免受潜在灾难性事件的影响。敏感文件（如医疗信息）被误看严重违反了 HIPAA 合规性和其他监管实践，坚持基于纸张的流程会增加发生这种情况的可能性。

如果您的公司由监管机构随机审计，能够轻松访问所有记录将使该过程变得快速和轻松，您公司将很快恢复日常运营。

原因#3：您的员工在低效的文档管理上浪费时间和金钱
您是否知道您的员工手写纸质文档、归档，然后在再次需要时检索它们所花费的时间？这浪费了很多时间——你付钱给他们的时间。通过数字化，让他们日常工作更高效，您付给他们的薪资才更具成本效益。
当您的员工更高效时，您节省了资金，这些节省则通过更低的价格形式传递给您的客户。

原因#4：您将无法雇用最优秀的人才
无效地利用员工的时间不仅仅是浪费金钱。让员工盲目地提交文书的工作业不能吸引或留住您所在行业的顶尖人才。刚从大学毕业的新员工和那些在你的领域工作过的人都希望在精通技术、具有前瞻性思维和现代性的地方工作。

很大一部分劳动力习惯于在生活的各个方面使用技术。如果他们被迫在您的组织中使用过时的、低效的流程，他们就会跳槽到不会埋没他们才能的竞争对手那里。

理由#5：您将落后于不依赖纸质流程的竞争对手
如果你太过时了，你的员工不会是唯一离开去竞争对手公司的人。您的客户也会！无效的基于纸张的流程意味着服务速度变慢，客户账单成本更高。这些不利于您长期开展公司业务。

但这不一定发生在你身上。以东芝商业解决方案（Toshiba Business Solutions）最近的一个例子为例。他们实施了文档管理方案来管理销售订单（从发起到付款）。他们能够开发一个无缝的工作流程，不仅将现金流每月提高 400 万美元，每年节省 125 万美元，而且还简化了信息的管理和访问，同时支持开发实时业务指标。显然，像这样的节省和流程的简化帮助他们在竞争激烈的技术行业中保持领先地位。

如果像东芝商业解决方案这样的大公司可以无缝集成数字创新，您也可以。数字文档软件在各个级别的企业都易于使用，可以真正帮助您的组织与时俱进、保持竞争力和盈利能力。积极的投资回报率比您想象的要快得多（通常在短短 12 个月内），因此向数字化的转变将物有所值。