基于云的文档管理软件/文档管理系统（DMS）

基于云的文档管理软件

由于违反法规而导致的安全漏洞、数据丢失、版本管理等难题和诉讼已经变得非常普遍，以至于这一切都感觉像是“正常”的现象。使用文档管理系统，可以让您避免这些麻烦。安全标准的执行、信息的合规性和维护都在控制之中，只需最少的人为干预。

文档管理系统使组织能够将信息存储在受保护的数字文档池中，这消除了因依赖纸质文档而导致的文档丢失、查找文件花费大量时间和存储空间不足等问题。安全的数字存档意味着授权用户可以从任何地方、任何设备上组织、搜索和访问所有文档，还简化了法规遵从性并支持灾难恢复。

Mengali 会计事务所保护客户数据并改进审计流程

Mengali 会计事务所总部位于北加州，提供会计、财务、资金管理和税务服务方面的专业知识。该公司充当其客户的场外会计部门。

这家具有前瞻性思维的会计师事务所通过为客户提供对 DocuWare 的受控访问，将其对技术的使用提升到了一个新的水平。会计师事务所的客户和审计师在网络上登录 DocuWare，查看帐户信息、参与工作流程、上传文档。

审计现在是远程完成的，该公司只需为每个审计师设置一个安全登录名，允许对他们需要审查的文件进行只读访问。会计师事务所所有者兼负责人Renee Mengali 说“在审计方面，DocuWare 为我司节省了以前用于提取文档的数百小时，与审计相关的压力现在已经不在困扰我们了。”

防欺诈是每个客户的愿望清单

“我们的一位客户以前曾遇到过内部欺诈，他们的员工编辑PDF文档以获得更高的报销率。这种令人担忧的情况将文档安全性和原创性放在首位，并帮助我们向客户展示了将文档存储在 DocuWare 中所带来的优势和安全性，“Mengali 解释道。

该解决方案的工作流程功能使公司能够建立预先指定的内部控制系统，确保每个客户至少有三名不同的员工参与其中。其他安全功能，如预定义的员工可以访问哪些信息的限制、不可编辑的原始文档以及跟踪和记录每个文档访问权限的能力，使公司能够防止欺诈。

通过文档管理节省时间并降低风险

文档管理系统（DMS）安全存档功能清单

1. 通过个人用户名和密码系统对用户进行身份验证；
2. 启用以组、角色、个人和文档为中心的访问权限；
3. 通过HTTPS在基于Web的组件之间发送所有数据，并提供256位加密；
4. 防范网络钓鱼、加密病毒和恶意软件；
5. 主动数据中心中的所有数据；
6. 启用自动化工作流，强制实施保留策略；
7. 帮助您的组织满足特定的合规性标准（包括国家和行业特定的法规）；
8. 使用电子签名保持文档完整性；
9. 记录所有更改以创建完整的审核跟踪；
10. 管理文档的当前版本和过去版本；
11. 提供与其他企业系统（如 CRM 和 ERP）的安全集成。

如果您的团队正在远程工作、办公室办公或介于两者之间，文档管理系统正好可以帮助到您，因为您需要在正确的时间将文档安全、自动地发送给正确的员工。